Как настроить YCLIENTS

YCLIENTS — CRM для записи клиентов на услуги: в салоны красоты, фотостудии, автосервисы, частные клиники, образовательные центры и т. д. Этот сервис представлен в нашем маркетплейсе click.ru. Он помогает вести учет в электронном журнале, отправлять клиентам уведомления посредством, сохранять клиентскую базу, собирать статистику и анализировать ее. Здесь есть функционал для управления подразделениями компании, персоналом, складом, кассами, заработной платой. Разобрали в статье, как начать пользоваться сервисом.

Регистрация и вход в личный кабинет

Первоначальные настройки компании

Основная информация

Контакты

Описание

Фото

Реквизиты

Настройка базового функционала

Добавление категорий и услуг

Добавление сотрудников

Настройки журнала записи

Создание нового склада

Создание нового клиента

Настройка кассы

Регистрация и вход в личный кабинет

Для использования YCLIENTS нужно зарегистрироваться на сайте. Кнопки расположены по центру и в верхнем правом углу.

На первом шаге нужно указать контактный телефон и электронную почту.

А потом рассказать о себе и указать:

• имя;
• количество филиалов;
• название бренда;
• должность;
• тип и сферу бизнеса;
• количество сотрудников;
• оказываете ли вы услуги лично;
• страну и город;
• откуда узнали о сервисе и как планируете его использовать.

На указанный номер телефона или электронную почту придет пароль. Его нужно использовать для входа вместе с электронной почтой.

Пользоваться программой бесплатно можно 7 дней после регистрации. Но пользователи click.ru могут бесплатно пользоваться сервисом и после этого времени. Они могут оплачивать YCLIENTS баллами, заработанными на партнерской программе, а также получать дополнительное вознаграждение.

Первоначальные настройки компании

В программе много гибких настроек, с помощью которых можно автоматизировать работу. Сначала нужно заполнить информацию о компании и ее сотрудниках.

Основная информация

Основная информация отражает структуру филиалов в виджете онлайн-записи и публикуется на внешних ресурсах, таких как Яндекс Карты, Google Maps, 2ГИС, ВКонтакте и других.

В разделе «Настройки» > «Мой филиал» > «Настройки филиала» указать:

• название филиала — будет использоваться внутри системы; 
• название компании без кавычек будет — будет использоваться на внешних ресурсах при интеграциях с партнерскими площадками и в уведомлениях;
• категорию бизнеса (2-3 слова);
• город — влияет на время в вашем филиале, размещение информации о компании на сайтах-каталогах и отражает структуру филиалов в виджете онлайн-записи;
• язык уведомлений;
• формат даты и времени;
• логотип с разрешением 500×500 пикселей на прозрачном или белом или фоне. Размер файла — 12 Мб.

Контакты

Данные отображаются на странице «О филиале», в виджете онлайн-записи и в списке филиалов. Также они размещаются на Google Maps, Яндекс Картах, 2GIS, ВКонтакте и других внешних площадках.

В разделе «Настройки» > «Мой филиал» > «Информация о филиале» заполните все нужные поля на вкладке «Контакты», включая адрес, ближайшее метро, район, телефон с кодом страны и города/оператора, сайт или соцсети, график работы.

Описание

Описание показывается в виджете онлайн-записи на странице «О филиале». 

В разделе «Настройки» > «Мой филиал» > «Информация о филиале» на вкладке «Описание» нужно рассказать про преимущества компании, услуг, какие проблемы и кому помогают решить. Не нужно использовать много вариантов начертания, цветов и размеров шрифтов.

Более полную информацию помогут отразить ссылки, видео и фото. Для их добавления надо предварительно загрузить на сторонний ресурс и затем добавить URL через соответствующую кнопку.

Фото

Фотогалерею вместе с описанием видно в виджете онлайн-записи.

В разделе «Настройки» > «Мой филиал» > «Информация о филиале» на вкладке на вкладке «Фото» можно загрузить фотографии интерьера, примеры работ и другую информация, которая поможет сделать выбор. Разрешение — 1024×1024 пикселей, размер — 12 Мб. Фото можно приблизить, отдалить и повернуть вправо или влево.

