Автоматизация сбора отчетности: когда нужна, цели, шаги и инструменты

Собирать отчеты — дело нужное, но часто утомительное. Особенно если приходится вручную вытаскивать данные из разных источников, сводить таблицы, проверять формулы и по несколько раз перепроверять цифры. На это уходит масса времени и нервов, а результат все равно может содержать ошибки. К счастью, этот процесс можно автоматизировать. Это не только сэкономит ресурсы, но и сделает управленческий учет более точным и быстрым.

В статье разберемся, зачем и когда нужна автоматизация сбора отчетности, как ее провести, а также какие инструменты для этого существуют и применяются в click.ru.

Для чего автоматизировать сбор отчетности

Чтобы эффективно управлять бизнесом, важно понимать, что происходит с финансами компании. Для этого и нужен управленческий учет.

Но если отчетность собирается вручную, большая часть времени уходит не на анализ, а на скучную рутину: сводку данных, проверку формул, выверку таблиц. Из-за этого отчеты обычно готовятся раз в месяц — и то с задержками. Информация быстро устаревает, а ошибки, которые неизбежно возникают при ручной работе, искажают картину и мешают принимать верные решения.

Кроме того, простые таблицы часто сложны для восприятия. Без понятной визуализации сложно понять, на что нужно обратить внимание.

Автоматизация управленческого учета решает эти проблемы. Она помогает навести порядок в данных, выстроить между ними связи, наглядно отразить показатели через графики и диаграммы. Информация становится не просто доступной, а действительно полезной.

Главная цель автоматизации — сделать так, чтобы руководство получало точные, понятные и своевременные данные. Чтобы достичь этого, она выполняет следующие задачи:

• объединяет всю управленческую отчетность в одну систему, где разные отделы могут принимать решения, опираясь на одни и те же цифры;
• снижает нагрузку на сотрудников — меньше рутины, больше времени на реальную аналитику и развитие;
• упрощает финансовое планирование: можно автоматизировать бюджеты и платежные календари;
• сводит к минимуму ошибки, связанные с человеческим фактором;
• показывает взаимосвязь между показателями, что помогает точнее прогнозировать и повышать прибыль;
• дает возможность оперативно отслеживать ключевые метрики бизнеса.

Автоматизация управленческого учета особенно полезна малому и среднему бизнесу. Она помогает выстроить прозрачную и понятную систему управления. Руководитель видит полную картину, а не отдельные фрагменты. Финансисты работают быстрее и точнее. А компания в целом начинает двигаться вперед увереннее и осознаннее.

Когда стоит переходить на автоматизированный управленческий учет

Переход к автоматизации требует вложений: денег, времени, усилий команды. Поэтому перед стартом важно честно оценить, готова ли компания к таким изменениям. Если с финансами все в порядке, стоит обратить внимание и на другие моменты.

1. Бизнес еще маленький и только начал работу. Это не помеха для автоматизации. Главное — трезво оценить, насколько оправданы затраты на данном этапе. Если есть возможность инвестировать в систему — отлично, можно начинать.
2. Собственник отстранился от отчетности или не видит в ней смысла. Такое бывает, особенно если раньше все сводилось к бесконечным и запутанным таблицам. Здесь важно сначала показать, какую пользу принесет автоматизация: как она упростит жизнь, поможет видеть реальную картину и принимать взвешенные решения. Без поддержки собственника серьезные изменения внедрить будет сложно.
3. Владелец бизнеса не готов делиться цифрами с командой. Если все завязано только на одном человеке, это тормозит развитие. Бизнесу нужно расти, а значит — делегировать и открываться. Необходимо донести, что доступ к данным (в разумных пределах) помогает сотрудникам принимать решения и нести ответственность.
4. Нет ответственных за учет и внесение данных. Чтобы система работала, нужно понимать, кто за что отвечает: кто собирает данные, кто проверяет, кто готовит отчеты. Эти роли важно распределить еще на этапе подготовки.

Если вы учли все эти моменты — можно смело двигаться дальше.

