Как работать с физлицом без статуса ИП/самозанятого

Компания может заключить договор ГПХ с обычным физлицом, у которого нет ни ИП, ни статуса самозанятого. Это распространенная ситуация, которая не запрещена законом. Но при выплате вознаграждения компания берет на себя две дополнительные обязанности, которых нет при работе с самозанятым или ИП: удержать и перечислить НДФЛ и начислить страховые взносы. Рассказываем пользователям click.ru, как это реализуется на практике.

Что значит «физлицо без статуса» с точки зрения договора

Так в документах называют человека, который выполняет работы или оказывает услуги как обычный гражданин, не регистрируя ИП и не применяя налог на профессиональный доход. Правовая основа таких отношений — глава 37 (подряд) или глава 39 (возмездное оказание услуг) Гражданского кодекса РФ. Договор заключается в письменной форме независимо от суммы — это общее требование к сделкам между организацией и гражданином.

Предмет договора: конкретный результат, а не функция

Договор описывает не должность и не постоянные обязанности, а конкретную работу или услугу с определяемым результатом: разработать макет, написать текст, настроить интеграцию, провести консультацию. Формулировки вроде «выполнение функций менеджера» или «работа по графику компании» стирают границу с трудовым договором, и именно этого стоит избегать, чтобы отношения с исполнителем не были переквалифицированы в трудовые.

Подтверждение результата

Для договора подряда оформление акта (или аналогичного документа, подтверждающего приемку работ или услуг) — прямое требование закона. Для договора оказания услуг такой обязанности в законе нет, но на практике акт все равно нужен, потому что без него сложно подтвердить факт оказания услуги для бухгалтерского и налогового учета.

Формат документа стороны определяют сами — это может быть акт, подписанный заказчиком отчет исполнителя или иная форма, зафиксированная в договоре.

НДФЛ: заказчик — налоговый агент

Это ключевое отличие от работы с самозанятым или ИП. Когда компания платит физлицу без статуса, она признается налоговым агентом, а значит, обязана самостоятельно рассчитать, удержать из вознаграждения и перечислить в бюджет налог на доходы физических лиц. Также заказчик подает за исполнителя декларацию.

С 2025 года действует пятиступенчатая прогрессивная шкала ставок НДФЛ, актуальная и на 2026 год:

Повышенная ставка применяется не ко всей сумме дохода, а только к части, превышающей порог. На практике большинство разовых выплат фрилансерам не превышает 2,4 млн ₽, а значит, для них применяется базовая ставка 13%.

Страховые взносы: считает и платит заказчик

Помимо НДФЛ, компания как заказчик начисляет страховые взносы — это ее собственные расходы, а не удержание из вознаграждения исполнителя. Действует единый тариф — 30% в пределах установленной предельной базы, он покрывает пенсионное и медицинское страхование.

Важное исключение: выплаты по договорам ГПХ не облагаются взносами на случай временной нетрудоспособности и материнства. Этот вид взносов с гражданско-правовых договоров не взимается в принципе. Взносы на травматизм начисляются, только если такая обязанность прямо прописана в договоре, по умолчанию их также нет.

Как сократить рутину и риски при работе с физлицами, ИП и самозанятыми

Как вы уже поняли, работа с физлицом без статуса плательщика НПД требует больше расчетов и рутинного документооборота, чем выплаты самозанятым или ИП. Нужно определить сумму НДФЛ по прогрессивной шкале, начислить страховые взносы, оформить документы и учесть выплату в отчетности. Если таких исполнителей несколько, ручная обработка каждой выплаты занимает еще больше времени.

На Бирже услуг click.ru, которая работает в партнерстве с сервисом Sdelano.me, расчеты с физлицами без статуса можно вести в том же интерфейсе, что и работу с самозанятыми и ИП. У заказчика по документам только один контрагент — юридическое лицо, поэтому не нужно беспокоиться об оформлении взаимоотношений с каждым фрилансером. Сервис берет на себя расчет НДФЛ и страховых взносов, формирование всех необходимых документов, проверку налоговых статусов исполнителей перед каждой выплатой.

На Бирже можно искать новых исполнителей любых специализаций (таргетологов и контекстологов, веб-мастеров, дизайнеров, копирайтеров, бухгалтеров, юристов, переводчиков и многих других) или работать со своими фрилансерами. Комиссия при работе с физлицами — 3% от суммы сделки.

Пользователям click.ru не нужно дополнительно регистрироваться на Бирже или пополнять отдельный счет — взаимодействие с внештатниками идет через основной аккаунт в рекламной экосистеме, а все расходы ежемесячно подгружаются в общий акт.

Пошаговая инструкция — обязанности заказчика при работе с физлицом без статуса плательщика НПД

1. Заключить договор в письменной форме с описанием результата.
2. Получить от исполнителя данные, необходимые для НДФЛ и взносов: ИНН, СНИЛС, паспортные данные.
3. Поставить задачу и принять результат — актом или иным согласованным документом.
4. Рассчитать вознаграждение, удержать НДФЛ по применимой ставке, перечислить налог в бюджет.
5. Начислить страховые взносы из собственных средств и уплатить их.
6. Выплатить исполнителю сумму за вычетом НДФЛ.
7. Сохранить договор, акт, расчетные документы.

Почему важно понимать разницу между договором ГПХ и трудовым договором

Закон прямо запрещает заключать с исполнителем гражданско-правовой договор, который фактически регулирует трудовые отношения. У таких отношений есть ряд признаков:

• подчинение правилам внутреннего трудового распорядка компании;
• работа по графику;
• использование оборудования и рабочего места заказчика;
• систематическое получение оплаты не за результат, а за процесс труда.

Если трудовая инспекция выявит совокупность таких признаков при работе с физлицом по договору ГПХ, то отношения могут быть признаны трудовыми. При этом закон толкует неустранимые сомнения в пользу работника: если непонятно, трудовые это отношения или гражданско-правовые, вопрос решается в пользу трудовых.

Если отношения признаны трудовыми, они считаются возникшими не с даты решения суда, а с момента фактического допуска физлица к работе — то есть задним числом, с соответствующими последствиями по не выплаченным вовремя гарантиям, взносам и налогам.

Именно поэтому статус исполнителя (физлицо, ИП, самозанятый) не главный фактор риска. Определяющее значение имеет содержание фактических отношений между компанией и человеком — работа по конкретному результату или трудовая функция в подчинении.

Основные риски для заказчика:

• Переквалификация ГПХ в трудовой договор с доначислением взносов, отпускных, компенсаций и штрафов.
• Неправильный расчет НДФЛ по прогрессивной шкале при работе с одним исполнителем на крупные суммы в течение года.
• Отсутствие подтверждающих документов (акта, договора) — риск при налоговой проверке признания расходов необоснованными.
• Неверно оформленные персональные данные исполнителя, которые мешают корректно подать отчетность.

*Материал носит информационный характер и не является юридической или налоговой консультацией. Законодательство и практика его применения могут меняться. При принятии решений с существенными юридическими или налоговым последствиями рекомендуем проконсультироваться со специалистом с учетом обстоятельств вашей ситуации.