Как провести сверку актов в агентстве без ошибок и споров

Акты сверки взаимных расчетов не относятся к обязательным документам, но на практике сильно упрощают работу агентства. Например, их можно использовать как доказательство при взыскании задолженности в суде. Разобрались для пользователей click.ru, зачем они нужны и как работают.

Что такое акт сверки и зачем он нужен

Акт сверки — двусторонний документ, который помогает контрагентам согласовать взаимные расчеты. В нем фиксируют, сколько денег было перечислено за определенный период, какие услуги оказаны и какие обязательства еще остаются. Вторая сторона проверяет данные и либо подтверждает их, либо вносит корректировки.

Акт сверки не относится к первичным документам вроде счетов-фактур или актов выполненных работ (УПД), у него нет обязательной формы (но большинство бухгалтерских программ имеют шаблоны таких актов). Тем не менее, он полезен как для бухгалтерии, так и для руководителя:

• можно увидеть, какие суммы оплачены, но еще не закрыты услугами, и корректно разделить дебиторскую и кредиторскую задолженность. Это позволяет убедиться, что обе стороны одинаково понимают расчеты;
• контролировать состояние расчетов на конкретную дату. Особенно, если с контрагентом заключено несколько договоров или сотрудничество длится долго. В акте видно, есть ли задолженности, просрочки или расхождения;
• использоваться как доказательство в суде. Подписанный обеими сторонами акт может в некоторых случаях подтверждает признание долга контрагентом, что может повлиять на срок исковой давности.

Акты сверки можно использовать в работе с любыми контрагентами: подрядчиками, сотрудниками на проектной основе и клиентами.

Когда проводить сверку

По требованиям Минфина (приказ № 34н) компании обязаны ежегодно проводить инвентаризацию расчетов перед составлением отчетности, и акт сверки здесь самый удобный инструмент.

В остальном периодичность стороны определяют сами. Сверку можно провести за конкретный период, по отдельному договору, поставке или даже конкретному товару. Чаще всего процедуру проводят:

• в конце отчетного периода;
• после завершения этапа работ;
• регулярно (например, раз в квартал), если операций много.

Регулярная сверка помогает быстрее находить ошибки и не накапливать расхождения к концу года.

Пошаговый порядок проведения сверки

Сверку может инициировать любая сторона — бухгалтерия или финансовый отдел со стороны поставщика или покупателя. Инициатор уведомляет контрагента и готовит акт в двух экземплярах по одному для каждой стороны, после чего направляет его на проверку и подпись. Один экземпляр регистрируют и хранят в учетных документах.

Если вторая сторона согласна с данными, она подписывает документ и возвращает один экземпляр. Если есть расхождения, проводится дополнительная проверка.

Процесс выглядит так:

1. Инициатор заполняет акт (полностью или только свою часть) и отправляет его контрагенту;
2. Контрагент проверяет данные и дополняет документ своей информацией на основе первичных документов;
3. Если обнаруживаются ошибки, сторона, допустившая их, корректирует учет;
4. Формируется обновленный акт сверки с исправленными данными;
5. Обе стороны подписывают итоговый документ. Для электронного подписания потребуется квалифицированная электронная подпись.

Документы для сверки

Перед составлением акта важно подготовиться: собрать и проверить все первичные документы, счета-фактуры и сопоставить данные бухгалтерского учета с данными контрагента. Это поможет избежать расхождений на этапе согласования.

На практике акт состоит из трех частей: вводной, табличной и заключительной. Составить его можно вручную или в бухгалтерской программе и системах ЭДО.

Разберем процесс подробнее.

Шаг 1. Заполнить шапку

В вводной части документа указывают:

• наименование — «Акт сверки взаимных расчетов»;
• порядковый номер и дату составления;
• период, за который проводится сверка;
• реквизиты обеих сторон (названия, ИНН, КПП, контактные данные);
• основание — например, договор (его номер и дата).

