С 2017 года в России начали массово применяться онлайн-кассы. Сегодня их должны использовать практически все компании и предприниматели за очень редким исключением. Разберемся, какие плюсы и минусы есть у онлайн-касс для интернет-магазинов, как их правильно выбрать и подключить.
Чем онлайн-касса отличается от обычного кассового аппарата и как она работает
Плюсы использования онлайн-кассы:
Когда интернет-магазину нужна онлайн-касса, а когда — нет
Какие функции должна выполнять онлайн-касса интернет-магазина
Какую кассу выбрать для интернет-магазина
Первые шаги в работе с онлайн-кассой
Чем онлайн-касса отличается от обычного кассового аппарата и как она работает
Онлайн-касса — это контрольно-кассовая техника (ККТ), которая, как и обычная касса, выбивает чек и фиксирует данные о продажах в фискальном накопителе. Но у нее есть дополнительные функции: она шифрует информацию обо всех совершенных операциях и передает ее в налоговые органы через оператора фискальных данных (ОФД).
При подключении онлайн-кассы предприниматель должен заключить договор с ОФД и оплатить его услуги. Оператор не только будет передавать данные о продажах в налоговую, но и хранить все чеки на протяжении 5 лет.
Плюсы использования онлайн-кассы:
- Простота подключения. Не нужно ездить в налоговую инспекцию, регистрация кассы проводится через личный кабинет на nalog.gov.ru.
- Автоматизация работы с налоговыми органами. Данные обо всех совершенных операциях передаются в ФНС напрямую, что сокращает бумажную волокиту и снижает риск ошибок.
Когда интернет-магазину нужна онлайн-касса, а когда — нет
В 2024 году онлайн-касса обязательна практически для всех видов деятельности по продаже товаров или услуг физическим лицам. Кассовый чек должен быть выдан вне зависимости от формы оплаты (наличные, банковская карта, электронные деньги, оплата по счету). Не обязательно иметь онлайн-кассу тем виртуальным магазинам, которые работают только с юридическими лицами и ИП, проводят платежи по безналичному расчету (по счету-фактуре).
В законе № 54-ФЗ указаны некоторые категории бизнеса, которые освобождены от применения ККТ. Но все это офлайн-бизнес, например вспашка огородов или торговля квасом из бочек. Причем список постоянно корректируется и уменьшается, так что в ближайшем будущем на онлайн-кассы будут вынуждены перейти большинство предпринимателей.
За нарушение правил использования ККТ предусмотрены административные меры наказания. Они устанавливаются в статье 14.5 КоАП РФ. Наказать могут не только за отсуствие онлайн-кассы, если она обязательна по закону, но и за невыдачу чеков покупателям, некорректное использование ККТ или непредставление данных о ее работе по запросу ФНС. В зависимости от вида нарушения можно отделаться как предупреждением, так и штрафом от 1500 рублей.
Какие функции должна выполнять онлайн-касса интернет-магазина
К основным функциям онлайн-кассы относятся:
- регистрация продаж;
- отправка чеков (электронных фискальных документов) в ФНС сразу после регистрации продажи или с заданной периодичностью;
- выдача чеков — в онлайн-магазинах они обычно электронные, а для офлайн-продаж — бумажные.
Дополнительно онлайн-касса может поддерживать базу данных с описанием товаров для ускорения процесса продаж, интегрироваться с различными сторонними сервисами.
Виды онлайн-касс
- Автономные кассы — устройства, которые работают без подключения к компьютеру или интернету. Они имеют встроенный фискальный накопитель, самостоятельно регистрируют и хранят данные о продажах.
- Кассы с функцией эквайринга — ККТ со встроенным терминалом для приема банковских карт. Они объединяют процесс регистрации продаж и приема платежей.
- Фискальные регистраторы — ККТ, которые подключаются к компьютеру или POS-системе и выполняют функции по регистрации и передаче данных о продажах. Они умеют печатать чеки и могут интегрироваться с системой управления торговлей.
- Мобильные кассы — компактные устройства, которые работают от аккумулятора и оснащены модулем для связи с интернетом. Это позволяет использовать их в любом месте, в том числе при курьерской доставке по адресу покупателя. Часто такие кассы интегрируются со смартфонами или планшетами.
- Облачные кассы — программное обеспечение, которое устанавливается на сервере и доступно через веб-интерфейс или мобильное приложение. Оно не требует наличия физического устройства в точке продаж или пункте выдачи.
- Смарт-терминалы — кассовое оборудование, в котором сочетаются функции кассового аппарата, фискального регистратора и POS-системы. Терминалы оснащены сенсорным экраном, принтером для печати чеков, модулем для оплаты с банковских карт.
