Инвойс

Инвойс (от англ. invoice) — это документ, который используется в бизнесе для фиксации факта продажи товаров или оказания услуг. Его можно сравнить с привычным счетом на оплату, но с юридической точки зрения он шире, так как может одновременно служить и счетом, и подтверждением сделки.

Инвойс выставляет продавец (поставщик) покупателю (клиенту) с указанием:

• что именно он продает;
• в каком количестве;
• по какой цене;
• с каким сроком оплаты.

Для чего используют инвойсы

Виды инвойсов

Пример инвойса

Для чего используют инвойсы

В России инвойсы играют ключевую роль в процессе внешнеэкономической деятельности. Они необходимы как для таможенного, так и для валютного контроля при международной торговле и переводах.

1. Таможенный контроль. При ввозе или вывозе товаров через границу инвойс предъявляется таможенным органам. На его основе они:

• определяют стоимость товаров;
• рассчитывают пошлины и налоги;
• проверяют соблюдение правил декларирования.

Таким образом, этот документ служит основанием для корректной таможенной оценки и обеспечивает законность прохождения груза через границу.

2. Валютный контроль. Инвойсы также обязательны при проведении международных финансовых операций. Российские банки и контролирующие органы требуют их при:

• переводе средств в иностранной валюте;
• поступлении выручки от иностранных заказчиков;
• оформлении контрактов с зарубежными партнерами.

Документ подтверждает законность валютной операции, фиксирует ее основание и помогает обеспечить прозрачность расчетов.

Виды инвойсов

Инвойсы бывают двух видов.

1. Коммерческий. Это официальный документ, который продавец (компания или фрилансер) выставляет покупателю за оказанные услуги или проданные товары. Он подтверждает факт сделки и служит основой для оплаты, бухгалтерского учета, а в международной торговле — для прохождения таможни. Такие инвойсы используются при:

• экспорте или импорте товаров;
• оказании услуг иностранным заказчикам;
• работе напрямую с клиентом, минуя посредников.

Они содержат:

• номер и дату инвойса;
• данные продавца и покупателя;
• название и описание товаров или услуг;
• количество, цену, сумму;
• валюту;
• условия оплаты;
• подпись и реквизиты.

Коммерческий инвойс имеет официальный статус и может использоваться:

• для подтверждения дохода;
• при валютных операциях (в банк);
• для расчета налогов;
• в качестве доказательства при спорах.

2. Платформа-инвойс. Это предварительный инвойс, который продавец выставляет покупателю до заключения окончательного соглашения. Такой документ помогает зафиксировать основные параметры сделки и предоставить покупателю всю необходимую информацию для принятия решения. Данный тип инвойса используется в следующих ситуациях:

• когда условия сделки еще на стадии обсуждения;
• для предварительного ознакомления клиента с товаром или услугой;
• при частичной оплате или бесплатной отгрузке продукции;
• при отправке товара на экспертизу, аукцион, международную выставку и в других ситуациях, не предполагающих прямой коммерческой продажи.

Проформа-инвойс включает:

• наименование и описание товаров или услуг;
• количество и единицы измерения;
• предварительную цену;
• общую стоимость;
• возможные условия поставки и оплаты.

Проформа-инвойс не подтверждает факт оплаты или поставки, не является бухгалтерским документом и не может использоваться для расчетов с налоговой или банком как официальный коммерческий инвойс.

Пример инвойса

Рассмотрим пример классического коммерческого инвойса для оказания услуг фрилансером иностранному заказчику. 

Invoice

Invoice Number: INV-2025-034

Date of Issue: April 12, 2025

Due Date: April 19, 2025

Currency: USD

Seller (Service Provider)

Name: Ivan Petrov

Legal status: Individual Entrepreneur (IP)

INN: 1234567890

Address: Moscow, Russia

Email: ivan.petrov@email.com

Phone: +7 900 123 45 67

Bank Details:

• Bank: T-Bank
• SWIFT: TICSRUMMXXX
• IBAN: Not applicable
• Account No.: 40817810000000000001

Client (Buyer)

Company Name: GlobalTech Solutions Ltd.

Address: 42 Silicon Avenue, London, UK

Contact: john.smith@globaltech.co.uk

Description of Services