Как выстроить процессы в агентстве для эффективного отслеживания тендеров

Тендеры — один из ключевых инструментов для работы с крупными заказчиками. Для агентств это возможность выйти на новые бюджеты и проекты. Разобрались для читателей блога click.ru, как отслеживать тендеры и повысить шансы на победу.

Почему агентства проигрывают тендеры еще до подачи заявки

Одна из частых ошибок — воспринимать тендер как первую точку контакта с заказчиком. Все перечисленные ниже элементы формируют так называемую предтендерную историю — фон, на котором комиссия оценивает компанию до изучения коммерческого предложения.

Публичная экспертность

Когда заказчик изучает информацию об агентстве, он ожидает увидеть статьи, кейсы и аналитические материалы. Публикации формируют образ компетентной команды и постепенно повышают доверие.

Отраслевые рейтинги

Даже если компания не входит в топ-3, само присутствие в рейтингах говорит о прозрачности бизнеса и активности на рынке.

Профессиональные объединения

Участие в ассоциациях вроде АКАР или РАЭК показывает небезразличие к отрасли и серьезный подход к работе. Для госзаказчиков этот критерий может быть критически важным.

Сценарии тендеров

Тендеры могут проходить по разным сценариям.

Запрос предложений по электронной почте. Все участники получают одинаковый бриф. Оценка может идти как по цене, так и по качеству. Формат гибкий — можно общаться с заказчиком и уточнять детали.

Аукцион на площадке. Участники делают ставки открыто или вслепую. Побеждает лучшее финальное предложение. Коммуникация ограничена правилами площадки и обычно не выходит за ее пределы.

Закрытый тендер. Участвует ограниченный список подрядчиков. Часто выигрывает первое сильное предложение. Процесс максимально формализован, требования жестко зафиксированы.

Где искать тендеры

Компании проводят тендеры в разных форматах. Чаще всего — через электронные торговые площадки (ЭТП), где размещаются закупки как от госструктур, так и от бизнеса.

При этом важно различать ЭТП и агрегаторы:

• ЭТП — это площадки, где проходят сами торги;
• агрегаторы — это сервисы-поисковики, которые собирают тендеры с разных источников, но не проводят закупки.

Вот несколько площадок, где можно найти подходящие тендеры.

Workspace

Платформа, созданная под задачи диджитал-рынка. В отличие от универсальных тендерных площадок, процессы и инструменты на Workspace изначально заточены под специфику отрасли: от формата брифов до оценки подрядчиков.

Workspace

• возможность быстро отсортировать тендеры по сроку подачи заявок и услугам;
• простой и понятный интерфейс;
• минимум бюрократии и упрощенная регистрация.

Минусы:

• сравнительно небольшие бюджеты тендеров;
• нет возможности работать с госзаказами.

Госзакупки

Крупная федеральная электронная тендерная площадка для размещения муниципальных и государственных заказов. Согласно требованию ФЗ № 44, все тендеры государственных организаций сначала должны появиться тут. Только после соблюдения условий они становятся доступны на других сайтах с тендерами.

Госзакупки

Несмотря на общий профиль, здесь представлено много тендеров для диджитал-сферы, в основном IT. Госзакупки — тендерная площадка для опытных игроков, готовых к бюрократии и сложным процедурам.

Плюсы:

• крупные тендеры с высокими бюджетами, которые часто достигают десятков и сотен миллионов рублей;
• доступ к заказчикам из госсектора и серьезных организаций;
• по каждому тендеру показывается начальная цена, в фильтрах можно выбрать этап закупки.

Минусы:

• строгое регулирование законодательством (44-ФЗ и 223-ФЗ). Это снижает субъективность при выборе подрядчика, но требует точного соблюдения всех формальных требований;
• необходимое наличие электронной подписи, аккредитации, а также часто регистрации в реестре поставщиков и наличия специального счета. В ряде случаев требуется членство в СРО и подтвержденный опыт реализации проектов.

B2B‑Center

Крупная мульти‑индустриальная B2B‑площадка с тендерами от ведущих государственных и частных компаний на разные товары и услуги, включая диджитал‑пакеты. Работает на рынке с 2010 года. Здесь можно найти тендеры на разработку CRM, поддержку сайтов и комплексное продвижение.

B2B‑Center

Плюсы:

• крупные тендеры и стабильные бюджеты;
• охват всех этапов закупки, от переговоров и запросов предложений до аукционов. Это позволяет выстраивать работу в единой системе;
• удобная фильтрация по отраслям;
• обучающие материалы по работе с тендерами;
• собственный центр выдачи ЭЦП.

Минусы:

• относительно немного тендеров на рекламу по сравнению с профильными площадками;
• участие в части торгов платное;
• высокие тарифы.

