Как ставить задачи внутри команды

Команду объединяет общая цель, на пути к которой участники решают различные задачи. От того, как эти задачи поставлены и поняты, зависит качество исполнения. Поэтому коллективу так важно грамотно коммуницировать и взаимодействовать друг с другом.

Решение задач в команде может ее сплотить и сделать сильнее. Когда налажена коммуникация, четко распределены роли и выработаны механизмы взаимодействия, сокомандникам легче понимать друг друга.

В этой статье мы расскажем, как тактично и доходчиво ставить задачи в команде, а также поделимся рекомендациями и техниками, чтобы это было проще делать.

Что такое постановка задач команде и почему это важно

Какие задачи решают команды

5 советов, как ставить задачи в команде

Совет 1. Формулируйте задачу конкретнее

Совет 2. Распределите роли

Совет 3. Обозначьте дедлайны

Совет 4. Используйте таск-трекеры

Совет 5. Задавайте вопросы

5 техник постановки целей и задач команды

SMART

BSQ

FAST

CLEAR

HD-RW-RM

Что такое постановка задач команде и почему это важно

Ставить команде задачу – значит определить конечную цель, обозначить ожидания от каждого члена и установить сроки выполнения. Внутри задачи участники самостоятельно расставляют приоритеты и планируют последовательность решения, но при необходимости руководители могут сами управлять задачами команды и корректировать процесс.

Грамотно поставленная задача упрощает решение и положительно влияет на работу компании, а именно:

• улучшает коммуникацию – когда задачи четко определены, члены команды знают, что от них ожидают, и могут задавать вопросы, если что-то непонятно, а это снижает вероятность недопонимания;
• повышает производительность – если задача ясна, члены команды могут сосредоточиться на выполнении обязанностей и достигать поставленных целей;
• уменьшает конфликты – ведь недопонимания возникают, когда члены команды не знают, чего от них ожидают, или имеют разные представления об обязанностях друг друга;
• упрощает взаимодействие – правильно поставленные задачи команды помогают работать вместе и координировать действия. Это особенно важно в удаленных командах;
• укрепляет доверие – когда задачи ставятся правильно, команда знает, что работа оценивается и что они движутся в правильном направлении. Это укрепляет доверие между членами команды и повышает уверенность в своих способностях.

Чтобы было проще работать в команде на удаленке, нужно грамотно организовать рабочий процесс. Делимся сервисами для совместной работы в статье «Как контролировать команду на удаленке и не свихнуться: сервисы и лайфхаки».

Какие задачи решают команды

Команды сталкиваются с задачами каждый день, но одни вопросы нужно закрыть здесь и сейчас, а решение других занимает недели. Не говоря уже о проектах, которые тянутся месяцами и требуют постоянного контроля и доработок.

В связи с этим задачи эффективной команды можно разделить на рутинные, текущие и долгосрочные.

Рутинные. Выполняются регулярно, например каждый день или неделю. Они включают в себя такие вещи, как проверка электронной почты, отправка корреспонденции, выгрузка отчетов и метрик и др. Конечно, часть рутинных задач могут забрать на себя сервисы автоматизации, например click.ru, где можно парсить аудиторию, маркировать рекламу, отслеживать статистику с помощью специальных инструментов.

Обычно в команде есть люди, которые отвечают за рутинные задачи, и у руководителя нет необходимости ежедневно поручать и контролировать их выполнение. Задача членов команды – соблюдать сроки исполнения и не прерывать налаженные процессы.

Текущие. Это те, что необходимо выполнить в ближайшее время. Они могут быть связаны с проектами, которые уже начаты, но еще не завершены. Текущие задачи бывают срочными или запланированными, а руководитель точно знает, какие вопросы способен решить каждый член команды.

Долгосрочные. Более масштабные задачи команды: проекты, которые могут занять месяцы или даже годы. Они включают разработку новых продуктов, улучшение процессов, внедрение технологий и др. Долгосрочные задачи помогают компаниям развиваться и достигать больших целей, учат совместно решать сложные вопросы и укрепляют команду.

5 советов, как ставить задачи в команде

Далее разберемся, как ставить задачи участникам команды, чтобы обеспечивать хороший результат и добиваться общих целей.

Совет 1. Формулируйте задачу конкретнее

Правильно сформулированная задача – это 50% на пути к решению, поэтому будьте аккуратны при выборе слов. Запишите задачу текстом, перечитайте и прикиньте, будет ли она понятна человеку, который недавно в компании.

