Договор, допсоглашение и акт: три документа, которые лучше не путать

Порядочное диджитал-агентство оформляет отношения с клиентом и подрядчиками юридически: фиксирует условия сотрудничества, объем работ, сроки, порядок приемки результата. На практике сложности часто начинаются не из-за отсутствия документов, а из-за путаницы между ними. Договором пытаются закрыть приемку работ, актом — изменить условия, а дополнительное соглашение подписывают уже после того, как команда фактически начала работать по новым правилам. Разобрали для пользователей click.ru, какую задачу решает каждый документ, чем они различаются и какие ошибки встречаются чаще всего.

Что такое договор

Договор — это добровольное соглашение двух или нескольких лиц, которое устанавливает, изменяет или прекращает гражданские права и обязанности. Такое определение закреплено в статье 420 Гражданского кодекса РФ.

В практике диджитал-агентств договор — это основной документ, который фиксирует договоренности между заказчиком и исполнителем. Например, клиенту нужно разработать сайт, запустить рекламную кампанию, вести соцсети. В договоре стороны определяют, кто за что отвечает, в какие сроки выполняются работы, сколько они стоят и как клиент принимает результат.

Обычно в договоре важно зафиксировать:

• предмет договора — какие именно работы или услуги оказывает агентство;
• сроки выполнения;
• стоимость и порядок оплаты;
• этапы работ, если проект делится на части;
• порядок согласования и приемки результата;
• KPI, если они влияют на оплату;
• ответственность сторон;
• порядок обмена документами;
• условия расторжения договора;
• реквизиты сторон.

Для договора важно согласовать все существенные условия. По статье 432 ГК РФ договор считается заключенным, если стороны достигли соглашения по всем существенным условиям.

Если в документе размыто описан предмет, не указаны сроки или невозможно понять, какой результат должен быть передан клиенту, в спорной ситуации договор может плохо защищать исполнителя.

Что такое дополнительное соглашение

Дополнительное соглашение, или «допник», — это документ, с помощью которого стороны меняют, дополняют или прекращают условия уже действующего договора.

В Гражданском кодексе РФ нет отдельного универсального определения дополнительного соглашения, но есть общее правило: изменение и расторжение договора возможны по соглашению сторон, если иное не предусмотрено законом или самим договором.

Проще говоря, дополнительное соглашение нужно, когда стороны уже подписали договор, но условия сотрудничества изменились. Например:

• клиент решил увеличить объем работ;
• агентство и заказчик согласовали новый этап проекта;
• изменились сроки;
• поменялась стоимость;
• добавились KPI;
• стороны решили отказаться от части работ;
• нужно продлить договор;
• нужно расторгнуть договор по соглашению сторон.

По сути, дополнительное соглашение работает как «мини-договор» внутри основного договора. Оно не существует само по себе, а привязано к конкретному документу. Поэтому в нем обязательно указывают, к какому договору оно относится: пишут номер, дату и реквизиты сторон.

Например, агентство ведет соцсети клиента и по договору готовит 12 постов в месяц. Через два месяца клиент просит сократить объем до 8 постов и добавить ежемесячный аналитический отчет. Это не стоит фиксировать в переписке. Лучше подписать дополнительное соглашение с новыми условиями, датой вступления в силу и новой стоимостью услуг.

Если условия договора и дополнительного соглашения противоречат друг другу, на практике обычно учитывается то, что стороны отдельно согласовали в допсоглашении. Но безопаснее не доводить до противоречий: перед подписанием нужно проверить, что новый документ не конфликтует с основным договором.

Что такое акт

Акт — это документ, который подтверждает, что работа выполнена, результат передан, а заказчик его принял или зафиксировал замечания.

Для агентства акт важен не меньше договора. Договор показывает, о чем стороны договорились. Акт — что именно было сделано и принято. Если по договору предусмотрена постоплата, дата подписания акта часто становится точкой отсчета для оплаты.

Например, агентство разработало лендинг, передало клиенту ссылку на опубликованную страницу, исходники и доступы. В акте можно указать, что работы по разработке лендинга выполнены в полном объеме, результат передан, заказчик претензий не имеет, стоимость работ составляет определенную сумму.

Акт также важен для бухгалтерского учета. По статье 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичным учетным документом. В этой же статье перечислены обязательные реквизиты первичного учетного документа.

В акте стоит указать:

• название документа;
• дату составления;
• наименование сторон;
• какие работы или услуги выполнены;
• объем работ;
• стоимость;
• факт передачи и приемки результата;
• наличие или отсутствие претензий;
• срок оплаты, если работа еще не оплачена;
• подписи сторон.

Если у клиента есть замечания, он может не подписывать акт, а зафиксировать недочеты и подписать после их устранения.

Чем различаются договор, допсоглашение и акт

Главное отличие — в функции каждого документа.

Например, агентство заключило договор на разработку сайта. В договоре указали стоимость, сроки, этапы и порядок приемки. Затем клиент попросил добавить личный кабинет — стороны подписали дополнительное соглашение. После завершения первого этапа агентство передало дизайн-макеты, а клиент их принял — стороны подписали акт.

Так каждый документ выполняет свою задачу и не подменяет другой.

Типичные ошибки

Есть ряд ошибок, которые могут привести к серьезным последствиям.

1. Работать без договора

Иногда агентство начинает проект после устного согласования или переписки в мессенджере. Это рискованно: если клиент откажется платить, начнет спорить об объеме работ или изменит согласованные условия, доказать исходные договоренности будет сложно.

Договор не гарантирует, что клиент точно заплатит, но дает юридическую основу для защиты интересов агентства.

2. Описывать предмет слишком общо

Формулировки вроде «маркетинговое сопровождение», «ведение проекта», «продвижение бренда» могут быть удобны на старте, но плохо работают в конфликтных ситуациях.

Лучше конкретизировать: какие задачи должны быть выполнены, сколько итераций правок включено, какие материалы предоставляет клиент и в какие сроки.

3. Не фиксировать изменения через допсоглашение

Частая ситуация: клиент просит сдвинуть сроки. Команда соглашается, но документы не обновляет. Если возникнет спор, клиент может сослаться на первоначальный договор.

4. Подписывать акт без детализации

Акт с формулировкой «услуги оказаны» лучше, чем отсутствие акта, но он не всегда достаточно защищает агентство. Особенно если проект сложный, поэтапный.

В акте желательно указывать, какие именно работы выполнены: например, «разработаны дизайн-макеты пяти экранов», «подготовлены 10 публикаций», «настроены рекламные кампании в Директе», «передан отчет за период».

5. Не прописывать KPI

Ключевые показатели эффективности часто становятся источником конфликтов. Клиент считает, что агентство не достигло результата, агентство считает, что выполнило свою часть работы, а в договоре нет понятных критериев.

Если KPI влияет на оплату или премирование, нужно описать:

• какой показатель измеряется;
• за какой период;
• в какой системе аналитики;
• кто предоставляет доступы;
• какие факторы не зависят от агентства;
• что считается достижением KPI;
• что происходит, если KPI не достигнут.

6. Не проверять противоречия между документами

Если договор, допсоглашение и акт написаны разными людьми или собирались из разных шаблонов, могут появиться расхождения. Например, в договоре один срок оплаты, в допсоглашении другой, а в акте третий.

Перед подписанием важно сверить документы между собой: даты, суммы, названия работ, этапы, сроки оплаты и реквизиты сторон.