Как создать презентацию, которая решает бизнес-задачи: подробный гайд

В бизнесе презентации— это не формальность, а важный навык для специалистов самых разных профилей. Только на hh.ru сегодня размещено 14 599 вакансий, где требуется умение работать с PowerPoint. Согласно исследованию сервиса, этот навык ждут не только от маркетологов — 7% вакансий, но и от консультантов, HR-менеджеров, закупщиков — по 5%, а также от бухгалтеров, юристов, работников медиа и банков — по 4%.

Однако востребованность этого навыка не означает, что его используют эффективно. На практике многие презентации не достигают целей. Без четкой структуры, понятного текста и продуманного дизайна пятьдесят шаблонных слайдов останутся просто фоном для выступления. Проблема обычно не в самой идее, а в том, как ее подают.

В этой статье рассказываем пользователям click.ru и другим читателям о том, как сделать презентацию, которая решает бизнес-задачи. Как определить цель, составить план, выбрать тезисы и оформление, а также какие инструменты в этом помогут — узнаете из нашего подробного гайда.

Целевая аудитория презентации: как и зачем изучать

Понимание аудитории — это не формальность, а необходимость, которая позволяет говорить о важном для слушателей на понятном им языке. Поэтому успешная презентация всегда нацелена на результат и создается с учетом интересов тех, кто будет ее смотреть. Содержание и структура напрямую зависят от задач, которые вы ставите, и от людей, которым адресуете сообщение.

• Начните с цели. Четко сформулируйте, какой результат должна принести ваша презентация. Это может быть утверждение бюджета, согласие на сделку или одобрение проекта. Цель определяет не только содержание, но и интонацию всего выступления.
• Изучите своих слушателей. Узнайте профессиональные роли и уровень знаний аудитории. Поймите, какие задачи и проблемы волнуют их больше всего. Это поможет выбрать правильные аргументы и расставить акценты.
• Адаптируйте контент. На основе полученных данных подготовьте содержание презентации. Например, для технических специалистов сделайте акцент на деталях и функциональности. Для руководителей покажите выгоды, сроки окупаемости и стратегические перспективы.

Разобравшись, зачем и для кого вы делаете презентацию, на следующих этапах вам будет проще подбирать точные слова для слайдов, убедительную тональность и подходящий визуальный стиль.

Структура презентации

Продуманная структура презентации задает логику подачи материала и показывает связь между отдельными идеями. Имея четкий план, можно выстроить последовательное повествование, где каждый блок плавно подводит к следующему. Далее разбираемся, как рассчитать оптимальное количество слайдов и грамотно распределить их по плану.

Как составить план презентации

План презентации — это логический маршрут, по которому вы ведете аудиторию от знакомства с проблемой к принятию вашего решения. Его стоит строить по принципу классической драматургии: введение, основная часть и заключение.

Введение — должно захватить внимание и обозначить рамки выступления. Начните с формулировки проблемы, которая знакома и важна для вашей аудитории. Покажите, почему эту проблему нужно решать именно сейчас (например, из-за изменений на рынке или новых возможностей). Завершите введение четким обозначением цели презентации: «Сегодня мы разберем, как можно сократить операционные расходы на 15% без потери качества».

Основная часть — строится вокруг доказательств вашей главной идеи. Сначала представьте анализ проблемы: покажите, что вы глубоко изучили вопрос. Затем последовательно изложите свое решение, подкрепляя каждый тезис доказательствами: данными исследований, примерами из практики, экспертными оценками. Особое внимание уделите выгодам — конкретным преимуществам, которые получит аудитория после реализации вашего предложения.

Заключение — это место для главного вывода и призыва к действию. Кратко резюмируйте основные аргументы, но не повторяйте их дословно. Четко сформулируйте, что должно произойти дальше: одобрение бюджета, подписание договора или тестирование решения. Завершите контактами для дальнейшего обсуждения.

