ЭДО (электронный документооборот) – это система обмена электронными документами между организациями, государственными органами и физическими лицами.
Как работает система ЭДО
Электронный документооборот работает следующим образом:
- регистрация и подключение. Организации регистрируются в системе ЭДО, устанавливают необходимое программное обеспечение и получают электронную подпись для сотрудников, уполномоченных подписывать документы;
- создание документа. Сотрудник создает электронный документ в системе ЭДО или в интегрированной учетной системе;
- подписание. Документ подписывается электронной подписью отправителя;
- отправка. Подписанный документ отправляется получателю через систему ЭДО;
- доставка и проверка. Документ доставляется получателю. Система автоматически проверяет целостность документа и подлинность подписи;
- обработка получателем. Получатель просматривает документ и принимает решение: подписать, отклонить или запросить уточнения;
- ответное действие. При согласии получатель подписывает документ своей электронной подписью, при несогласии – отправляет отказ или запрос на уточнение;
- завершение обмена. Отправитель получает информацию о подписании или отказе. Документ считается согласованным после подписания обеими сторонами;
- хранение. Подписанные документы хранятся в электронном архиве системы ЭДО, доступ к которому регулируется правами пользователей;
- интеграция и отчетность. Данные могут автоматически передаваться в учетные системы организации. Формируются отчеты по документообороту.
Весь процесс происходит в защищенной среде, обеспечивая безопасность и конфиденциальность обмена документами.
Плюсы и минусы ЭДО
Преимущества электронного документооборота включают:
- автоматизацию. Ускорение процессов создания, обработки и хранения документов;
- безопасность. Обеспечение защиты информации и контроля доступа к документам;
- экономию. Снижение затрат на бумагу, канцелярские товары, печать и физическое хранение документов;
- удобство. Возможность работы с документами из любого места с доступом в интернет, удобный поиск по различным критериям и хранение в облачных хранилищах;
- оперативность. Мгновенный обмен документами между контрагентами, сокращающий сроки согласования и выполнения задач;
- интеграцию. Возможность объединения с другими бизнес-системами, например бухгалтерскими программами, CRM и ERP;
- уменьшение количества ошибок. Автоматизация процессов снижает риск возникновения ошибок при оформлении документов;
- повышение прозрачности. История всех изменений в документе сохраняется, что повышает прозрачность бизнес-процессов и упрощает аудит;
- экологичность. Сокращается потребление бумаги и других ресурсов.
К недостаткам ЭДО относятся:
- необходимость инвестиций. Внедрение системы ЭДО требует первоначальных инвестиций в программное обеспечение, оборудование и обучение сотрудников;
- требования к технической оснащенности. Для эффективной работы с ЭДО необходим доступ к интернету и соответствующее программное обеспечение;
- зависимость от электронных систем. Сбои в работе системы могут привести к временным перебоям в документообороте;
- риск кибератак. Несмотря на высокую степень защиты, существует риск взлома системы и утечки данных.
Вопросы-ответы
Внутренний (для работы с документами внутри организации) и внешний (для взаимодействия с клиентами, партнерами, госорганами и другими внешними структурами).
Занимающиеся оборотом маркированных товаров, работающие с импортными товарами, проходящими через Национальную систему прослеживаемости (НСП), участвующие в госзакупках и сдающие отчетность в госорганы (закон 44-ФЗ).
«Контур.Диадок», «1С-ЭДО», СБИС и другие (полный список представлен на сайте налоговой). При выборе нужно учитывать функциональность, ценовую политику, совместимость с другими системами, поддерживаемые форматы документов, возможность международного обмена документами, дополнительные расходы, требуемые типы электронных подписей и наличие регистрации в системе «Честный знак» (для компаний, занимающихся оборотом маркированных товаров).