Реквизиты

Информация о реквизитах автоматически выводится в счетах на продление лицензии сервиса. 

В разделе «Настройки» > «Мой филиал» > «Информация о филиале» на вкладке «Реквизиты» нужно указать:

• тип (юрлицо или ИП);
• название юрлица;
• юридический и фактический адрес;
• ИНН;
• КПП;
• БИК;
• название банка;
• корреспондентский и расчетный счет.

Настройка базового функционала

Добавление категорий и услуг

В сервисе YCLIENTS услуги объединены в категории аналогичных услуг, было легче найти нужную услугу. Для добавления услуг в систему сначала надо создать категории услуг, а потом добавить в них услуги.

Для добавления категории услуг надо:

1. Перейти в основном меню в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги»;

2. Нажать на кнопку «Создать», затем «Создать категорию».

В новом окне ввести название категории услуг и нажать кнопку «Создать».

Категории услуг можно удалять и редактировать. 

Для добавления услуг нужно выполнить такие действия.

1. Перейти в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги».

2. Нажать на кнопку «Создать», затем «Создать услугу». Также можно открыть категорию, в которую хочется добавить услугу, и нажать «Добавить услугу».

3. В окне заполнить информацию об услуге:

• название;
• категорию. Если услугу добавляется сразу в категорию, то ее название будет выбрано автоматически;
• конкретную цену или диапазон;
• длительность;
• тип — индивидуальная или групповая. Для групповой указать вместимость группы.

4. Выбрать сотрудников для оказания услуги и нажать «Создать». При желании можно добавить фото и описание.

Услуги также можно загрузить списком из файла Excel.

Добавление сотрудников

В YCLIENTS сущность «сотрудник» — это то, что бронирует клиент, выбирая услуги.Это могут быть рабочие места, фотостудии, кабинеты, мойки, бани и т. д., в зависимости от сферы бизнеса.

Как добавить сотрудника?

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники».

2. Нажмите «Добавить сотрудника».

3. Заполните поля в новом окне:

• имя сотрудника;
• поставьте галочку «Добавить сотрудника в график»;
• должность и специализацию сотрудника;
• номер телефона или email пользователя для доступа к сервису.

Сотрудников можно редактировать, удалять, сортировать и выполнять другие действия. 

Настройка онлайн-записи

Это основной модуль YCLIENTS. С помощью онлайн-записи клиенты могут выбрать удобное время и сотрудника, а потом самостоятельно записаться на услугу через соцсети, на сайте, в Яндекс Картах, Google Maps, 2ГИС и на других площадках. Созданные клиентами записи будут появляться в журнале записи, в разделах «Обзор» > «События», «Обзор» > «Записи» или «Обзор» > «Сводка», а также в карточках клиентов.

Добавить виджет онлайн-записи можно с помощью специальной ссылки, которая расположена в разделе «Онлайн-запись» > «Ссылки для онлайн-записи». Можно создать любое количество ссылок: для отдельного направления услуг, общую для всей компании, для конкретного специалиста.

После записи у клиентов будет возможность добавить запись в Google-календарь или календарь на Mail.ru.

Также клиенты могут переносить и отменять записи, видеть актуальную информацию по лояльности,предыдущие визиты в личном кабинете виджета.

У YCLIENTS очень гибкие настройки онлайн-записи под потребности компании. Можно:

• выбрать порядок, в котором будут выводиться шаги записи;
• настроить виджеты для различных типов записи;
• настроить дизайн: установить основные цвета элементов и логотип;
• настроить время для записи в филиале;
• настроить вид кнопки «Записаться онлайн» на сайте;
• настроить соглашение на обработку персональных данных клиентов;
• добавить переводы на несколько языков;
• настроить аналитику и многое другое.

Настройки журнала записи

Журнал записи — главный инструмент администратора. В журнале можно посмотреть все визиты, карточку клиента, ресурсы, полную историю его посещений, статистику и предпочтения, а также совершить сделку. 

Настроить интерфейс журнала можно в разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Журнал записи». 

Рассказываем о возможных настройках.

1. «Журнал по умолчанию» — выберите, какое расписание будет показываться по умолчанию: «Расписание ресурсов» или «Расписание сотрудников».

