Системы адаптации персонала: как и зачем обучать новых сотрудников

Каждая новая встреча с сотрудником — это как первая страница книги, от которой зависит, захочет ли человек читать дальше. Именно поэтому так важно, как компания встречает новичков. Просто провести инструктаж и выдать пропуск — уже недостаточно. Чтобы сотрудник по-настоящему включился в работу, чувствовал себя частью команды и приносил результат, нужна продуманная система адаптации.

В этой статье эксперты click.ru разберутся, что такое система адаптации персонала и почему она важна для бизнеса. Узнаем, какие этапы включает адаптация, какие методы используют работодатели, чтобы упростить вход в новую должность, и как понять, работает ли система эффективно. А еще поговорим о типичных ошибках, которых стоит избегать.

Что такое адаптация персонала

Адаптация персонала — это период, когда новый сотрудник осваивается на рабочем месте: знакомится с командой, вникает в правила и распорядок, понимает, что именно от него ждут. В это время он обучается, получает новые навыки и привыкает к тому, как устроены процессы внутри компании — со всеми ее особенностями и «неписаными» правилами.

Новичку помогают освоиться разные специалисты: HR, руководитель отдела, иногда — корпоративный тренер. А если компания небольшая, эту роль может взять на себя опытный коллега, давно работающий в команде.

Главная цель адаптации — максимально быстро и спокойно ввести человека в работу, чтобы он начал приносить результат без лишнего стресса. При этом важно не только дать понять, «что делать», но и помочь встроиться в коллектив. И речь тут не только о новичках — адаптационная программа может понадобиться и тем, кто перешел в другой отдел.

Для чего нужна адаптация сотрудников

Новичку сложно сразу разобраться, как все устроено: новые люди, новые правила, новые задачи. И если его оставить одного в этой ситуации, велика вероятность, что он быстро разочаруется и начнет подумывать об уходе. На самом деле многие увольняются в течение первого года работы, уже в первые недели поняв, что «что-то не так». И чаще всего причина — в отсутствии правильного включения в работу.

Система адаптации нужна работодателю, чтобы:

• снизить текучку кадров. Если человеку некомфортно на новом месте, он будет искать, где лучше. А если ему помогли освоиться, приняли в коллектив и создали рабочую атмосферу — он с большей вероятностью останется надолго;
• сократить издержки. Пока новичок не понял, как здесь все работает, его эффективность будет ниже. А значит — больше потерь для бизнеса. Чем быстрее человек вольется в процессы, тем быстрее начнет приносить реальную пользу;
• снизить нагрузку на руководителя. Конечно, начальник может сам все объяснить. Но это занимает время и силы. Гораздо лучше, если будет продуманная система, благодаря которой новый сотрудник сам быстро разберется, куда идти, к кому обращаться и как выполнять задачи.

Этапы адаптации персонала

Система адаптации сотрудников обычно делится на два ключевых этапа: пребординг и онбординг. Это логичная последовательность, которая начинается еще до первого рабочего дня и продолжается в первые недели после выхода сотрудника на работу.

Пребординг

Как правило, его проводит рекрутер. Это этап до официального трудоустройства, когда кандидат еще не подписал договор, но уже активно знакомится с компанией. Во время пребординга рекрутер не просто задает вопросы, а рассказывает, как устроена жизнь в компании: какая у нее миссия и ценности, есть ли дресс-код, насколько жесткий рабочий график.

Это нужно, чтобы понять, подойдут ли кандидат и компания друг другу. Например, если для человека важна гибкость и свобода, а в компании принято начинать день с обязательных планерок и жестко следить за соблюдением графика, лучше выяснить это сразу. Так обе стороны сэкономят время и силы.

Пребординг особенно актуален в сферах, где трудно найти сотрудников, например в IT. Там компании стараются заранее создать у кандидата позитивное впечатление: показать перспективы, рассказать о плюсах работы, подчеркнуть важность будущей роли.

Онбординг

В нем участвуют HR-специалист, руководитель, наставник, иногда — корпоративный тренер. В среднем процесс длится до месяца.

Онбординг — это уже полноценное включение в работу. Сюда входят знакомство с задачами, инструкциями, расписанием, внутренними правилами, командой и культурой компании. Сотруднику показывают, куда идти, к кому обращаться, как устроен рабочий день, какие есть льготы и бонусы. Это этап, когда он учится, задает вопросы и начинает втягиваться в процессы.