Какую кассу выбрать для интернет-магазина
Известные производители онлайн-касс — Контур.Маркет, Модульбанк, Атол, Эвотор, Кит Инвест, Первый ОФД, 1С-Рарус, Дримкас, Бифит Касса. Все они выпускают разные модели ККТ — от самых простых, с базовым функционалом, до продвинутых, которые умеют работать в связке с CRM, CMS, системами учета и другими сервисами. Перед покупкой ККТ важно убедиться, что она есть в реестре налоговой.
Какую кассу выбрать, напрямую зависит от того, каким способом покупатель оплачивает товар интернет-магазина.
- Если магазин принимает деньги через интегрированную в сайт платежную систему, то необходима касса для онлайн-торговли. Подходящие модели в реестре ФНС отмечены литерой ФС. У таких устройств нет печатающего модуля, чек формируется только в электронном виде. Использовать такую кассу в пункте выдачи заказов или для оплаты через курьера нельзя.
- Если клиент оплачивает заказ дистанционно, а затем получает его в пункте выдачи или с курьером, подойдет автономная онлайн-касса. В этом случае клиент оплачивает покупку по реквизитам магазина через банкомат, в банковском отделении или в онлайн-банке. Магазин получает деньги и до конца следующего рабочего дня формирует чек. Можно напечатать бумажный чек или ограничиться электронным, если клиент оставил контакты.
- Если клиент оплачивает заказ при получении, то можно использовать мобильные кассы (выдаются каждому курьеру) или стационарные (устанавливаются в пункте выдачи или в центральном офисе).
Помимо типа онлайн-кассы также важно учитывать функции, которыми она оснащена. Небольшим виртуальным магазинам подойдет автономная онлайн-касса или касса с эквайрингом. Крупным торговым площадкам обычно важно, чтобы ККТ интегрировалась с CMS магазина, с ЮKassа, UnitPay, PayAnyWay или другой платежной системой, с 1С и прочими сервисами автоматизации бизнеса. Поэтому им стоит приобрести стационарную онлайн-кассу, смарт-терминал, фискальный регистратор.
Первые шаги в работе с онлайн-кассой
После покупки онлайн-кассы необходимо выполнить несколько подготовительных шагов к регистрации ККТ и началу работы.
- Приобрести и установить фискальный накопитель. Срок его действия определяется сферой деятельности и системой налогообложения ИП или юридического лица. После окончания срока действия фискальный накопитель нужно хранить в течение 5 лет.
- Подписать договор и оплатить услуги оператора фискальных данных, который включен в реестр аккредитованных ОФД.
- Выпустить сертификат цифровой подписи (КЭП), если его еще нет. Без него не получится отправить заявление на регистрацию онлайн-кассы.
- Подключить кассу к интернету. Мобильным кассам требуются SIM-карта, подключение по Wi-Fi или кабелю Ethernet. Стационарные модели подключаются к сети через компьютер, с которым связаны.
- Установить чековую ленту в кассу.
Далее можно подать заявление на регистрацию кассы на сайте ФНС. Для этого нужно авторизоваться в аккаунте налогоплательщика и выбрать соответствующий пункт в разделе «ККТ».
Когда ККТ присвоят регистрационный номер, нужно сформировать и напечатать на кассе отчет о регистрации, зайти в форму регистрации на сайте ФНС, кликнуть по ячейке «РНМ» и нажать «Завершить регистрацию». На экране появится поле, куда необходимо внести данные из напечатанного отчета, после чего подписать и отправить заявление.
Когда ФНС проверит регистрационные данные и сформирует карточку регистрации, останется установить и настроить по инструкции производителя кассы кассовую программу, проверить связь кассы с ОФД. После этого можно преступать к работе.
Коротко о главном
- С 2017 года онлайн-кассы обязательны для большинства организаций и ИП при продаже товаров и оказании услуг.
- Онлайн-касса отличается от обычной тем, что не просто печатает чек и регистрирует продажи, но и автоматически передает данные в налоговую через оператора фискальных данных. Это упрощает взаимодействие с налоговыми органами и снижает риск ошибок.
- Интернет-магазины обязаны использовать онлайн-кассы при расчетах с физическими лицами вне зависимости от того, как производятся расчеты (наличными, с карты, через банк и т. д.). Если компания работает только с ИП и юрлицами и принимает оплату по счетам на свой р/с с р/с клиентов, то касса не нужна.
- При выборе кассы необходимо учитывать способ оплаты и потребности бизнеса.
- Просто купить кассу недостаточно. Для начала работы нужно заключить договор с ОФД, правильно зарегистрировать и настроить ККТ, а также установить кассовую программу.