РосЭлТорг

Электронная торговая площадка для госзакупок по 44‑ФЗ и 223‑ФЗ, а также для коммерческих торгов. Здесь регулярно появляются заказы на разработку ПО, создание и поддержку сайтов. Подходит как крупным агентствам, так и небольшим командам. Все процедуры строго стандартизированы. Это делает процесс предсказуемым, но добавляет бюрократию и может замедлять работу.

РосЭлТорг

Плюсы:

• возможность фильтровать закупки по ключевым словам, начальной цене, статусу торгов и срокам подачи заявок;
• интуитивная навигация, простой интерфейс;
• помощь с регистрацией в ЕИС и прохождением аккредитации;
• встроенные финансовые инструменты (например, кредиты под исполнение контракта);
• возможность оформить и продлить электронную подпись.

Минусы:

• много тендеров с относительно небольшими бюджетами;
• ограниченные параметры фильтрации по сравнению с другими площадками.

Bidzaar

Современная площадка для коммерческих тендеров, которая активно растет в digital-сегменте. Основной фокус — простота, скорость и доступность для небольших команд. Большинство проектов и бюджетов соответствуют задачам малого и среднего бизнеса. Площадка хорошо подходит для начинающих агентств, студий и фрилансеров. Сортировка тендеров базовая: можно выбрать по дате публикации или по сроку приема заявок.

Bidzaar

Плюсы:

• удобный поиск по тегам;
• минимум формальностей. Регистрация проходит быстро, интерфейс понятный, а для подачи заявки не нужны сложные процедуры. Это снижает порог входа и экономит время;
• инструменты для коммуникации и отслеживания хода сделки, что помогает обеим сторонам держать процесс под контролем;
• справочный центр с материалами и ответами на частые вопросы;
• комиссия только в случае выигрыша;
• среди заказчиков — крупные бренды (например, Ozon и «Додо Пицца»);
• не требуется электронная подпись.

Минусы:

• относительно небольшое количество тендеров;
• нет госзаказов;
• бюджеты часто ниже среднего;
• заказчики не всегда публикуют итоги или могут затягивать сроки.

Как фильтровать тендеры: критерии отбора и оценка перспективности

Чтобы выбрать закупку, важно заранее оценить условия и риски. Если речь об открытом тендере, стоит обратить внимание на несколько ключевых факторов.

Сроки

Проверьте, когда опубликован тендер и сколько времени осталось до дедлайна. Если на подготовку мало дней, есть риск не успеть сделать качественную заявку. Также важно, когда вас пригласили: если не сразу, возможно, основной подрядчик уже выбран, а остальные участники нужны формально.

Анкета и кейсы

Иногда заказчики задают некорректные или избыточные требования. Например, просят раскрыть конфиденциальные данные клиентов. В таких случаях лучше отвечать в допустимых рамках. Если же заказчик настаивает на деталях, это может быть сигнал о потенциальных сложностях в работе.

Смета

Детализированная смета обычно говорит о том, что у заказчика есть опыт и понимание реальной стоимости работ. Однако чрезмерно точная проработка может быть сигналом, что тендер готовился под конкретного подрядчика. С другой стороны, полное отсутствие детализации — тоже риск. Это может означать, что заказчик не до конца понимает процесс и в ходе работы будет предлагать неэффективные решения.

Шаблон договора

Если к документации приложен договор, его стоит внимательно изучить заранее. Чаще всего именно эта версия и будет финальной, без существенных изменений.

Начальная максимальная цена (НМЦ)

Если заявленная стоимость заметно ниже рынка, это повод насторожиться. Такие тендеры часто оказываются невыгодными: условия могут быть непрозрачными, а маржа — минимальной.

Для участия в тендерах нужны существенные ресурсы, поэтому лучше входить только в те проекты, где шансы на победу достаточно высоки. Обычно ориентируются на вероятность выше 50% — ее можно оценить по опыту участия в похожих тендерах и составу конкурентов. При этом важно заранее понять, что поможет выиграть: без четкого ответа на вопрос участие может быть нецелесообразным.

Распределение ролей: кто в агентстве отвечает за тендерный процесс

Проблем с подготовкой к тендерам станет меньше, если максимально автоматизировать процесс. Для этого важны две вещи: четкое распределение ответственности и регламентация работы.

Распределение ответственности за подготовку

В компании должен быть специалист или отдел, который ищет и отбирает тендеры. Другие сотрудники подключаются минимально: предоставляют информацию, необходимую для заявки, документы или готовят отдельные части тендерного задания.

