Таск-менеджер (англ. task manager) – это программа или приложение, предназначенное для управления задачами и организации рабочего времени. Данный инструмент помогает пользователям отслеживать обязанности, проекты и сроки.
Главные функции таск-менеджера включают:
- создание задач. Пользователи могут создавать задания, добавлять к ним детали и дедлайны, а также разбивать их на более мелкие шаги или подзадачи;
- назначение исполнителей. Задания можно назначать конкретным людям или группам;
- назначение приоритетов. Это позволяет выделить наиболее важные или срочные задачи, чтобы выполнить их в первую очередь;
- отслеживание сроков и получение уведомлений. Таск-менеджеры часто предлагают календари или напоминания, чтобы пользователи не пропустили дедлайны;
- отслеживание выполнения. Такие сервисы дают возможность отслеживать ход выполнения задач, чтобы быть в курсе текущего статуса;
- коллаборация. Таск-менеджеры позволяют командам сотрудничать, распределять задачи между собой, а также обмениваться комментариями и файлами;
- интеграция. Некоторые таск-менеджеры могут интегрироваться с другими инструментами, такими как электронная почта, календари, системы управления проектами и облачные хранилища данных, облегчая управление рабочими процессами.
Как использовать таск-менеджер в команде
Как выбрать таск-менеджер
Чтобы выбрать подходящий инструмент управления задачами, учитывайте следующие факторы:
- потребности. Определите цели использования таск-менеджера: индивидуальная или командная работа, количество пользователей, типы задач и проектов;
- функциональность. Убедитесь, что выбранный сервис предлагает все необходимые функции, такие как создание задач и подзадач, назначение приоритетов, установка сроков, напоминания, комментарии и вложения, а также возможности для интеграции с другими инструментами;
- интерфейс. Выберите таск-менеджер с понятным и удобным интерфейсом, который упростит процесс адаптации и повседневное использование;
- мобильные и веб-версии. Проверьте, доступен ли сервис на всех типах устройств;
- безопасность и конфиденциальность. Убедитесь, что провайдер таск-менеджера предлагает надежные меры безопасности для защиты данных;
- стоимость. Определите, сколько вы готовы потратить на данный инструмент и соответствует ли стоимость использования сервиса его возможностям;
- масштабируемость. Выберите таск-менеджер, который сможет адаптироваться к растущим потребностям команды;
- отзывы и рекомендации. Изучите отзывы пользователей и рейтинги, чтобы узнать о сильных и слабых сторонах каждого сервиса. Спросите коллег и знакомых, какие таск-менеджеры они используют и почему;
- наличие поддержки. Узнайте, есть ли в сервисе база знаний, FAQ или чат поддержки;
- наличие тестового периода. Убедитесь, что таск-менеджер предоставляет пробный бесплатный период, чтобы можно было протестировать инструмент перед внедрением.
Как использовать таск-менеджер в команде
Отметим ключевые шаги для использования таск-менеджера в командной работе.
- Выберите подходящий сервис. Для этого нужно оценить потребности команды, типы проектов, необходимые функции и бюджет, а также изучить и сравнить различные таск-менеджеры.
- Обучите членов команды. Убедитесь, что сотрудники знают, как пользоваться таск-менеджером.
- Настройте процессы управления задачами. Создайте структуру проектов и задач с помощью папок или досок, установите правила именования. Используйте категории и теги.
- Распределите задачи и роли. Назначьте задачи конкретным членам команды, установите сроки и приоритеты.
- Обеспечьте прозрачность и коммуникации. Используйте функции комментирования и обмена файлами, регулярно обновляйте статус задач.
- Проводите оптимизацию. Регулярно анализируйте, как команда использует таск-менеджер, и ищите способы улучшения процессов управления задачами.
- Интегрируйте таск-менеджер с другими инструментами. Например, с электронной почтой, календарями, системами документооборота. Это нужно для упрощения рабочих процессов и автоматизации рутинных задач.
Вопросы-ответы
Повышение продуктивности и экономия времени, улучшение командной работы и повышение вовлеченности сотрудников, грамотное планирование, снижение стресса.
Weeek, Todoist, Asana, Wrike, Kaiten, Yandex Tracker и другие.
Тайм-трекер сосредоточен на отслеживании процесса и анализе времени, затраченного на работу, в то время как таск-менеджер фокусируется на планировании, организации и отслеживании выполнения задач и проектов.