• В первом случае укажите ресурс по умолчанию.
• Во втором — сотрудники какой должности будут отображаться по умолчанию.

2. При необходимости можно поставить галочку «Показывать в расписании сотрудника занятые им ресурсы, в расписании ресурса — название услуги и имя сотрудника». 

3. «Должность по умолчанию» — укажите позицию сотрудника, которая будет выводиться по умолчанию. 

4. «Тип записи по умолчанию» — выберите вариант:

• Смешанная запись. При создании записи будут две кнопки: «Событие» (для групповой записи) и «Запись» (для индивидуальной записи);
• Индивидуальная запись. При создании появится окно визита;
• Групповая запись. При создании отобразится окно с деталями групповой записи.

5. «Значение первой строкой» — выберите значение, которое будет отображаться первой строкой в карточке индивидуальной записи: телефон, услуга, имя клиента.

6. «Интервал между уникальными визитами» — укажите интервал, который будет учитываться при создании отдельных визитов. Настройка помогает разделять или группировать записи одного клиента в течение дня.

7. «Разделять записи при добавлении услуг с разными ресурсами» — настройте, чтобы при создании записи на несколько услуг ресурсы для каждой услуги бронировались на все время записи.

8. «Показывать по умолчанию дополнительные параметры в окне записи» — укажите, будут ли показываться при создании записи дополнительные параметры. Сотрудник тоже относится к дополнительным параметрам.

9. «Запись на отмененные слоты» — вы можете разрешить клиентам записываться сверху записей в статусе «Клиент не пришел».

10. «ФИО клиента» — подключите дополнительные поля с именем клиента. Подробнее об этой настройке можно прочитать здесь.

11. «Поиск клиента по лояльности» — можно включить отображение поля поиска клиента по номеру абонемента, карты или сертификата. 

12. «Добавлять дополнительные места в записи события» — включите, если хотите чтобы при записи на групповое событие появлялась возможность занимать одному клиенту несколько мест, а после поставьте ограничение по количеству занимаемых мест.

Создание нового склада

Модуль «Склад» используется для ведения складского учета компании и списания расходных материалов в процессе оказания услуг.

По умолчанию в YCLIENTS существуют два склада: «Расходники» и «Товары». Их можно добавлять, удалять, настраивать.

Для создания склада:

1. Зайдите в раздел «Склад» > «Склады»;

2. Кликните по кнопке «Добавить склад»;

3. Укажите в открывшемся новом окне «Название», «Тип склада» и «Комментарий»;

4. Кликните по кнопке «Сохранить».

Создание нового клиента

В разделе «Клиенты» > «Клиентская база» представлена информация про всех клиентов, посещавших компанию. База автоматически формируется, когда клиент записывается онлайн, а также при создании записи в журнале.

Добавить клиента в базу можно в раздел «Клиенты» > «Клиентская база», а потом нажать кнопку «Добавить клиента». 

В окне нужно обязательно указать имя и телефон клиента.

Также при желании можно ввести:

• фамилию и отчество;
• дату рождения;
• email;
• дополнительный телефон;
• пол;
• категорию;
• класс важности;
• скидку;
• номер карты;
• комментарий;
• сумму оплат по всем товарам и услугам;
• галочку, чтобы запретить записываться онлайн.

Настройка кассы

В этом разделе можно просматривать движение денежных средств по всем кассам компании в режиме онлайн. Отражаются все расходы и доходы за месяц. Можно переводить средства из одной кассы в другую и изменять информацию о кассах.

По умолчанию созданы две кассы: «Расчетный счет» и «Основная».

Чтобы создать новую кассу, нужно:

1. Перейти в раздел «Финансы» > «Счета и кассы»;

2. Нажать кнопку «Добавить кассу»;

3. Указать в новом окне название, тип кассы (для безналичного или наличного расчета), первоначальный баланс и комментарий (например, где расположена касса — в кабинете, на ресепшене и т. п.). Обязательные поля — «Тип кассы» и «Название»;

4. Нажать кнопку «Сохранить».

Это далеко не все настройки сервиса. Мы перечислили только основные из них. Узнать больше можно в базе знаний сервиса.