Для самопроверки подготовили для вас рекомендации к формулировке задачи.

• Избегайте общих фраз. Фраза «Давайте сделаем красиво и быстро» не звучит и не воспринимается как задача. А вот «Давайте подготовим новые макеты презентации до завтра» вырисовывает и фронт работ, и сроки выполнения.
• Используйте глаголы. Если вы хотите, чтобы сотрудник что-то сделал, скажите ему об этом через глагол. Вместо «Нужен баннер» – «Сделай баннер для рекламы N», а вместо «Отчеты!» – «Пришли/подготовь/распечатай отчеты до начала совещания».
• Избегайте сленга. Даже в самой продвинутой команде не все владеют специальной лексикой, к которой привыкли вы. Для лучшего понимания задачи командой, замените жаргонизмы общепринятыми словами. Так, для кого-то слова «заапрувить», «фидбекнуть» и «почекать» понятны, но надежнее использовать всем привычные «одобрить», «дать обратную связь» и «проверить».
• Не используйте сокращения. Особенно двусмысленные или чересчур короткие. Например, лучше потратить время и написать «как мне кажется» вместо «кмк». Также избегайте транслитерации английских аббревиатур. Так, «юпд» вместо «upd» (от update – дополнение) только всех запутает, а «плз» вместо «пожалуйста» звучит просто невежливо.
• Приводите примеры. Если суть задачи можно описать или дополнить референсами, лучше это сделать. Иногда слов недостаточно, чтобы описать ожидания от результата, а примеры помогут избежать недопонимания и лучше раскроют конечную цель.

Совет 2. Распределите роли

Если порассуждать, каковы задачи лидера команды, то первым делом в голову приходят три: создание и поддержание рабочей атмосферы, принятие сложных решений и делегирование задач. Остановимся подробнее на последнем.

Грамотное распределение ролей при постановке задачи помогает команде работать более эффективно, снизить нагрузку на сотрудников и улучшить коммуникацию, так как каждый член команды знает, к кому обратиться за помощью и кто за что ответственен.

В идеале, задачи при работе в команде задачи распределяются равномерно, а чтобы понять, кому и что делегировать, нужно учитывать несколько факторов:

1. Оценить навыки и опыт каждого члена команды;
2. Учесть загруженность участников и способность справиться с дополнительной нагрузкой;
3. Мотивировать на то, чтобы взять дополнительную ответственность.

И помните: если задача не адресована кому-то лично, то она не адресована никому. Поэтому всегда назначайте исполнителя или ответственного, особенно когда задача ставится в письме с несколькими адресатами.

Совет 3. Обозначьте дедлайны

Управление командой – задача не из легких, однако по опыту руководитель может оперативно оценить примерное время на выполнение задачи.

Но если это затруднительно, следуйте такому алгоритму действий:

1. Определите цель – почему нужно выполнить эту задачу;
2. Оцените ресурсы – что потребуется для достижения цели;
3. Установите сроки – они должны быть реалистичными и учитывать ресурсы и сложность задачи;
4. Подчеркните важность дедлайна – объясните команде, почему важно уложиться в установленные сроки;
5. Контролируйте выполнение – отслеживайте прогресс команды и корректируйте сроки, если это необходимо. Важно быть гибким и готовым к изменениям, если возникают непредвиденные обстоятельства.

Если есть задача, то должны быть и четко поставленные временные рамки. Обозначение дедлайнов важно, потому что помогает членам команды планировать время и сосредоточиться на выполнении своей части работы.

Совет 4. Используйте таск-трекеры

Задачи по управлению командой проекта удобно отслеживать в таск-менеджерах – они работают примерно по одному принципу.

Вот несколько вариантов:

• Week – онлайн-доска задач, которая позволяет создавать карточки под отдельные проекты и задания. Карточки можно перетаскивать по столбцам и строкам, устанавливать статусы и назначать дедлайны. Есть канбан-доски, календари, напоминания и т. д.;
• Notion – универсальный инструмент для работы с задачами, проектами и документами. Он позволяет создавать задачи, назначать их членам команды, устанавливать сроки выполнения и отслеживать прогресс;
• Asana – еще один таск-менеджер, который позволяет создавать задачи, назначать их членам команды и следить за дедлайнами;
• Basecamp – платформа для управления проектами, которая включает функции управления задачами, контроля версий и коммуникации с командой;
• Todoist – простое приложение для управления задачами, чтобы создавать задачи, устанавливать напоминания и отслеживать прогресс выполнения задач;
• Jira – таск-трекер для управления проектами и отслеживания ошибок. Чаще он используется для разработки программного обеспечения, но полезен и для других типов проектов.