Как автоматизировать сбор отчетности: пошаговый план

Автоматизация управленческого учета — не самая быстрая задача, зато, если все правильно настроить с самого начала, дальше отчетность будет собираться легко и почти без вашего участия. Рассмотрим, с чего стоит начать.

1. Определите, откуда брать данные. Сначала нужно понять, какие данные у вас уже есть и где они хранятся. Это необходимо, чтобы новая система могла с ними работать.

Пот примеры источников:

• для отчета о движении денежных средств (ОДДС). Банковские выписки, кассовые данные, внутренние чаты, где сотрудники фиксируют платежи;
• для расчета чистой прибыли. Поступления, продажи, складской учет, зарплаты, налоги, амортизация и другие;
• для управленческого баланса. Информация по долгам (дебиторка и кредиторка), кредитам, основным средствам.

2. Проверьте, насколько данные полные и точные. Есть ли в источниках все данные и вовремя ли они поступают? Например, в ОДДС важно, чтобы остатки по счету были реальными.

3. Разберитесь с текущими процессами. Соберите все имеющиеся данные и посмотрите, как они попадают в систему:

• кто отвечает за ввод информации;
• как часто данные обновляются;
• вручную ли все вносится или есть интеграции;
• соблюдаются ли сроки.

Обычно на этом этапе проводят небольшие интервью с сотрудниками и проверяют таблицы и CRM. Часто в процессе всплывают дубли, путаница и несогласованные действия. Это нормально — важно все выявить и привести в порядок.

4. Выберите подходящее программное обеспечение. Программа должна уметь работать с вашими источниками: напрямую или через интеграции. Не гонитесь за самыми дорогими решениями — главное, чтобы система подходила под ваш бизнес. Популярные решения — «Финтабло» и «1С». Также можно воспользоваться такими CRM-системами и сервисами, как Аспро.Cloud, Planfix или «Мегаплан», которые есть в маркетплейсе click.ru — они доступны бесплатно, за баллы, заработанные на партнерской программе.

Интерфейсы и функции сервисов: «Финтабло», Аспро.Cloud, «Мегаплан», «1С», Planfix

5. Настройте структуру отчетов. Для этого нужно решить:

• какие статьи доходов и расходов будут в системе;
• как их сгруппировать по разделам отчета, например какие из них — операционные, а какие — производственные;
• как будут считаться ключевые показатели, например валовая прибыль или денежный остаток.

Не пытайтесь сразу сделать все идеально. Начните с базовой версии, а детали доработаете по ходу. Не усложняйте отчет слишком сильной детализацией, если в ней нет реальной пользы.

6. Пропишите правила работы с системой. Обязательно сделайте понятную инструкцию для сотрудников:

• какие данные вносить;
• как правильно выбирать статьи;
• как связаны между собой отчеты (например, почему изменение в ОДДС может повлиять на отчет о прибыли).

Если у вас в команде есть сотрудники, которые не любят перемены — покажите, как автоматизация упростит им жизнь: не надо будет вручную переносить цифры, пересматривать таблицы и бояться ошибиться.

7. Подключите источники данных к системе. Настройте интеграции (автоматическое обновление) или загрузку данных вручную. Объясните каждому, кто отвечает за данные и как теперь все работает.

8. Назначьте ответственных за каждую часть данных. У каждой таблицы, отчета или показателя должен быть человек, который следит за их актуальностью. Это нужно, чтобы в случае ошибок было понятно, к кому идти. Подготовьте инструкции, чек-листы или проведите внутреннее обучение, чтобы никто не растерялся.

9. Проверьте, все ли работает корректно. Когда все настроено, сравните данные в системе с источниками. Если есть расхождения — их нужно исправить сразу.

10. Подведите итоги и расскажите о них собственнику. На финальном этапе покажите результаты владельцу бизнеса:

• что получилось настроить;
• как теперь работает отчетность;
• каких целей удалось достичь;
• как это поможет принимать более точные управленческие решения.

Обязательно донесите до всей команды, что теперь компания работает по-новому. Автоматизированный управленческий учет должен стать не разовым проектом, а рабочим инструментом на каждый день.