Пример вводной части

Шаг 2. Составить таблицу операций

Основная часть акта оформляется в виде таблицы. Обычно в ней указывают:

• даты операций;
• номера первичных документов;
• тип операции (поставка, оплата, возврат);
• суммы с выделением НДС;
• остаток задолженности после каждой операции.

Таблицу часто делят на две части: одну заполняет инициатор сверки, вторую — контрагент. Если уверены, что данные совпадают, можно заполнить обе стороны сразу. Операции вносят в хронологическом порядке на основе первичных документов: счетов-фактур, платежных поручений, банковских выписок. Поступления отражают по кредиту, выплаты — по дебету.

Важно указать сальдо на начало периода:

• дебетовое — сколько должен контрагент;
• кредитовое — сколько должен инициатор.

После внесения всех операций рассчитывают итоговое сальдо. Оно должно совпадать у обеих сторон:

• дебетовое — задолженность контрагента;
• кредитовое — задолженность инициатора.

Если суммы не сходятся, нужно найти причину — проверить операции и запросить недостающие документы.

Пример табличной части

Шаг 3. Подвести итоги и подписать акт

После таблицы фиксируют:

• итоговую сумму задолженности;
• валюту расчетов;
• при необходимости — сроки погашения.

Далее указывают ФИО и должности подписантов, ставят дату и подписи. Обычно акт подписывают руководитель и главный бухгалтер.

Заключительная часть

Шаблон акта сверки доступен по ссылке*.

Расхождения в актах: что делать

Иногда контрагент не соглашается с актом сверки, например из-за расхождений в суммах или первичных документах. В таком случае он может либо указать несоответствия прямо в таблице (обычно в своей части), либо оформить отдельный протокол разногласий.

Протокол разногласий, как и сам акт сверки, важно составить корректно. Особенно если документ может понадобиться в суде. В нем обязательно указывают:

• от кого исходит документ и кому он адресован (с реквизитами сторон);
• суть разногласий в свободной форме, текстом или в таблице;
• номер и дату акта сверки, к которому он относится.

При необходимости к протоколу прикладывают подтверждающие документы и пояснения. Контрагент также делает отметку о разногласиях в самом акте и возвращает оба документа отправителю.

После этого стороны должны разобраться в причинах расхождений и внести исправления. Часто проблема возникает из-за технических ошибок, например опечаток при ручном заполнении. Но бывают и более серьезные ситуации: одна сторона считает услуги неоказанными, а другая — выполненными.

В таких случаях начинается претензионная работа: направляется досудебная претензия с требованием, например, вернуть переплату или завершить работы. Если ответа нет, спор может перейти в судебное разбирательство.

Шаблон протокола доступен по ссылке*.

Типичные ошибки агентств при сверке

• Сверка на глаз. Иногда акт составляют только по данным из учетной системы, не сверяя их с первичными документами. В итоге в акт попадают неточные суммы или пропущенные операции.
• Неправильное отражение дебета и кредита. В результате стороны по-разному интерпретируют одно и то же сальдо.
• Игнорирование разногласий. Контрагент указывает несоответствия, но агентство не возвращается к ним или откладывает разбор. В итоге расхождения накапливаются.
• Отсутствие регулярной сверки. В результате ошибок становится слишком много и их сложнее разобрать.
• Несистемное хранение документов. Первичные документы теряются или хранятся в разных местах. При сверке приходится тратить время на их поиск или восстанавливать данные.
• Отсутствие фиксации договоров и периодов. В акте не указывают, по какому договору или за какой период проводится сверка. Это усложняет проверку и может вызвать споры.

*Обратите внимание! Все названия компаний, реквизиты, номера договоров и суммы в шаблонах документов (акт сверки и протокол разногласий, доступные по ссылкам, указанным в настоящей статье) являются вымышленными и приведены исключительно для демонстрации. Перед отправкой контрагенту обязательно замените эти данные на актуальные сведения из вашей учетной системы и первичных документов.