Компании перешли на удаленку и понеслось: одни сотрудники полдня делают уроки с детьми, другие тоскливо смотрят в окно и не могут заставить себя поработать, третьи вовсю наслаждаются просмотром сериалов и мемов с котиками. И лишь немногим удается работать как минимум не хуже, чем в офисе.
Что делать в этой ситуации, чтобы сохранить продуктивность и не растерять команду? Что может упростить задачу руководителям и менеджерам?
Мы собрали сервисы, которые помогают удаленным командам строить рабочие процессы и справляться с организационными трудностями.
Слежка — не решение
Если вы хотите заставить работников установить на их личные компьютеры и телефоны софт для слежки, контролировать каждое движение сотрудников, делать внезапные видео-звонки, требовать отчеты с фотографией рабочего места и скриншотами, вынуждать людей сидеть с включенной вебкамерой с 9 до 18 часов под угрозой увольнения или отказа в выплате зарплаты, мы вынуждены напомнить, что крепостное право отменили в 1861 году.
Если ваши сотрудники не способны работать, когда вы не стоите у них над душой и не проверяете, что они делают, каждые 10 минут, проблема не в них, а в вас.
Как перестроиться на удаленку
Глобальная смена формата требует вдумчивых решений. Не все сотрудники легко входят в рабочий ритм — и нужно им помочь. И помогать регулярно, пока вы не увидите стабильную работу на приемлемом уровне.
Что можно сделать
- Сместить фокус с процесса на результат.
У каждого человека в команде должны быть понятные, адекватные задачи, KPI, дедлайны. Когда он работает — не ваша забота. Для большинства проектов достаточно, чтобы сотрудник был на связи в определенный промежуток времени каждый день, выполнял задачи качественно и соблюдал сроки. Пусть люди тратят время на работу, а не на изобретение способов обмануть систему контроля. Исключение — горящие, мега-срочные проекты, в которых принимает участие вся команда или большая ее часть.
- Напомнить команде, что если возникают сложности в работе, можно и нужно обращаться за помощью.
А также мягко контролировать часть задач в процессе выполнения, особенно в работе с новыми сотрудниками и с теми, кто скорее сделает всё как попало, чем признается, что не понял задание или не может с ним справиться.
- Попросить людей отчитываться о своих действиях в свободной форме.
Пример: утром в понедельник сотрудник отправляет руководителю план на неделю, вечером в пятницу пишет, что успел сделать. Важно: эти отчеты должны отнимать минимум времени! Также раз в неделю можно устраивать быструю планерку для всей команды.
- Следить за перемещением задач на канбан-досках и в CRM.
Это поможет быстро выявить проблемы, не дергая сотрудников каждый час.
Полезные сервисы
- Битрикс24, Worksection и другие CRM.
Просите ваших сотрудников запускать счетчик времени при выполнении задач — тогда вы будете знать, сколько времени потрачено на каждую задачу, насколько быстро и эффективно работает каждый сотрудник.
- Planfix.ru: отчеты, ежедневники, аналитика, база знаний компании, работа с документами, управление сделками и пр.
Сервис упрощает коммуникации, помогает контролировать работу удаленной команды на проектах. Есть бесплатная версия (до 5 сотрудников), на остальных тарифных планах стоимость — от 2 до 6,3 евро за человека.
- Сервисы для коммуникаций: Slack, Zoom, Google Hangouts, Skype.
Можно комбинировать разные решения: например, использовать Slack для чатов, Google Hangouts или Zoom для созвонов, закрытую трансляцию на YouTube для лекций или обращения собственника/руководителя к команде.
- Доски и списки задач: Trello, Todoist, MeisterTask, Asana, Jira, Kaiten, TickTick, Basecamp и пр.
Выбор огромный — берите то, что вам больше подходит по функционалу, удобству и стоимости. Чтобы упростить выбор, сориентируем по цене.
- В Trello есть ограниченная бесплатная версия, которой вполне хватит для работы с небольшой командой; платная стоит от $9,99 в месяц.
- Todoist предоставляет бесплатный доступ для команд на 30 дней, платные тарифы начинаются с 229 рублей за человека в месяц.
- MeisterTask бесплатен при любом количестве сотрудников, если у вас 3 проекта, но если проектов больше, нужно платить от $8,25 в месяц.
- У Asana есть бесплатный вариант с ограниченным функционалом для команд до 15 человек; самый недорогой тариф — $10,99 в месяц.
- Jira можно пользоваться бесплатно, если в команде меньше 10 человек, платная версия стоит от $7 в месяц.
- Kaiten бесплатен для небольших команд (максимум 5 заданий), стоимость платной версии — от 420 рублей за сотрудника в месяц (есть тестовый период 14 дней).
- Премиум-версия TickTick стоит $27,99 в год.
- Basecamp можно бесплатно пользоваться 30 дней, а потом переходить на единый тариф с полным набором опций за $99 в месяц.
HR ЧатБот — сервис, который умеет автоматически отправлять мини-опросы сотрудникам.