По сути, тендерный специалист выполняет роль проджект-менеджера. Он отбирает подходящие варианты и передает их руководителю профильного направления. Руководитель оценивает техническое задание, рассчитывает маржинальность, анализирует риски и затраты на участие.

Чтобы ускорить анализ, тендерный специалист заранее собирает сводную таблицу с основными параметрами: условиями закупки, бюджетом, критериями оценки, расходами и блокирующими факторами.

Профильные специалисты подключаются после предварительного одобрения. Они помогают подготовить коммерческое предложение и выполнить требования заказчика. Так, например, бухгалтерия оформляет документы и проводит оплату, HR предоставляет информацию о сотрудниках, юристы согласуют договоры и NDA. Координацию и сбор всех материалов ведет тендерный специалист.

Задача тендерного специалиста — не нагружать другие отделы компании дополнительной работой и не мешать основным процессам в компании, а корректно упаковывать их для тендеров.

В небольших командах задачи тендерного специалиста могут распределяться между сотрудниками, например руководителем проектов и аккаунт-менеджером.

Полезно, если в команде есть человек с опытом работы на конкретной тендерной площадке. Интерфейсы и процессы могут различаться. Знание нюансов упрощает подготовку заявки и снижает риски.

Унификация процесса работы с тендерами

Работу упрощает единая база знаний: шаблоны заявок, инструкции, типовые документы. Важно организовать процесс так, чтобы даже новый сотрудник мог быстро разобраться и не тратить лишнее время на оформление. Для хранения данных подойдут CRM, облачные хранилища или Google-таблицы.

Документы нужно регулярно обновлять: кадровой службе — предоставлять данные по новым сотрудникам, бухгалтерии — справки и отчеты в начале каждого квартала. За актуальность отвечает тендерный специалист.

Как организовать систему отслеживания тендеров

Чтобы работа с тендерами была системной, важно заранее определить правила и зафиксировать подход к отбору.

Периодичность мониторинга

Частота поиска зависит от ресурсов команды. Например, тендерный специалист может ежедневно просматривать новые закупки и отбирать несколько штук для детального анализа по ключевым критериям. В таком режиме агентство способно участвовать в пяти-шести тендерах каждую неделю.

Поиск новых тендерных площадок

Если на привычных платформах нет подходящих предложений, стоит расширять список источников: искать новые площадки через агрегаторы, рекомендации коллег и отраслевые подборки. Это помогает не только находить больше возможностей, но и лучше понимать особенности разных систем.

Работа с аккредитацией

Иногда подходящий тендер появляется на площадке, где у компании еще нет аккредитации. В таком случае можно не успеть заполнить заявку сразу, но это повод заранее подготовиться и выйти на следующие закупки.

Со временем новые площадки могут частично заменить старые: у них бывает более удобный функционал и более крупные заказчики. Поэтому регулярное тестирование новых источников — важная часть тендерной стратегии.

Как подготовить тендерную заявку

Подготовка тендерной заявки — это серьезный процесс, который состоит из анализа условий, сбора пакета документов и подачи заявки.

Предварительная работа

Подаче заявки на тендер предшествует большая подготовительная работа.

Изучение ТЗ и документации тендера

Перед подачей заявки важно внимательно изучить техническое задание и условия тендера. Агентство должно быть уверено, что сможет выполнить требования.

Не стоит участвовать в проектах, где не хватает экспертизы или есть сомнительные условия. Также важно оценить прозрачность условий. Если компания не раскрывает информацию о себе, размещает тендер на сомнительных ресурсах или требует большой объем бесплатных работ — это повод насторожиться.

До того как решиться участвовать, стоит проверить документацию тендера и клиента в открытых источниках: судебные дела, бухгалтерский баланс, дату регистрации компании. Не только заказчик выбирает подрядчика, но и агентство принимает решение о сотрудничестве.

Если условия или документы вызывают вопросы, лучше уточнить их заранее или отказаться от участия.

Брифинг с заказчиком

До подачи заявки важно понять ожидания клиента и убедиться, что соответствуете им. Иногда заказчики сами предлагают пообщаться, иногда диалог стоит инициировать самостоятельно.

Подготовка документов

Именно по документам заявка проходит первичный отбор. Базовый набор определен в Федеральном законе «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» № 223-ФЗ.

К заявке всегда прикладываются уставные документы, например приказ о назначении генерального директора, устав, ОГРН, ИНН или Лист записи о регистрации компании, сведения о расчетных счетах, бухгалтерские документы за несколько лет. Дополнительно заказчик может запросить специфическую информацию: от контактов до описания всех контрактов с подобных запросом по предмету тендера за последние три года. Подобную информацию лучше собрать заранее и хранить в базе знаний. Каждый заказчик четко указывает, что нужно приложить в заявке. Документов можно дать больше, чем требуется, но не меньше.