Совет 5. Задавайте вопросы

Если вы не уверены, что ваша задача понята, спросите у команды, так ли и это. Таким образом вы проверите, все ли услышали, что от них требуется, избежите недопонимания и сможете вовремя исправить неточности.

Некоторые сотрудники боятся задавать вопросы из-за страха показаться глупыми или некомпетентными. Важно напомнить команде, что задавать вопросы – это часть процесса обучения и развития. Если не уточнить непонятный момент вовремя, можно впустую потратить время и получить неудовлетворительный результат.

Рассказываем, как мотивировать сотрудников задавать вопросы:

1. Создайте и поддерживайте благоприятную атмосферу в команде;
2. Поощряйте сотрудников задавать вопросы;
3. Проговаривайте каждый раз, что вопросы помогают лучше понять задачу и повысить качество работы;
4. Будьте готовы ответить на все вопросы и помочь сотрудникам разобраться в задаче;
5. Не критикуйте вопросы, даже если они кажутся глупыми.

5 техник постановки целей и задач команды

Чтобы проще формулировать и курировать задачи, предлагаем воспользоваться одной из пяти популярных техник постановки целей и задач.

SMART

Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound – согласно методике SMART задача должна быть:

• конкретной – четкая формулировка сути задачи;
• измеримой – понятно, как оценивать результат;
• достижимой – условия позволяют ее выполнить;
• значимой – задача принесет пользу компании или клиенту;
• ограниченной во времени –установлены дедлайны.

Благодаря этой методике вы сможете ставить понятные задачи, а участники команды – с энтузиазмом их решать.

BSQ

Метод Big, Small, Quick подойдет для постановки долгосрочных и комплексных задач. С его помощью можно разбить большую цель на более мелкие задачи и решить их в ограниченные сроки.

BSQ включает в себя три этапа: 

1. Определить большую цель (Big).
2. Разделить на небольшие задачи (Small).
3. Составить график выполнения (Quick).

Эта техника полезна на начальном этапе проектов, когда нужно составить план и оценить масштаб работ.

FAST

Методика FAST перекликается со SMART, но критерии задачи немного отличаются. Так, чтобы задача быстро и эффективно решалась, она должны быть:

• часто обсуждаемой – значит, что в команде о ней помнят и не упускают из вида (Frequently discussed);
• амбициозной – чтобы она вдохновляла и вызывала интерес  (Ambitious);
• конкретной – понятной и без размытых формулировок (Specific);
• ясной – команда понимает, зачем решает проблему и какова главная цель (Transparent).

Если формулировать задачу по этой методике, вы не упустите ничего важного, а у команды останется меньше вопросов.

CLEAR

В зависимости от того, какие задачи решает команда, можно подобрать соответствующую методику. Например, техника CLEAR подходит для постановки и решения гибких задач, когда условия могут измениться в любой момент и команде нужно вовремя среагировать.

Collaborative, Limited, Emotional, Approachable, Refinable – пройдемся по критериям задач согласно CLEAR:

• командная – участникам комфортно заниматься задачей вместе;
• ограниченная по времени – не забываем про дедлайны;
• вызывающая эмоции – дополнительная мотивация для исполнителей;
• достижимая – ничто не мешает ее выполнить, а при необходимости можно разбить на подзадачи;
• гибкая – может меняться в зависимости от обстоятельств.

HD-RW-RM

Самая подробная методика постановки и решения задач в команде. Она представляет собой шаблон, заполняя который, вы не только подробно обрисуете задачу, но и подскажете, как ее лучше решать.

Шаблон выглядит так:

При работе в команде важно уметь правильно ставить задачи. Этот навык необходим не только руководителям, но и сотрудникам, которые обращаются друг к другу за помощью или вместе работают над разными этапами проекта. Например, чтобы при работе над статьей графический дизайнер понимал копирайтера, копирайтер – SEO-специалиста, SEO-специалист – редактора, а редактор – заказчика.

Грамотная формулировка задач помогает избежать недопонимания и конфликтов, связанных с распределением обязанностей и ответственности. Поэтому для комфортного и продуктивного взаимодействия, всем, кто работает в команде, стоит потратить время, чтобы научиться понятно ставить задачи.