Ниже общая схема, которую можно расширить, конкретизировать или разбить на отдельные элементы. Адаптируйте этот план под себя — оставляйте только те блоки, которые работают на вашу цель.

• Заглавный слайд — с формулировкой основной проблемы или темы.
• Содержание — с визуализацией структуры выступления.
• Проблема — с описанием боли целевой аудитории.
• Аналитика — с подтверждением актуальности проблемы.
• Существующие решения — с анализом конкурентов.
• Ваше предложение — с акцентом на преимущества.
• Доказательства эффективности — с кейсами и отзывами.
• Этапы реализации — с дорожной картой.
• Команда проекта — с экспертностью участников.
• Призыв к действию — с конкретными следующими шагами.

Так, следуя этому плану, первые слайды презентации могут выглядеть так:

Такой план помогает удерживать внимание аудитории и делает сложные идеи понятными.

Сколько слайдов должно быть в презентации

Универсального правила о количестве слайдов не существует. Специалисты предлагают разные подходы. Например, маркетолог и инвестор Кремниевой долины Гай Кавасаки разработал формулу 10/20/30:

• 10 слайдов — оптимальный объем для раскрытия главных тезисов;
• 20 минут — максимальное время выступления, которое удерживает внимание;
• 30 кегль — минимальный размер шрифта для удобного восприятия.

На практике строгие рамки работают не всегда. Эффективная презентация бизнес-проекта может содержать любое количество слайдов, главное — сохранять баланс между блоками, чтобы глубоко раскрыть тему и не перегрузить аудиторию.

В процентах это может выглядеть так:

• 10% — для формулировки ключевой выгоды (заглавный слайд, содержание и другая вводная информация);
• 10% — на обозначение проблемы и цели;
• 20% — на аналитику и доказательства;
• 30% — чтобы предложить решение и подсветить выгоды;
• 20% — на подтверждение компетенции, доказательства эффективности ваших решений и демонстрацию кейсов, отзывов и др.;
• 10% — на заключительные слайды и призыв к действию.

Для презентаций с большим количеством визуального контента можно сделать больше слайдов. Это актуально для:

• презентаций новых товаров с подробной визуализацией;
• портфолио дизайнеров или архитекторов;
• каталогов продукции с множеством изображений;
• демонстраций интерфейсов и функционала.

Важно! Какой бы объемной не была презентация, соблюдайте принцип «Одна идея — один слайд». Каждый слайд должен содержать одну законченную мысль. Это помогает удерживать внимание и делает повествование четким.

Оформление слайдов презентации

Есть правила, которые помогут сделать визуально сбалансированные слайды.

• Ограничьте количество шрифтов. Используйте не более двух шрифтов во всей презентации. Один — для заголовков, другой — для основного текста. Убедитесь, что оба варианта сохраняют читаемость в разных размерах.
• Соблюдайте контраст. Сочетания цветов должны быть достаточными для комфортного чтения. Темный текст на светлом фоне или светлый на темном работают надежнее других вариантов. Проверяйте контрастность перед финальным показом.
• Создавайте иерархию. Располагайте элементы по степени важности. Крупный заголовок, затем подзаголовок, потом основной текст. Так взгляд естественно движется от главного к второстепенному.
• Используйте анимацию осознанно. Движение на слайде должно иметь смысл. Простая смена кадров или появление элементов по очереди помогает управлять вниманием. Сложные эффекты обычно отвлекают от содержания.
• Используйте инфографику. Сложные данные можно наглядно показать с помощью инфографики. Она заменяет длинные текстовые описания и помогает аудитории быстрее понять суть. Схемы и графики сделают информацию более запоминающейся.
• Оставляйте воздух. Пустое пространство — такой же важный элемент дизайна, как и контент. Оно дает глазам отдых и помогает выделить главное. Не старайтесь заполнить каждый уголок слайда.

