BPMN

BPMN (Business Process Model and Notation) — это международный стандарт для визуального моделирования бизнес-процессов. Он используется для отображения последовательности действий, принимаемых решений, взаимодействий между участниками процесса и различных событий, происходящих в рамках бизнес-операций.

Основная цель BPMN — создать универсальный графический язык, который будет понятен как сотрудникам без технического образования, так и разработчикам, архитекторам систем и аналитикам. Благодаря этому он становится мостом между бизнесом и IT, помогая обеим сторонам говорить на одном языке при разработке, описании и оптимизации процессов.

Разработка BPMN началась в начале 2000-х годов, а сейчас он активно применяется в компаниях по всему миру, особенно в сферах, где важна формализация и автоматизация рабочих процессов. Он поддерживается стандартом OMG (Object Management Group) и регулярно обновляется, чтобы учитывать современные реалии управления.

С помощью BPMN можно создать четкую, наглядную модель: кто что делает, в какой последовательности и при каких условиях. Это особенно важно при высокой конкуренции, когда оптимизация даже одного процесса может дать компании значительное преимущество.

Плюсы использования BPMN-схем

Основные элементы нотации BPMN

Практическое применение BPMN в компаниях

Ошибки при внедрении BPMN

Плюсы использования BPMN-схем

Визуальное представление процессов с помощью BPMN дает организациям ряд преимуществ.

1. Повышение прозрачности. Многие процессы в компаниях остаются в тени: их выполняют по привычке, без формализации. Это приводит к потере контроля, рискам ошибок и неэффективности. BPMN позволяет «вытащить» процессы наружу, показать, как все работает на самом деле. Схема становится визуальной картой действий: от первого шага до финального результата. Любой сотрудник может понять, что от него требуется, как его действия влияют на работу других и какие правила нужно соблюдать.

2. Упрощение коммуникаций. Когда у разных отделов разные взгляды на один и тот же процесс, возникают конфликты, недопонимания и задержки. BPMN помогает выработать единую точку зрения: вместо устных договоренностей и разрозненных таблиц появляется единая схема, понятная всем. Она становится инструментом обсуждения. На такой схеме удобно показывать, где есть проблемы, как изменить последовательность действий и что улучшить.

3. Сокращение времени и затрат. Чем проще и логичнее устроен процесс, тем быстрее он выполняется. BPMN помогает выявить избыточные шаги, ненужные согласования, дублирование задач. Все это можно убрать или сократить, тем самым экономя ресурсы компании. Кроме того, наличие схем позволяет быстрее адаптировать новых сотрудников: им не нужно неделями разбираться, кто за что отвечает и как поступать в нестандартной ситуации.

4. Основа для автоматизации. BPMN используется как стартовая точка для автоматизации процессов. Сначала создается понятная модель, затем она переносится в систему управления бизнес-процессами (BPMS). В результате рутинные действия выполняются автоматически, а сотрудники могут сосредоточиться на более важных задачах.

5. Повышение гибкости. Когда процесс описан с помощью BPMN, его легче изменить при необходимости. Например, при изменении законодательства, внутренних регламентов или структуры компании. Достаточно скорректировать схему, и все участники поймут, как теперь нужно действовать.

Основные элементы нотации BPMN

Нотация BPMN опирается на ряд графических символов, с помощью которых можно выразить любой бизнес-процесс. Несмотря на визуальную сложность, все схемы строятся на небольшом количестве базовых элементов.

1. События (Events). Обозначают, что инициирует, прерывает или завершает процесс. Они могут быть:

• стартовыми (начало процесса);
• промежуточными (например, ожидание ответа, задержка);
• финальными (завершение процесса).

События изображаются кружками.

2. Действия (Tasks). Это конкретные шаги, которые выполняются участниками процесса. Задачи могут быть ручными, автоматическими, пользовательскими и другими. Они обозначаются прямоугольниками с закругленными углами.

3. Развилки (Gateways). Используются для разделения или объединения потоков. Самый частый тип — условная развилка (например, «если документ одобрен — идем дальше, если нет — на доработку»). Изображаются в виде ромбов.

4. Потоки (Flows). Линии со стрелками, соединяющие события, действия и развилки, показывают порядок выполнения шагов. Есть разные виды потоков: последовательные, сообщения и ассоциации.

5. Участники (Pools, Lanes). Процессы могут выполняться разными ролями или подразделениями. Чтобы это отразить, используется разделение на пулы (организации, отделы) и дорожки (конкретные исполнители). Это позволяет видеть, кто за что отвечает на каждом этапе.

Сочетая эти элементы, можно создать схему любой сложности: от простого маршрута согласования заявки до многопоточного процесса взаимодействия между компаниями.

Пример простой BPMN-схемы

Практическое применение BPMN в компаниях

Рассмотрим, где и как именно BPMN используется в разных отраслях.

• Банковская сфера. Банки используют BPMN для описания процессов оформления кредитов, открытия счетов, проведения проверок. Это помогает улучшить обслуживание клиентов, сократить время обработки заявок и повысить контроль за соответствием внутренним регламентам.
• Ритейл и логистика. BPMN-схемы применяются для управления поставками, возвратами, взаимодействия с поставщиками. Например, можно описать, как обрабатывается возврат товара от клиента: от запроса до списания и возврата денег.
• Образование. В учебных заведениях BPMN помогает описывать процессы набора студентов, согласования программ, выдачи дипломов. Это повышает управляемость и прозрачность работы учебной части.
• Строительство и девелопмент. Здесь BPMN используется для описания согласований, этапов проектирования и строительных работ. Это особенно актуально при большом числе подрядчиков и контролирующих органов.
• IT и цифровые компании. BPMN помогает строить процессы поддержки пользователей, разработку и внедрение продуктов, работу с заявками и багами. Это позволяет упростить взаимодействие между техниками, бизнесом и клиентами.

Ошибки при внедрении BPMN

Несмотря на очевидную пользу, внедрение BPMN может не дать результатов при неправильном подходе. Отметим самые частые ошибки.

• Отсутствие бизнес-целей. Если компания не понимает, зачем ей BPMN, схемы теряют смысл. Перед стартом важно ответить на вопрос: зачем мы это делаем? Например, для оптимизации, автоматизации, обучения.
• Слишком сложные схемы. Моделируя процессы, легко увлечься деталями. В результате схема может стать перегруженной и непонятной. Лучше разделить процесс на несколько простых схем, чем пытаться уместить все в одну громоздкую конструкцию.
• Игнорирование сотрудников. Схема не будет работать, если она создана «в вакууме»: без участия тех, кто реально выполняет процесс. Нужно привлекать пользователей к обсуждению и адаптации схем.
• Отсутствие поддержки и развития. Создать схему — это только начало. Нужно ее поддерживать, актуализировать и использовать в работе.
• Неподходящие инструменты. Если выбранный софт неудобен или сложен в использовании, сотрудники не будут с ним работать. Важно подбирать инструмент под задачи и уровень подготовки команды.