В маленьких компаниях все проходит быстро. Допустим, если у владельца всего один магазин, новый продавец может за 2–3 дня освоиться при помощи старшего коллеги: узнать, как устроен зал, что в ассортименте, как общаться с покупателями.

В крупных организациях все дольше и масштабнее: адаптация может занять до месяца. Но и там стараются не растягивать процесс — ведь важно, чтобы человек поскорее начал приносить реальную пользу. Чем дольше он не понимает, что от него ждут, тем выше затраты компании.

Во время онбординга новичку помогают разобраться с должностными обязанностями, понять, где искать нужную информацию, кто его коллеги и руководитель, как устроена корпоративная жизнь, какие есть внутренние традиции и события. Все это делает его частью команды и помогает быстрее начать работать с уверенностью и интересом.

Методы адаптации сотрудников

Каждая компания по-своему выстраивает процесс адаптации новых сотрудников. Единой схемы нет — многое зависит от размера бизнеса, специфики работы и должности новичка. Разберем самые распространенные методы, которые компании используют чаще всего.

Наставничество

К новичку прикрепляют более опытного коллегу, который помогает ему освоиться: объясняет, что к чему, подсказывает по задачам, вводит в курс дела.

В небольших компаниях такой способ особенно популярен, потому что он недорогой и эффективный. Например, в маленьком магазине проще всего попросить старшего продавца показать новенькому, как все работает. В благодарность наставнику можно выплатить бонус.

В крупных организациях наставников чаще подключают, когда адаптируют не обычных сотрудников, а, например, будущих руководителей — тех, кому предстоит брать на себя серьезную ответственность.

Методические материалы

Это своего рода «стартовый набор» в виде PDF-файлов, буклетов или инструкций. В них обычно есть базовая информация:

• история и миссия компании;
• список обязанностей;
• карта офиса;
• описание корпоративной культуры;
• правила поведения;
• часто — каталог продукции или услуг.

Такие материалы универсальны: подходят для сотрудников разных отделов и должностей. Их удобно изучать самостоятельно и возвращаться к ним при необходимости.

Офлайн-обучение

Проводится в виде тренингов, мастер-классов или индивидуальных занятий. Этот формат чаще всего применяют в промышленности или там, где сотруднику предстоит работать с дорогим и сложным оборудованием.

Минус — высокая стоимость. Нужны отдельные помещения, техника, учебные материалы и профессиональные тренеры. Но зато и результат может быть весомым, особенно в сферах, где ошибки обходятся дорого.

Онлайн-обучение

Все, что можно пройти с компьютера или телефона: от коротких видеороликов до полноценных курсов. Компании могут записывать обучение самостоятельно или пользоваться готовыми решениями.

Вот варианты онлайн-обучения:

• собственные видеоролики и инструкции;
• внутренняя платформа с курсами;
• покупка готовых курсов у обучающих сервисов;
• подключение внешней команды, которая возьмет на себя адаптацию (аутсорс).

Онлайн-формат особенно удобен, когда сотрудников много и у всех разный график. Это экономит время и ресурсы, а еще позволяет новичкам изучать информацию в удобном темпе.

В большинстве компаний, как и в click.ru, используют не один, а сразу несколько методов. Главное — сделать так, чтобы сотрудник не чувствовал себя «брошенным в воду», а постепенно и уверенно входил в новую роль.

Как понять, работает ли система адаптации персонала

Оценить, насколько хорошо устроена адаптация сотрудников, на практике не так просто. Тем не менее есть несколько подходов, которые помогают понять, все ли идет по плану или систему нужно дорабатывать.

Связь с результатами бизнеса

Идеальный сценарий — увидеть прямую зависимость между адаптацией сотрудников и финансовыми показателями. Например, если обучили менеджеров по продажам, а выручка пошла вверх — значит, обучение сработало. Особенно это наглядно, если смотреть динамику: было → стало.

Но такой подход подходит не для всех. Если речь идет о производственных специалистах или административных сотрудниках, которые не влияют напрямую на доход, то здесь скорее стоит смотреть на производительность труда: насколько быстро и качественно человек начал выполнять задачи.

Опросы сотрудников

Самый простой метод — спросить у самих новичков:

• понравилась ли адаптация?
• все ли было понятно?
• хватило ли поддержки и информации?