Создание текста для презентации

Хороший текст в презентации грамотно расставляет акценты и сохраняет логику изложения, когда аудитория возвращается к материалам позже. При этом каждая фраза либо поясняет, либо усиливает ваше сообщение, но никогда не повторяет его дословно.

Следующие правила помогут тексту выполнить свои задачи.

• Выбирайте тон согласно аудитории. Тон подачи текста зависит от слушателей. Для рядовых сотрудников можно сделать акцент на простоте и удобстве решения их ежедневных задач, а для топ-менеджеров — на стратегических преимуществах. Используйте лексику, которая привычна и понятна вашей аудитории.
• Создавайте содержательные заголовки. Заголовок должен передавать суть слайда. Вместо «Результаты исследования» напишите «67% клиентов готовы платить за скорость». Конкретные формулировки помогают сразу понять содержание.
• Сокращайте и упрощайте. Убирайте лишние слова, канцеляризмы и сложные конструкции. Например, вместо «осуществляется процесс автоматизации» пишите «автоматизируем процесс».
• Расставляйте смысловые акценты. Используйте разные начертания шрифта и экспериментируйте с размером, чтобы выделить главное. Крупные цифры, жирный шрифт для ключевых тезисов, пробелы между блоками — это помогает управлять вниманием.
• Представляйте числа в контексте. Цифры без контекста мало что значат. «Рост на 25%» звучит убедительнее, когда есть пояснение — например, «Рост на 25% благодаря новому подходу к работе с клиентами». Всегда показывайте, что стоит за цифрами.
• Структурируйте сложную информацию. Длинный текст разбивайте на логические блоки с подзаголовками. Используйте абзацы по 3-4 строки и оставляйте достаточно свободного пространства между элементами.
• Проверяйте читаемость. Текст должен быть хорошо виден с последних рядов помещения. Проверьте контрастность, размер шрифта и количество информации на слайде. Если текст не читается за 3-5 секунды — его нужно упрощать.

Оценка эффективности презентации

Эффективность презентации определяют по тому, насколько она помогла достичь поставленной цели. Результаты можно оценивать сразу после выступления или в течение нескольких дней после него.

Достижение цели. Сравните результат с первоначальной задачей. Если вы представляли проект инвесторам — оцените количество поступивших предложений. Если проводили обучающее мероприятие — проверьте, как участники применяют полученные знания.

Реакция во время выступления. Обратите внимание на невербальные сигналы аудитории. Вовлеченные слушатели задают вопросы по теме, делают заметки, фотографируют важные слайды. Отсутствие вопросов может сигнализировать о непонимании материала.

Активность взаимодействия с материалами. Отслеживайте количество запросов на материалы и скачиваний презентации. Частые обращения за файлом говорят о практической ценности содержания.

Обратная связь. Используйте легкие форматы для сбора мнений: краткие опросы через мессенджеры, голосование смайлами в чате и др.

Упоминания в медиа. Отслеживайте цитирование тезисов из презентации в профессиональных сообществах и соцсетях. Такие упоминания показывают, какие идеи вызвали отклик.

Инструменты для работы с презентациями

Необязательно делать презентацию с нуля самостоятельно. Современные сервисы и нейросети берут на себя часть работы. Они предлагают готовые решения для дизайна, структуры и контента — вам нужно только адаптировать их под свои цели.

Сервисы для создания презентации

PowerPoint — классический инструмент для компьютеров с расширенными функциями для сложных анимаций и профессионального дизайна. Подходит для пользователей, которым нужен полный контроль над оформлением.

Google Презентации — онлайн-редактор с возможностью совместной работы в реальном времени. Удобен для командных проектов и быстрых правок.

Яндекс Документы — российский аналог Google Презентаций с поддержкой совместного редактирования. Для старта работы нужно с компьютера или смартфона перейти на главную страницу Яндекс Документов, нажать «Создать» → «Презентации».

