Как переоформить отношения с физлицом, которое оформило статус самозанятого

Исполнитель может продолжить работу над тем же проектом после того, как оформит статус самозанятого — менять человека или начинать сотрудничество заново не нужно. Но нельзя просто переключить старый договор на новые условия задним числом.

Для пользователей click.ru подробно рассказали про переход от сотрудничества с физлицом к сотрудничеству с самозанятым.

Чем работа с самозанятым отличается от работы с физлицом без статуса плательщика НПД

Для заказчика разница между самозанятым и физлицом без статуса прежде всего в налогах, страховых взносах и объеме документооборота. То есть если задачи одинаковые, финансовые и административные обязанности компании будут разными.

• НДФЛ. При выплате самозанятому компания не удерживает налог — исполнитель самостоятельно платит НПД. При работе с физлицом заказчик выступает налоговым агентом: рассчитывает, удерживает и перечисляет НДФЛ.
• Страховые взносы. За выплаты самозанятому заказчик не начисляет страховые взносы. Вознаграждение физлица по договору ГПХ, напротив, облагается страховыми взносами в предусмотренном законом порядке.
• Стоимость работы. При одинаковом вознаграждении работа с физлицом обходится компании дороже из-за страховых взносов, которые начисляются сверх выплаты исполнителю. При расчете с самозанятым дополнительных взносов у заказчика нет.
• Чек. Самозанятый обязан сформировать чек в приложении «Мой налог» и передать его заказчику. Этот документ нужен компании для подтверждения расходов. У физлица без статуса чека НПД нет, а расчеты подтверждаются договором, актом и платежными документами.
• Отчетность. При работе с физлицом у компании появляются обязанности налогового агента и связанная с выплатами отчетность. При работе с самозанятым таких обязанностей по НДФЛ у заказчика нет.
• Проверка статуса. Перед выплатой самозанятому важно убедиться, что у исполнителя действительно сохраняется статус плательщика НПД. Если статус утрачен, налоговые последствия для заказчика могут измениться.
• Ограничения для самозанятого. У режима НПД есть лимит дохода 2,4 млн рублей в год и другие ограничения. Для физлица без специального налогового статуса такого лимита по доходу нет.

С какого момента возникает статус НПД

Статус плательщика налога на профессиональный доход присваивается с даты постановки на учет в качестве самозанятого — эта дата фиксируется в приложении «Мой налог» при регистрации. Все, что происходило до этой даты, к статусу НПД отношения не имеет. Это ключевое правило, из которого следуют все остальные шаги.

При смене статуса исполнителя можно продолжать тот же проект. Меняется не то, кто выполняет задачи, а то, как оформлены отношения и кто платит налог с этого момента.

Что происходит со старым договором и как оформить дальнейшее сотрудничество

Договор, заключенный с исполнителем как с физлицом без статуса, продолжает действовать в отношении работ и выплат, которые были до даты постановки на учет в качестве самозанятого. Прекращать его задним числом не нужно и юридически некорректно, ведь он описывает период, когда исполнитель еще не был плательщиком НПД.

Оформить отношения после перехода исполнителя на самозанятость можно двумя способами:

1. Составить дополнительное соглашение к существующему договору, которое фиксирует смену статуса исполнителя с определенной даты и указывает, что с этой даты заказчик перестает выполнять роль налогового агента по НДФЛ для новых выплат;
2. Подписать новый договор, если удобнее развести отношения по разным основаниям. Например, когда одновременно меняются и другие условия сотрудничества (объем работ, стоимость, порядок сдачи).

Оба варианта закону не противоречат. Выбор зависит от того, насколько для компании важно юридически разделить «старый» и «новый» периоды сотрудничества.

С какого момента меняется налоговый порядок

Порядок уплаты налогов меняется с даты постановки исполнителя на учет в качестве плательщика НПД (указывается в справке о постановке на учет (форма КНД 1122035) или в приложении «Мой налог»). Все выплаты после этой даты компания получает не как налоговый агент, а как обычный заказчик услуг самозанятого — без удержания НДФЛ и без начисления страховых взносов, но с обязательным получением чека на каждую сумму.

Не стоит пытаться «переоформить» уже произведенные выплаты так, будто исполнитель был самозанятым с самого начала сотрудничества. Так делать нельзя — статус НПД не имеет обратной силы. Если компания уже удержала НДФЛ и начислила взносы с выплат до даты регистрации самозанятости, эти суммы остаются рассчитанными корректно по правилам, которые действовали на момент выплаты. Пересчитывать их задним числом под правила НПД нет законных оснований.

Какие документы относятся к какому периоду

Оба комплекта документов нужно хранить отдельно и не смешивать — при проверке важно однозначно показать, какая выплата к какому периоду и режиму относится.

Что должны сделать заказчик или его бухгалтерия

1. Зафиксировать точную дату постановки исполнителя на учет в качестве самозанятого (запросить справку КНД 1122035 или проверить статус по ИНН через специальный сервис ФНС).
2. Оформить дополнительное соглашение к договору либо новый договор, указав дату, с которой применяется новый порядок.
3. Прекратить удержание НДФЛ и начисление страховых взносов по выплатам с даты регистрации НПД.
4. Настроить получение чека на каждую последующую выплату — без него расходы после смены статуса нельзя подтвердить документально.
5. Сохранить оба комплекта документов (до и после смены статуса) раздельно, с привязкой к датам.

Что еще нужно проверить

Если исполнитель до перехода в самозанятость был не сторонним подрядчиком, работающим по договору ГПХ, а штатным сотрудником вашей компании, то здесь вступает в силу важное правило: доход от заказчика, который был работодателем исполнителя менее двух лет назад, не признается объектом налогообложения НПД (п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона №422-ФЗ).

Это значит, что бывший штатный сотрудник не может в течение двух лет с даты увольнения работать с прежним работодателем именно в статусе самозанятого — потребуется другая схема оформления. Если же речь о переходе из статуса «физлицо по ГПХ» в статус «самозанятый» у того же заказчика, с которым трудового договора никогда не было, это ограничение не действует.

Как работать с внештатными исполнителями и не беспокоиться за их актуальный налоговый статус

Многие пользователи click.ru работают со сторонними исполнителями через Биржу услуг вне зависимости от их налогового статуса. Даже если он изменится в процессе работы, для компании все останется по-прежнему, ведь по документам она взаимодействует с одним юридическим лицом — нашим партнером Sdelano.me.

Сам процесс работы всегда остается одинаковым:

• компания ищет исполнителей на Бирже или приглашает на нее своих внештатников и оформляет задания;
• после приемки результатов оплачивает услуги исполнителей со счета в экосистеме click.ru (комиссия системы — 1% для самозанятых и ИП и 3% для физлиц);
• получает закрывающие документы: акт или УПД (универсальный передаточный документ).

Отдельные договоры с каждым внештатником не заключаются, все оформляется внутренними офертами сервиса. Это особенно удобно, когда в компании одновременно работают исполнители с разными статусами.

*Материал носит информационный характер и не является юридической или налоговой консультацией. Законодательство и практика его применения могут меняться. При принятии решений с существенными юридическими или налоговыми последствиями рекомендуем проконсультироваться со специалистом с учетом обстоятельств вашей ситуации.