Вы можете настроить его, как вам удобно: например, по понедельникам чат-бот может отправлять вопрос «Над чем вы планируете работать на этой неделе?», а по вечерам — «Что вы сделали сегодня?». Можно добавлять разные вопросы, в том числе: «Сколько звонков сделали сегодня?», «Есть ли сложности с задачей?» и «Как настроение?». Стоимость — от 129 руб. в месяц за каждого сотрудника.
Организационные моменты
При работе на удаленке внимание рассеивается сильнее: отвлекают дети, всплывают сообщения, дзынькают чаты. Ощущение, что все задачи разом горят, с тобой хотят срочно пообщаться 50 человек, а день никогда не закончится. Продуктивно работать в такой обстановке сложно.
Что можно сделать:
- Завести общее пространство для обмена информацией.
Чтобы все были в курсе принятых решений, сведений по проектам и другой информации, создайте общедоступные папки с документами. Фиксируйте там планы, отчеты по созвонам, темы для обсуждений. Так вы сможете эффективно готовить обсуждения, доносить информацию до тех, кто не смог принять участие. И вообще создать ощущение, что все в курсе происходящего, не оторваны от команды.
- Ввести понятные правила.
Например: отвечать в чате в течение часа во время рабочего дня (вместо того, чтобы оставлять звук включенным или поминутно проверять, не пришло ли новое сообщение), быть на связи с 10 до 14 часов, не отправлять сообщения в нерабочее время, а если есть вопрос — задавать его сразу, а не писать «Ты здесь?» или «Надо кое-что обсудить» и ближайший час караулить собеседника в чате.
- Составить расписание созвонов и планерок.
Следите за тем, чтобы сотрудники не были перегружены обсуждениями — в списке ниже будет ПО, которое вам поможет в этом.
- Проводить видео-встречи и созвоны только в случае необходимости.
Сначала все обрадовались общению в Зуме, но со временем начала накапливаться усталость. Многие руководители жалуются, что вопрос, который в офисе решался за 5 минут, в онлайне занимает полчаса-час. Готовьте информацию заранее, обсуждайте вопросы текстом, и лишь для принятия окончательного решения созванивайтесь.
- Фильтровать число участников в созвонах.
Не зовите всех, если решение должны принять двое. Информацию о решении вы выложите в общем доке, мессенджере или CRM, этого достаточно.
- Перед созвоном (желательно хотя бы за полчаса-час) сообщать всем участникам встречи, что именно нужно обсудить.
Это поможет подготовиться к встрече и не скатиться в долгую пустую болтовню. После созвона составляйте и публикуйте в чате краткое резюме: что обсудили, к каким решениям пришли, кто и что должен сделать в связи с этим. Во время созвона можно использовать сервисы типа Miro или MURAL, чтобы после звонка у всех участников разговора была понятная картина происходящего в голове, и они могли спокойно обмозговывать эту картину дальше.
Совет: не делайте из регулярных созвонов догму.
Если все вопросы решены, незачем проводить созвон просто потому что у вас в планах стоит «Планерка по четвергам». Если информацию можно передать в документах, и вы видите, что все всё поняли и могут работать, планерку легко заменить сообщением в чате: «Вы знаете, что делать, работаем».
Полезные сервисы
- MURAL — сервис для мозговых штурмов, коллективного составления планов, интеллект-карт, roadmap и пр. в условиях удаленной работы.
Есть бесплатный тестовый период. Стоимость использования — от 12 долларов за сотрудника.
- Miro — бесконечная (масштабируйте, как хотите) онлайн-доска для удаленной команды.
На эту доску можно «лепить» стикеры с записями и рисунками, документы, файлы и пр. Сервис подходит для визуализации идей, мозгового штурма, совместной работы над творческими проектами и пр. Пятью досками можно пользоваться бесплатно (число людей в команде роли не играет), если досок больше и нужен расширенный функционал, придется платить от $8 за человека в месяц.
- Figma — онлайн-сервис для коллективной работы над дизайном.
Сотрудники могут работать с макетами прямо в браузере, под каждый проект можно собирать отдельную команду. Сервис сохраняет историю изменений, поэтому всегда остается возможность откатиться до одной из прошлых версий макета. Это удобный вариант для компаний, в которых работают дизайнеры или веб-разработчики. Есть бесплатная версия, рассчитанная на 2 сотрудников и 3 проекта. Платная версия стартует с $12 за каждого сотрудника в месяц.
- Meetter — сервис для оптимизации онлайн-встреч.
Он самостоятельно составляет расписание созвонов и планерок, учитывая загруженность каждого участника, его рабочие часы и пр. Сервис анализирует возможные варианты расписания и выбирает лучший — так, чтобы каждому участнику было удобно, и чтобы люди проводили меньше времени на онлайн-встречах и больше за работой. В частности, он заботится о том, чтобы ни один сотрудник не был слишком перегружен созвонами, и чтобы онлайн-встречи не были размазаны по рабочему дню, мешая заниматься решением задач. В сервисе предусмотрена возможность планировать встречи через Slack. Также есть опция автоматической записи и расшифровки звонков. Стоимость сервиса нужно рассчитывать индивидуально.
