Какие документы хранить после выплаты фрилансеру

При работе с фрилансерами компания оформляет целый пакет документов: акт, чек самозанятого, платежное поручение, справку о статусе исполнителя и другие. Даже после окончательного завершения сотрудничества о них нельзя просто так забыть. В статье рассказываем пользователям click.ru, как и сколько нужно хранить документы, связанные с оплатой услуг фрилансера.

Зачем вообще нужен архив документов при работе с внештатниками

Документы, которые оформляются после выплаты фрилансеру, — это не просто формальность, а доказательство того, что расходы заказчика услуг обоснованы, налог рассчитан правильно, а отношения с исполнителем не являются трудовыми, оформленными под видом гражданско-правовых. При налоговой проверке или трудовом споре отсутствие нужного документа повышает риски доначислений или спора не в пользу компании.

Перечень документов, которые должна хранить организация, а также порядок и сроки их хранения устанавливаются законом об архивном деле, специальным Приказом Росархива и другими законодательными актами.

Сводная таблица: обязательные документы для исполнителей с разными налоговыми статусами

Документы при сотрудничестве с физлицом без статуса

В этом случае оформляется самый большой объем документов, потому что компания выступает налоговым агентом и плательщиком страховых взносов. В архиве должны быть: договор, акт (или иное подтверждение приемки), расчет и подтверждение удержания НДФЛ, расчет и уплата страховых взносов, платежное поручение на выплату вознаграждения.

Сроки хранения:

• для документов, которые используются при исчислении и уплате налогов (включая расчет НДФЛ) — не менее 5 лет;
• для бухгалтерских документов (первичных, подтверждающих операцию) — не менее 5 лет после отчетного года;
• для документов, связанных с исчислением страховых взносов, — не менее 6 лет.

Поскольку в рамках одной и той же выплаты физлицу одновременно действуют требования и по налогам, и по взносам, на практике проще ориентироваться на больший срок (6 лет) чтобы не хранить документы по одной сделке в разных временных рамках.

Документы при сотрудничестве с самозанятыми и ИП

Ключевой документ здесь — чек из приложения «Мой налог». Именно он подтверждает, что выплата обоснована и не требует налогообложения на стороне заказчика. Дополнительно стоит хранить договор и акт, если он оформлялся. Сроки хранения всех этих документов — не менее 5 лет после завершения отношений.

Если самозанятый в какой-то момент утратил статус НПД, а компания продолжала ему платить, для этого периода уже действуют правила хранения как для физлица без статуса, включая документы по НДФЛ и взносам, если они были оформлены.

Для расчетов с ИП компания не выступает налоговым агентом, поэтому набор документов проще: договор, акт, счет и, если ИП — плательщик НДС, счет-фактура. Все они также хранятся не менее 5 лет.

Сколько хранятся документы разных типов

• Договор. Основной документ, определяющий права и обязанности сторон. Хранится минимум 5 лет после окончания срока действия, но если договор долгосрочный или рамочный, срок начинает отсчитываться только после его прекращения.
• Приложения, ТЗ, задания. Хранятся вместе с договором, к которому относятся, не менее 5 лет. Отдельно ценность таких документов как доказательства теряется. Именно связка «договор + задание + акт» подтверждает содержание конкретной работы.
• Акты. Подтверждают факт и объем выполненной работы. Хранятся не менее 5 лет как первичные документы бухгалтерского и налогового учета.
• Чеки самозанятых. Единственное законное подтверждение расчетов с самозанятым — без чека расход нельзя признать обоснованным. Хранится не менее 5 лет.
• Подтверждение статуса (справка КНД 1122035, выписка из ЕГРИП). Формально не является первичным документом бухучета, но на практике его стоит сохранять вместе с договором. Это подтверждает, что на момент заключения сделки компания проверила статус контрагента.
• Платежные документы. Платежные поручения, выписки по счету подтверждают факт и сумму оплаты. Они хранятся не менее 5 лет в связке с остальными документами по сделке.
• Документы по налогам и взносам. Расчеты НДФЛ, регистры по страховым взносам — отдельная категория со сроком не менее 6 лет, если речь о взносах, и не менее 5 лет, если речь о налоговом учете в узком смысле.
• Электронные документы. Если документооборот с исполнителем ведется в электронном виде (электронный документооборот, переписка, чеки из приложений), сроки хранения те же, что и для бумажных аналогов, но добавляется требование к сохранности — электронный документ должен оставаться доступным для прочтения и проверки подлинности (например, через QR-код чека) на протяжении всего срока хранения.

Биржа услуг click.ru — все документы по работе с внештатниками в одном месте

Многие пользователи click.ru работают с фрилансерами через Биржу услуг, и вся история сотрудничества с каждым исполнителем автоматически сохраняется в системе. Документы и сведения о выплатах не приходится собирать в отдельные бумажные папки или формировать электронные архивы. Все данные остаются в одном месте, их не нужно спешно искать или запрашивать у контрагента, если компанию решили проверить трудовая или налоговая инспекция.

Биржа услуг click.ru также упрощает сам процесс работы с внештатниками.

• Единый контрагент. Пользователь взаимодействует с одним юридическим лицом — партнером click.ru Sdelano.me, поэтому не нужно отдельно оформлять договоры и закрывающие документы с каждым фрилансером. Сделки оформляются через внутренние оферты.
• Автоматический документооборот. Документы формируются и хранятся в личном кабинете, а при необходимости их можно выгрузить для бухгалтерии.
• Проверка статуса фрилансера. Перед каждой выплатой сервис обязательно проверяет актуальный налоговый статус исполнителя через API ФНС.
• Разные статусы в «одном окне». С физическими лицами, самозанятыми и ИП можно работать через один интерфейс. Различается только комиссия — 3% от суммы сделки для физлиц и 1% для остальных фрилансеров.
• Работа со своими исполнителями. Не обязательно искать нового фрилансера. К сервису можно подключить специалистов, с которыми пользователь уже сотрудничает.

*Материал носит информационный характер и не является юридической или налоговой консультацией. Законодательство и практика его применения могут меняться. При принятии решений с существенными юридическими или налоговыми последствиями рекомендуем проконсультироваться со специалистом с учетом обстоятельств вашей ситуации.