Что такое ФОТ

ФОТ (фонд оплаты труда) — это сумма всех денежных средств, начисленных сотрудникам за их труд за определенный период (чаще всего за месяц). В состав фонда входят не только оклады или тарифные ставки, но и премии, надбавки, компенсации, оплата отпусков, больничных и прочие выплаты, связанные с трудовыми отношениями.

Что входит в ФОТ

Фонд оплаты труда условно делится на три группы.

1. Оплата за отработанное время (основная заработная плата). Это выплаты, напрямую связанные с количеством и качеством выполненной работы:

оклад или тарифная ставка. Фиксированная сумма за месяц, день, час;
сдельная оплата. За количество произведенной продукции или выполненных операций;
процент от продаж. Для сотрудников с переменной частью дохода, например менеджеров по продажам;
доплаты и надбавки. За квалификацию, работу в ночное время, совмещение профессий или расширение зоны обслуживания, вредные и опасные условия труда, работу в выходные и праздничные дни и другие.

2. Оплата за неотработанное время. Сотрудник не работает, но получает деньги в соответствии с законодательством:

оплата отпуска (ежегодного, учебного, дополнительного);
оплата больничных листов (в том числе по уходу за ребенком);
выплаты за время командировок (если предусмотрено внутренними нормативами);
оплата простоев по вине работодателя;
выходные пособия при увольнении (включаются в состав ФОТ по некоторым методикам).

3. Стимулирующие и компенсационные выплаты. Направлены на мотивацию сотрудников и компенсацию издержек, связанных с выполнением трудовых обязанностей:

премии и бонусы. Квартальные, годовые, за выполнение KPI, по итогам работы, материальная помощь (если она предусмотрена трудовым договором или положением о премировании);
компенсации. За использование личного транспорта или оборудования, за разъездной характер работы, за переезд в другой город по инициативе работодателя и другие.

В чем разница между ФОТ и фондом заработной платы (ФЗП)

У фонда заработной платы (ФЗП), как и у ФОТ, нет строго закрепленного определения. Компании сами решают, какие выплаты включать в ФЗП, а какие — нет. Поэтому границы между этими понятиями могут варьироваться в зависимости от подхода конкретного работодателя.

На практике ФЗП чаще всего трактуют как начисления за реально отработанное время, то есть саму заработную плату сотрудников. Это оклады, сдельная оплата и премии. При этом суммы обычно указываются с учетом налогов и страховых взносов. Поэтому ФЗП считается составной частью ФОТ.

В небольших компаниях или у начинающих предпринимателей ФОТ часто приравнивается к ФЗП, так как отсутствуют дополнительные выплаты, такие как компенсации или соцпакет.

Допустим, сотруднику за месяц начислено:

оклад — 100 000 ₽;
премия — 10 000 ₽;
оплата больничного — 5 000 ₽;
компенсация за проезд — 2 000 ₽.

В этом случае:

ФЗП = 110 000 ₽ (оклад + премия);
ФОТ = 117 000 ₽ (оклад + премия + больничный + компенсация).

Как рассчитывают ФОТ

Расчет фонда оплаты труда зависит от численности персонала, формы оплаты труда и включаемых выплат.

Вот базовая формула:

ФОТ = ∑ (Оклад или ставка × отработанное время + премии + надбавки + компенсации + оплата отпусков и больничных).

Приведем пример расчета. Допустим, в компании 3 сотрудника. Рассчитаем ФОТ за месяц:

Сотрудник	Оклад	Премия	Надбавка за стаж	Оплата отпуска	Итого
Иванов	70 000 ₽	10 000 ₽	3000 ₽	0 ₽	83 000 ₽
Петров	60 000 ₽	5000 ₽	0 ₽	20 000 ₽	85 000 ₽
Сидоров	80 000 ₽	0 ₽	0 ₽	0 ₽	80 000 ₽

Итоговый ФОТ за месяц = 83 000 + 85 000 + 80 000 = 248 000 ₽.

Теперь отметим, что важно учитывать при расчете ФОТ.