Slider Ai — ИИ-сервис, который помогает автоматизировать создание слайдов: генерирует структуру, подбирает дизайн и форматирует контент. Пользователи click.ru могут авторизоваться в Slider Ai через наш маркетплейс сервисов и получить доступ к платным возможностями нейросети бесплатно или с большой скидкой.

Gamma — нейросеть-конструктор, который делает презентации по текстовому запросу, генерирует контент, подбирает визуал и предлагает структуру. Просто пошагово следуйте подсказкам сервиса и не забывайте перепроверять информацию, которую генерирует ИИ. Поддерживает русский язык, можно работать на бесплатном тарифе.

Сократик — сервис на основе искусственного интеллекта, который создает презентации по заданной теме. Нейросеть генерирует слайды, подбирает визуальные элементы и сама пишет тексты. Подходит для быстрой подготовки материалов, например, для образовательных проектов или маркетинговых обзоров.

Supa — в этом онлайн-конструкторе можно создать не только презентации, но и инфографику, иллюстрации и другие графические элементы. Им также можно пользоваться через маркетплейс click.ru.

Сервисы для работы с текстом

Типограф — форматирует текст по правилам типографики — расставляет кавычки-елочки, длинные тире и неразрывные пробелы. Сделает текст в презентациях визуально аккуратным.

Тургенев — анализирует и улучшает стиль письма. Выявит канцеляризмы, сложные конструкции и поможет переформулировать текст для лучшего восприятия.

Орфограммка — проверяет орфографию, пунктуацию и стилистику текста. Помогает устранить ошибки и улучшить читаемость контента для слайдов.

300ya — сервис от Яндекса на базе YandexGPT для краткого пересказа статей и видео с YouTube. Анализирует контент и создает сжатое изложение основных тезисов. Помогает быстро ознакомиться с содержанием материалов для исследований при подготовке презентации.

Хрономер — измеряет время чтения текста. Сервис позволит оценить, сколько времени аудитория потратит на изучение слайда.

Текст для презентации помогут написать нейросети. Подборку найдете в нашей статье «Топ-10 текстовых нейросетей».

Сервисы для работы с дизайном

Flaticon — библиотека иконок для визуализации данных. Помогает заменить текстовые описания лаконичными изображениями.

Benzin — автоматически удаляет фон с изображений. Позволяет быстро подготовить фотографии товаров или людей для гармоничного размещения на слайдах.

Coolors — генератор цветовых палитр для создания гармоничного дизайна. Помогает подобрать сочетающиеся оттенки для текста, фона и концепции всей презентации.

Slidesmania — коллекция бесплатных адаптируемых шаблонов для презентаций в PowerPoint и Google Презентациях.

AI Banner — нейросеть от click.ru для генерации уникальных изображений по текстовому описанию или промту. Например, для презентаций здесь можно сделать уникальные фоны в заданной цветовой гамме:

Вместо заключения: как подготовиться к проведению презентации

1. Начинайте с ответа на вопрос «Зачем». Уже в первых слайдах сформулируйте конкретную пользу для слушателей.
2. Содержание важнее количества. Убирайте все, что не работает на главную цель. Каждый элемент презентации должен нести смысловую нагрузку.
3. Визуал поддерживает текст. Используйте схемы, иконки, графики. Они помогают усвоить информацию быстрее, чем сплошной текст. Для продающих презентаций добавляйте качественные фото товара с краткими описаниями.
4. Ограничьте анимацию простыми переходами. Сложные эффекты отвлекают от содержания. Используйте плавное появление элементов и смену слайдов.
5. Пронумеруйте слайды. Это простое действие показывает ваше уважение ко времени слушателей. Нумерация помогает аудитории ориентироваться в материале и сохранять концентрацию.
6. Задайте ритм повествованию. Чередуйте теорию с примерами, данные с историями. Монотонная подача утомляет, разнообразие — удерживает внимание.
7. Репетируйте с таймером. Рассчитайте время для каждого блока презентации пошагово. Оставьте запас в 10% для вопросов и непредвиденных ситуаций.