- Meetingbird — еще один сервис для планирования встреч.
Он бесплатный, позволяет составлять расписание событий и отправлять уведомление участникам. Интегрируется с Google-сервисами.
- Trainual позволяет запускать пошаговый процесс обучения новых удаленных сотрудников, хранить документы, создавать базу знаний, делиться с сотрудниками информацией о корпоративной политике, правилами, регламентами, инструкциями, проводить тестирования.
Вы можете собрать всю документацию для работы в одном месте. Есть бесплатный тестовый период 7 дней. Стоимость сервиса — от $83 в месяц.
- Notion объединяет в себе много функций сразу.
В этом сервисе можно создавать базу знаний и базу данных компании, работать с заметками и текстовыми документами, выстраивать и контролировать процессы и пр. В нем удобно организовывать обучение новичков, оформлять инструкции и регламенты, в сервисе есть календарь и канбан-доска, а также мини-версия CRM. На страницы сервиса можно добавлять 30+ видов контента, включая текст, код, ссылки, изображения, списки (в том числе списки дел), таблицы, упоминания сотрудников, календари, доски, видео, аудио, карты Google, макеты Figma, твиты, формулы и пр.
Сотрудники могут работать в Notion вместе в режиме реального времени — в сервисе есть инструменты, которые подойдут для большинства проектов, включая работы по программированию, дизайну, подготовке текстов и пр. Если вы освоите этот сервис, вполне возможно, решите отказаться от ряда других — например, от онлайн-досок. Есть урезанная бесплатная версия, которая позволяет загружать файлы на 5 MB. Платный тариф для командного использования стоит от $8 в месяц за каждого сотрудника.
Самоорганизация и продуктивность: помогите вашим сотрудникам работать лучше
Человеку, который прежде не работал на удаленке, сложно быстро перестроиться, в том числе и потому, что для него исчезает граница между домом и офисом, работой и бытовыми хлопотами.
Что можно сделать:
- Устраивать мини-тренировки для сотрудников в течение дня.
Во-первых, это снимает напряжение, создает неформальную обстановку. Во-вторых, легкая физическая активность повышает настроение и продуктивность, бодрит, помогает лучше работать.
- Напомнить сотрудникам, что они могут работать тогда, когда им удобно.
Кто-то особенно продуктивно трудится рано утром, кто-то — поздно вечером, а кто-то — когда дети занимаются своими делами и перестают поминутно дергать.
- Сделать неформальный чат, где можно обсуждать всё, кроме работы.
Время от времени устраивать короткие неформальные встречи. Это поможет поддерживать теплую атмосферу в коллективе, повышать настроение сотрудников, сбрасывать напряжение. Время от времени организуйте забавные тематические обсуждения, делитесь фотографиями рабочего места и офисно-домашнего дресс-кода, проводите пятничные онлайн-посиделки с чаем. Важно: пусть в этом участвуют только желающие, не превращайте неформальное общение в обязаловку!
- Предложить каждому сотруднику выбрать для себя «ритуал», который поможет настроиться на рабочий лад.
Например, можно записать планы на день в специальном блокноте, сделать разминку перед началом работы, включить инструментальную музыку и пр. Делиться ритуалами и лайфхаками можно в неформальном чате.
Полезные сервисы
- TickTick, Todoist и аналоги — хороший выбор для планирования задач не только в рамках рабочих проектов.
На общую доску не добавишь информацию о приеме у врача в 12:00 и о других личных и семейных делах, но стоит упустить рутинные задания, и всё начнёт рассыпаться. Если вашим сотрудникам нужен личный планировщик — порекомендуйте эти сервисы, они полностью бесплатны при использовании вне команды.
- Если вашим сотрудникам подходит «помидорная техника» в тайм-менеджменте, предложите им бесплатные сервисы: tomato.es, lanes.io, TomatoTimer, Pomodoro Timer и аналоги.
- Habitica — сервис, который превращает выполнение задач в увлекательный квест с наградами, прокачкой персонажа и покупкой игровых плюшек за виртуальное золото.
Идеально для тех сотрудников, которым игровые механики помогают эффективнее работать. Habitica хорошо подходит для закрепления привычек, повышения личной эффективности, а также помогает тем, кто хочет тренироваться дома (напомним, это повышает продуктивность), но не может себя заставить. Пользоваться сервисом можно бесплатно.
- Mynoise.net — бесплатный сервис с набором фоновых шумов для любых ситуаций.
Отличный вариант для сотрудников, которые терпеть не могут работать в тишине или хотят отгородиться от домочадцев, надеть наушники и трудиться под шелест листьев или плеск волн. В комплекте — прогулки по лесу, шум водопада, григорианский хор, пение птиц и пр.
P.S. Будьте терпимее к людям, с которыми работаете
Спокойно реагируйте, если сотрудники опаздывают на пару минут, или если во время созвона вы слышите посторонний шум на заднем плане. Сейчас многие люди переживают из-за возможных проблем с работой, у кого-то уволили мужа или жену, кто-то вынужден разрываться между работой и детьми. Будьте добрее — это поможет сохранить команду и повысить лояльность.
