Факсимиле

Факсимиле — это воспроизведение (копия) собственноручной подписи, выполненное с помощью технических средств: штампа, печати, факса или других методов копирования. Чаще всего оно используется в виде штампа с подписью, например на массовых документах. 

Факсимиле может применяться только с письменного согласия человека, чья подпись воспроизводится. Его использование регулируется Гражданским кодексом РФ (статья 160 ГК РФ).

Когда можно использовать факсимиле

Где нельзя применять факсимиле

Как сделать факсимиле

Когда можно использовать факсимиле

Рассмотрим случаи, в которых можно применять факсимиле.

1. Документооборот с контрагентами. Факсимиле можно использовать во внешних договорах, но только при наличии письменного соглашения между сторонами. В нем обязательно указывается, что оттиск подписи имеет юридическую силу, равную собственноручной.

Такое соглашение позволяет использовать факсимиле в:

• договорах и дополнительных соглашениях;
• актах выполненных работ;
• других сопроводительных документах.

2. Внутренние документы компании. Внутри организации факсимиле применяется широко, особенно для документов, не несущих правовых или финансовых последствий. К примеру:

• наградные листы, грамоты;
• служебные удостоверения;
• страховые и медицинские полисы;
• командировочные удостоверения;
• приказы на отпуск;
• информационные письма, уведомления, приглашения;
• благодарности и поздравления.

Чтобы использование было законным, руководитель должен издать приказ или распоряжение об этом. Также желательно:

• оформить положение об использовании факсимиле;
• указать, в каких случаях оно применяется;
• назначить ответственного за хранение и применение оттиска;
• прописать меры ответственности за нарушения.

Где нельзя применять факсимиле

Теперь отметим документы, для которых факсимиле не подойдет.

1. Финансовая документация. Его запрещено использовать в документах, имеющих денежные последствия или предназначенных для госорганов. К таковым относятся:

• бухгалтерская отчетность и первичные учетные документы;
• платежные и налоговые документы;
• счета-фактуры, авансовые отчеты;
• доверенности, векселя;
• обращения в госорганы;
• нотариально удостоверяемые бумаги.

Приходно-расходные документы и кассовые листы также требуют живой подписи. В электронном документообороте допускается усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

2. Первичные документы. Использование факсимиле на них — серьезный риск. Это может привести к:

• проблемам с налоговой (документы признают недействительными);
• отказу в признании расходов;
• угрозе мошенничества (например, подделка накладной с фальшивым оттиском).

Поэтому на актах, накладных и аналогичных документах должны стоять реальные подписи ответственных лиц.

3. Банковские документы. На банковских бумагах факсимиле не допускается. Бумажные платежки должны быть подписаны вручную, а электронные — с помощью усиленной ЭП.

4. Трудовые договоры. Хотя в Трудовом кодексе нет прямого запрета на использование факсимиле, в 2019 году Роструд разъяснил: трудовой договор должен быть подписан собственноручно. Это связано с тем, что он составляется в двух экземплярах и должен быть подписан обеими сторонами. Так как в законе не предусмотрено применение аналога собственноручной подписи в трудовых отношениях, использование факсимиле недопустимо.

Как сделать факсимиле

Разберем основные шаги по созданию факсимиле.

1. Подготовка образца подписи:

• возьмите белый лист бумаги;
• поставьте свою подпись обычной ручкой;
• убедись, что она четкая, без пятен и размазанных линий;
• можно сделать несколько вариантов и выбрать лучший.

2. Сканирование подписи:

• используйте сканер или сделайте качественное фото;
• изображение должно быть черно-белым, с хорошим контрастом.

3. Обработка изображения:

• откройте изображение в редакторе, например Figma, Photoshop, Canva или Word;
• обрежьте все лишнее, оставив только подпись;
• сохраните в формате PNG (с прозрачным фоном) или JPG.

Затем, если требуется электронное факсимиле, просто вставляйте изображение подписи в документы. Это удобно для рассылки писем, подготовки актов, счетов и других электронных документов.

А чтобы изготовить штамп, нужно отнести отсканированную подпись в специальную фирму. Там можно будет выбрать чернила, форму, размер и другие параметры.