Что важно учесть при подаче заявки

Структура заявки может различаться, но всегда потребуется пакет документов и анкета с информацией о компании, а иногда — выполнение творческого задания. На шансы повлиять сложно: многое зависит от опыта команды, специфики заказчика и самой площадки. Но есть несколько практических рекомендаций, которые помогают повысить вероятность победы.

Готовьтесь заранее

На сбор документов и оформление заявки всегда уходит больше времени, чем кажется. Часто возникают технические сложности на площадках: файлы не загружаются или отображаются некорректно. Поэтому лучше планировать завершение подготовки минимум за сутки до дедлайна. Отдельно стоит заложить время на оформление электронной подписи — это может занять около недели.

Внимательно читайте требования

Даже одно пропущенное условие может привести к отклонению заявки. Требования часто объемные, но игнорировать детали нельзя. Ошибки на этом этапе обходятся дорого — команда тратит время, а заявку не принимают.

Проверяйте условия NDA

В соглашениях могут быть штрафы и обязательства, которые создают риски еще до начала работы. Если заказчик требует подписать NDA без обсуждения, стоит оценить, готовы ли вы к таким условиям.

Показывайте опыт

Хорошо работают отзывы клиентов, но основной акцент лучше делать на релевантных кейсах — проектах из той же отрасли или с похожими задачами. Это напрямую влияет на восприятие экспертизы.

Старайтесь дать больше, чем указано в ТЗ

Это особенно важно для участников креативных тендеров. Не ограничивайтесь формальными требованиями. Даже если вы точно и качественно выполнили задание, это не гарантирует победу. Часто выигрывают те, кто выходит за рамки брифа и предлагает дополнительные идеи — заказчики это ценят. Четкое ТЗ — это хорошая основа, но важно подумать, какие еще задачи можно закрыть для клиента.

Учитывайте собственные интересы

Эксперты советуют агентствам закладывать в цену риск медиаинфляции, работать на агентских договорах, учитывать собственный режим налогообложения. Важно на старте понять, будет ли агентство принимать участие в креативных тендерах.

Как анализировать результаты тендеров и повышать процент выигрыша

Выигрыш в тендерах зависит не только от сильной заявки, но и от системной работы с результатами. Если не разбирать итоги, сложно понять, что именно сработало, а что — нет.

Фиксируйте ключевые данные по каждому тендеру

После каждого участия важно собрать базовую аналитику:

• бюджет и тип тендера;
• кто участвовал;
• ваше предложение (цена, сроки, подход);
• результат (выигрыш/проигрыш);
• причина отказа (если есть обратная связь).

Лучше вести все в одной таблице, чтобы быстрее находить закономерности.

Разбирайте проигрыши, а не только победы

Основная ценность — именно в проигранных тендерах.

Например, вы проиграли:

• из-за цены. Возможно, завышаете стоимость или не учитываете рыночные условия;
• опыта. Не хватает релевантных кейсов в заявке;
• без объяснений. Проблема может быть в оформлении заявки или коммуникации.

Если есть возможность, запрашивайте обратную связь у заказчика. Даже короткий ответ дает больше, чем предположения.

Смотрите на воронку, а не на отдельные кейсы

Важно считать не только количество выигрышей и проигрышей, а всю цепочку: сколько тендеров отобрали, заявок подали, дошли до финала. Так видно, где именно просадка:

• мало доходите до финала, возможно, у вас слабая заявка или позиционирование;
• часто в финале, но не выигрываете, вероятно, вопрос в цене или доверии.

Анализируйте конкурентов

Даже ограниченная информация дает понимание:

• какие компании чаще выигрывают;
• какие кейсы они показывают;
• как формулируют предложения.

Со временем формируется ориентир, что считается нормой на этом рынке.

Тестируйте гипотезы

• Меняйте структуру заявки.
• По-разному упаковывайте кейсы.
• Тестируйте подачу (короче/подробнее, больше цифр / больше смысла).
• Пробуйте разные ценовые модели.

Важно: меняйте один параметр за раз, чтобы понимать, что влияет на результат.

Формируйте внутренние критерии участия

Не все тендеры стоит брать. Со временем появляется понимание:

• в каких нишах вы выигрываете чаще;
• с какими бюджетами есть смысл заходить;
• где шансы ниже определенного порога.

Это позволяет экономить ресурсы и повышать общий процент выигрыша.

Улучшайте упаковку, а не только предложение

Часто выигрывает не тот, у кого лучше решение, а тот, кто понятнее его объяснил.

Проверьте:

• понятно ли сформулирована идея;
• есть ли конкретные результаты в кейсах;
• видно ли, как вы будете решать задачу клиента.