Минус этого способа — в том, что ответы не всегда честные. Кто-то может ответить «как надо», чтобы не испортить отношения с коллегами или не выглядеть глупо. А кто-то просто не захочет тратить время на опрос.

Анализ текучести кадров

Если сотрудники продолжают увольняться в первые недели или месяцы после выхода на работу — это тревожный сигнал. Возможно, их не встретили должным образом, не объяснили, что делать, или оставили наедине с трудностями. Хорошая адаптация помогает удерживать людей, а плохая — ускоряет отток.

Сравнение KPI

Еще один способ — сравнивать, как сотрудник справляется с работой в разные периоды: в первые 1–2 месяца и спустя полгода.

Если он поначалу не дотягивал до планов, а потом резко стал показывать отличный результат — возможно, адаптация не сработала как надо, и ему пришлось разбираться самому.

Важно понимать, что ни один из этих методов не дает полной картины. Люди — не машины, и на их успех влияют не только адаптационные материалы, но и атмосфера в коллективе, личное настроение, здоровье и многое другое.

Поэтому, чтобы действительно понять, работает ли система адаптации, лучше смотреть в комплексе: собирать обратную связь, анализировать текучесть и производительность, отслеживать финансовые показатели и поведение сотрудников в первые месяцы. Только так можно выявить слабые места и постепенно сделать процесс адаптации по-настоящему эффективным.

Типичные ошибки при адаптации сотрудников и способы их избежать

Рассмотрим основные промахи, которые часто совершают работодатели при выстраивании системы адаптации, и методы их исправления.

Не подготовили рабочее место

Казалось бы, мелочь — стол, стул, компьютер. Но на деле — это только верхушка айсберга. Чтобы человек начал работать, ему нужны:

• логин и пароль от корпоративных систем;
• доступ к нужным программам;
• ключ-карта или пропуск;
• почта, телефон и многое другое.

Без этого новичок будет просто сидеть в растерянности и ждать, когда о нем вспомнят. Вряд ли это добавит ему мотивации.

Подготовьте все заранее. В идеале — за день до выхода нового сотрудника. Пусть он с первого дня чувствует, что его ждали.

Слишком мало или слишком много информации

Если человеку ничего не объяснили — он не поймет, куда идти, кому задавать вопросы и за что вообще браться.

Если информации слишком много — он «перегреется» уже к обеду первого дня.

Представьте: новичка сначала ведут по офису, потом — на многочасовую лекцию о миссии компании, потом знакомят со всеми подряд, а в конце — еще и приглашают поделиться впечатлениями. При этом он даже не понял, чем будет заниматься.

Не перегружайте новичка в первый день. Самую важную информацию можно выслать заранее — в виде короткого видео или презентации. Первое знакомство с коллективом лучше сделать легким и неформальным. Часть вводных можно распределить на несколько дней.

Нет обратной связи

Новичок может выглядеть уверенно, но это не значит, что он все понял. А работодатель может считать, что все идет по плану, хотя человек уже сомневается, туда ли он попал.

Обратная связь важна обеим сторонам: сотрудник должен понимать, все ли он делает правильно, а работодатель — что нужно подправить в процессе адаптации.

Запланируйте несколько точек для обратной связи: через 2–3 дня, неделю, месяц. Спрашивайте, все ли понятно, чего не хватает, нужна ли помощь. Не лишним будет похвалить, если у человека что-то получается. Это укрепляет доверие и мотивацию.

Отсутствие понятных целей и ориентиров (KPI)

Одна из самых частых ошибок — ожидание, что новичок разберется сам, без четких задач и сроков. Или, наоборот, ему сразу дают такие же объемы работы, как опытному сотруднику. И то, и другое — путь к разочарованию.

В первые дни дайте сотруднику понятный план: что нужно сделать, в каком порядке и до каких сроков. Задачи должны быть реалистичными, с учетом того, что человек пока только учится. Обязательно проговорите, что обращаться за помощью — это нормально. Он должен чувствовать поддержку.

Хорошая адаптация — это не разовая встреча и не лекция на полдня. Это системная работа, благодаря которой сотрудник чувствует, что его ждали и ценят, быстрее разбирается, что и как делать, начинает доверять команде и вовлекается в процессы.

Адаптация не равна испытательному сроку: по времени она может идти дольше. Но именно она определяет, станет ли новичок частью команды или уйдет, так и не раскрыв потенциал.