1. Численность персонала. ФОТ часто рассчитывают в среднем на одного сотрудника:

Средний ФОТ = Общий ФОТ / Количество сотрудников.

2. Период. Расчет может быть:

ежемесячным (самый распространенный);
квартальным;
годовым (например, для бюджета компании или бизнес-плана).

3. Форма оплаты труда:

повременная. Считается по окладу и отработанному времени;
сдельная. По количеству выполненных работ;
смешанная. Фиксированная + премии/бонусы (учитываются отдельно).

4. Компенсации и льготы. Не забывайте включать:

оплату больничных;
отпускные;
надбавки за ночные или праздничные смены;
компенсации за ГСМ, мобильную связь, питание и другие (если облагаются налогами).

Вот распространенная формула для планирования ФОТ:

ФОТ = (Средний оклад × Кол-во сотрудников × 12 мес.) + Годовой фонд премий + Компенсации и отпускные.

Как компании планируют фонд оплаты труда

Планирование ФОТ — это один из ключевых элементов финансового и кадрового планирования компании. Оно помогает контролировать расходы на персонал, формировать бюджет, рассчитывать налоги и поддерживать эффективность бизнеса.

Рассмотрим этапы этого процесса.

1. Анализ текущих затрат на персонал. Компания анализирует:

фактический ФОТ за прошлые периоды (месяцы, кварталы, год);
среднюю зарплату по должностям;
структуру выплат (оклады, премии, компенсации и прочие);
численность персонала и ее динамику.

Цель — понять, сколько тратят и как формируются эти траты.

2. Определение штатной численности. Планируется:

количество сотрудников по отделам;
новые вакансии (расширение штата);
текучесть кадров, отпуска по уходу за ребенком и другие аспекты.

Это позволяет прогнозировать общую нагрузку на ФОТ.

3. Определение уровня оплаты труда:

устанавливаются оклады, надбавки, премиальные системы;
учитываются отраслевые стандарты, конкурентоспособность зарплаты;
закладываются индексации (например, на инфляцию или по KPI).

На этом этапе важно предусмотреть мотивационную систему.

4. Учет налогов и обязательных взносов. К начисленной зарплате добавляются страховые взносы: в ПФР, ФСС, ФОМС. Обычно добавляют 30–32% от ФОТ для точного планирования общих расходов на персонал.

Формула:

ФОТ (чистый) + взносы = ФОТ с налоговой нагрузкой.

5. Учет отпусков, больничных и компенсаций:

планируется среднее число отпускных выплат в год;
закладываются суммы на больничные, выходные пособия, командировки, ГСМ и другие;
иногда включают расходы на ДМС, питание, мобильную связь и прочее.

6. Формирование бюджета ФОТ. На основе всех данных составляется годовой или квартальный график ФОТ с помесячной детализацией. В него входят:

постоянная часть (оклады);
переменная часть (премии, надбавки);
компенсации;
налоги;
резерв (например, 5–10% на непредвиденные расходы).

7. Контроль и корректировка. ФОТ не планируется один раз — его ежемесячно сравнивают с фактическими затратами и при необходимости корректируют:

при изменении численности штата;
при росте или снижении продаж (если премии зависят от выручки);
при изменении законодательства (например, по НДФЛ или страховым взносам).

Вот примерный шаблон структуры планируемого ФОТ:

Показатель	Значение
Средний оклад	70 000 ₽
Число сотрудников	50
ФОТ (оклады × 12 мес.)	42 000 000 ₽
Годовой фонд премий	6 000 000 ₽
Компенсации и соцпакет	2 000 000 ₽
Резерв (10%)	5 000 000 ₽
Итоговый плановый ФОТ	55 000 000 ₽

Вопросы-ответы

Для планирования бюджета компании, расчета налогов и взносов, анализа эффективности использования труда и отчетности перед государственными органами.

Выплаты по гражданско-правовым договорам (не трудовым).
Командировочные расходы (проезд, проживание, суточные — если не облагаются налогами).
Дивиденды.
Подарки и бонусы, не оформленные как часть системы оплаты труда.

В зависимости от отрасли и компании структура может отличаться, но в среднем: