Команду объединяет общая цель, на пути к которой участники решают различные задачи. От того, как эти задачи поставлены и поняты, зависит качество исполнения. Поэтому коллективу так важно грамотно коммуницировать и взаимодействовать друг с другом.
Решение задач в команде может ее сплотить и сделать сильнее. Когда налажена коммуникация, четко распределены роли и выработаны механизмы взаимодействия, сокомандникам легче понимать друг друга.
В этой статье мы расскажем, как тактично и доходчиво ставить задачи в команде, а также поделимся рекомендациями и техниками, чтобы это было проще делать.
Что такое постановка задач команде и почему это важно
5 советов, как ставить задачи в команде
Совет 1. Формулируйте задачу конкретнее
Совет 4. Используйте таск-трекеры
5 техник постановки целей и задач команды
Что такое постановка задач команде и почему это важно
Ставить команде задачу – значит определить конечную цель, обозначить ожидания от каждого члена и установить сроки выполнения. Внутри задачи участники самостоятельно расставляют приоритеты и планируют последовательность решения, но при необходимости руководители могут сами управлять задачами команды и корректировать процесс.
Грамотно поставленная задача упрощает решение и положительно влияет на работу компании, а именно:
- улучшает коммуникацию – когда задачи четко определены, члены команды знают, что от них ожидают, и могут задавать вопросы, если что-то непонятно, а это снижает вероятность недопонимания;
- повышает производительность – если задача ясна, члены команды могут сосредоточиться на выполнении обязанностей и достигать поставленных целей;
- уменьшает конфликты – ведь недопонимания возникают, когда члены команды не знают, чего от них ожидают, или имеют разные представления об обязанностях друг друга;
- упрощает взаимодействие – правильно поставленные задачи команды помогают работать вместе и координировать действия. Это особенно важно в удаленных командах;
- укрепляет доверие – когда задачи ставятся правильно, команда знает, что работа оценивается и что они движутся в правильном направлении. Это укрепляет доверие между членами команды и повышает уверенность в своих способностях.
Чтобы было проще работать в команде на удаленке, нужно грамотно организовать рабочий процесс. Делимся сервисами для совместной работы в статье «Как контролировать команду на удаленке и не свихнуться: сервисы и лайфхаки».
Какие задачи решают команды
Команды сталкиваются с задачами каждый день, но одни вопросы нужно закрыть здесь и сейчас, а решение других занимает недели. Не говоря уже о проектах, которые тянутся месяцами и требуют постоянного контроля и доработок.
В связи с этим задачи эффективной команды можно разделить на рутинные, текущие и долгосрочные.
Рутинные. Выполняются регулярно, например каждый день или неделю. Они включают в себя такие вещи, как проверка электронной почты, отправка корреспонденции, выгрузка отчетов и метрик и др. Конечно, часть рутинных задач могут забрать на себя сервисы автоматизации, например click.ru, где можно парсить аудиторию, маркировать рекламу, отслеживать статистику с помощью специальных инструментов.
Обычно в команде есть люди, которые отвечают за рутинные задачи, и у руководителя нет необходимости ежедневно поручать и контролировать их выполнение. Задача членов команды – соблюдать сроки исполнения и не прерывать налаженные процессы.
Текущие. Это те, что необходимо выполнить в ближайшее время. Они могут быть связаны с проектами, которые уже начаты, но еще не завершены. Текущие задачи бывают срочными или запланированными, а руководитель точно знает, какие вопросы способен решить каждый член команды.
Долгосрочные. Более масштабные задачи команды: проекты, которые могут занять месяцы или даже годы. Они включают разработку новых продуктов, улучшение процессов, внедрение технологий и др. Долгосрочные задачи помогают компаниям развиваться и достигать больших целей, учат совместно решать сложные вопросы и укрепляют команду.
5 советов, как ставить задачи в команде
Далее разберемся, как ставить задачи участникам команды, чтобы обеспечивать хороший результат и добиваться общих целей.
Совет 1. Формулируйте задачу конкретнее
Правильно сформулированная задача – это 50% на пути к решению, поэтому будьте аккуратны при выборе слов. Запишите задачу текстом, перечитайте и прикиньте, будет ли она понятна человеку, который недавно в компании.
Для самопроверки подготовили для вас рекомендации к формулировке задачи.
- Избегайте общих фраз. Фраза «Давайте сделаем красиво и быстро» не звучит и не воспринимается как задача. А вот «Давайте подготовим новые макеты презентации до завтра» вырисовывает и фронт работ, и сроки выполнения.
- Используйте глаголы. Если вы хотите, чтобы сотрудник что-то сделал, скажите ему об этом через глагол. Вместо «Нужен баннер» – «Сделай баннер для рекламы N», а вместо «Отчеты!» – «Пришли/подготовь/распечатай отчеты до начала совещания».
- Избегайте сленга. Даже в самой продвинутой команде не все владеют специальной лексикой, к которой привыкли вы. Для лучшего понимания задачи командой, замените жаргонизмы общепринятыми словами. Так, для кого-то слова «заапрувить», «фидбекнуть» и «почекать» понятны, но надежнее использовать всем привычные «одобрить», «дать обратную связь» и «проверить».
- Не используйте сокращения. Особенно двусмысленные или чересчур короткие. Например, лучше потратить время и написать «как мне кажется» вместо «кмк». Также избегайте транслитерации английских аббревиатур. Так, «юпд» вместо «upd» (от update – дополнение) только всех запутает, а «плз» вместо «пожалуйста» звучит просто невежливо.
- Приводите примеры. Если суть задачи можно описать или дополнить референсами, лучше это сделать. Иногда слов недостаточно, чтобы описать ожидания от результата, а примеры помогут избежать недопонимания и лучше раскроют конечную цель.
Совет 2. Распределите роли
Если порассуждать, каковы задачи лидера команды, то первым делом в голову приходят три: создание и поддержание рабочей атмосферы, принятие сложных решений и делегирование задач. Остановимся подробнее на последнем.
Грамотное распределение ролей при постановке задачи помогает команде работать более эффективно, снизить нагрузку на сотрудников и улучшить коммуникацию, так как каждый член команды знает, к кому обратиться за помощью и кто за что ответственен.
В идеале, задачи при работе в команде задачи распределяются равномерно, а чтобы понять, кому и что делегировать, нужно учитывать несколько факторов:
- Оценить навыки и опыт каждого члена команды;
- Учесть загруженность участников и способность справиться с дополнительной нагрузкой;
- Мотивировать на то, чтобы взять дополнительную ответственность.
И помните: если задача не адресована кому-то лично, то она не адресована никому. Поэтому всегда назначайте исполнителя или ответственного, особенно когда задача ставится в письме с несколькими адресатами.
Совет 3. Обозначьте дедлайны
Управление командой – задача не из легких, однако по опыту руководитель может оперативно оценить примерное время на выполнение задачи.
Но если это затруднительно, следуйте такому алгоритму действий:
- Определите цель – почему нужно выполнить эту задачу;
- Оцените ресурсы – что потребуется для достижения цели;
- Установите сроки – они должны быть реалистичными и учитывать ресурсы и сложность задачи;
- Подчеркните важность дедлайна – объясните команде, почему важно уложиться в установленные сроки;
- Контролируйте выполнение – отслеживайте прогресс команды и корректируйте сроки, если это необходимо. Важно быть гибким и готовым к изменениям, если возникают непредвиденные обстоятельства.
Если есть задача, то должны быть и четко поставленные временные рамки. Обозначение дедлайнов важно, потому что помогает членам команды планировать время и сосредоточиться на выполнении своей части работы.
Совет 4. Используйте таск-трекеры
Задачи по управлению командой проекта удобно отслеживать в таск-менеджерах – они работают примерно по одному принципу.
Вот несколько вариантов:
- Week – онлайн-доска задач, которая позволяет создавать карточки под отдельные проекты и задания. Карточки можно перетаскивать по столбцам и строкам, устанавливать статусы и назначать дедлайны. Есть канбан-доски, календари, напоминания и т. д.;
- Notion – универсальный инструмент для работы с задачами, проектами и документами. Он позволяет создавать задачи, назначать их членам команды, устанавливать сроки выполнения и отслеживать прогресс;
- Asana – еще один таск-менеджер, который позволяет создавать задачи, назначать их членам команды и следить за дедлайнами;
- Basecamp – платформа для управления проектами, которая включает функции управления задачами, контроля версий и коммуникации с командой;
- Todoist – простое приложение для управления задачами, чтобы создавать задачи, устанавливать напоминания и отслеживать прогресс выполнения задач;
- Jira – таск-трекер для управления проектами и отслеживания ошибок. Чаще он используется для разработки программного обеспечения, но полезен и для других типов проектов.
Совет 5. Задавайте вопросы
Если вы не уверены, что ваша задача понята, спросите у команды, так ли и это. Таким образом вы проверите, все ли услышали, что от них требуется, избежите недопонимания и сможете вовремя исправить неточности.
Некоторые сотрудники боятся задавать вопросы из-за страха показаться глупыми или некомпетентными. Важно напомнить команде, что задавать вопросы – это часть процесса обучения и развития. Если не уточнить непонятный момент вовремя, можно впустую потратить время и получить неудовлетворительный результат.
Рассказываем, как мотивировать сотрудников задавать вопросы:
- Создайте и поддерживайте благоприятную атмосферу в команде;
- Поощряйте сотрудников задавать вопросы;
- Проговаривайте каждый раз, что вопросы помогают лучше понять задачу и повысить качество работы;
- Будьте готовы ответить на все вопросы и помочь сотрудникам разобраться в задаче;
- Не критикуйте вопросы, даже если они кажутся глупыми.
5 техник постановки целей и задач команды
Чтобы проще формулировать и курировать задачи, предлагаем воспользоваться одной из пяти популярных техник постановки целей и задач.
SMART
Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound – согласно методике SMART задача должна быть:
- конкретной – четкая формулировка сути задачи;
- измеримой – понятно, как оценивать результат;
- достижимой – условия позволяют ее выполнить;
- значимой – задача принесет пользу компании или клиенту;
- ограниченной во времени –установлены дедлайны.
Благодаря этой методике вы сможете ставить понятные задачи, а участники команды – с энтузиазмом их решать.
BSQ
Метод Big, Small, Quick подойдет для постановки долгосрочных и комплексных задач. С его помощью можно разбить большую цель на более мелкие задачи и решить их в ограниченные сроки.
BSQ включает в себя три этапа:
- Определить большую цель (Big).
- Разделить на небольшие задачи (Small).
- Составить график выполнения (Quick).
Эта техника полезна на начальном этапе проектов, когда нужно составить план и оценить масштаб работ.
FAST
Методика FAST перекликается со SMART, но критерии задачи немного отличаются. Так, чтобы задача быстро и эффективно решалась, она должны быть:
- часто обсуждаемой – значит, что в команде о ней помнят и не упускают из вида (Frequently discussed);
- амбициозной – чтобы она вдохновляла и вызывала интерес (Ambitious);
- конкретной – понятной и без размытых формулировок (Specific);
- ясной – команда понимает, зачем решает проблему и какова главная цель (Transparent).
Если формулировать задачу по этой методике, вы не упустите ничего важного, а у команды останется меньше вопросов.
CLEAR
В зависимости от того, какие задачи решает команда, можно подобрать соответствующую методику. Например, техника CLEAR подходит для постановки и решения гибких задач, когда условия могут измениться в любой момент и команде нужно вовремя среагировать.
Collaborative, Limited, Emotional, Approachable, Refinable – пройдемся по критериям задач согласно CLEAR:
- командная – участникам комфортно заниматься задачей вместе;
- ограниченная по времени – не забываем про дедлайны;
- вызывающая эмоции – дополнительная мотивация для исполнителей;
- достижимая – ничто не мешает ее выполнить, а при необходимости можно разбить на подзадачи;
- гибкая – может меняться в зависимости от обстоятельств.
HD-RW-RM
Самая подробная методика постановки и решения задач в команде. Она представляет собой шаблон, заполняя который, вы не только подробно обрисуете задачу, но и подскажете, как ее лучше решать.
Шаблон выглядит так:
| Header | Заголовок | Обозначьте саму суть задачи и что нужно сделать. |
|---|---|---|
| Description | Описание | Раскройте подробности, дайте контекст. |
| Result | Результат | Дайте критерии, по которым будет понятно, что задача выполнена как надо. |
| Way | Путь | Подскажите, с чего начать, или составьте план действий. |
| Redline | Приоритеты и дедлайны | Обозначьте временные рамки – при необходимости как конечный дедлайн, так и сроки промежуточных этапов. |
| Motivation | Мотивация | Объясните, почему эта задача важна и зачем мы ей занимаемся. |
При работе в команде важно уметь правильно ставить задачи. Этот навык необходим не только руководителям, но и сотрудникам, которые обращаются друг к другу за помощью или вместе работают над разными этапами проекта. Например, чтобы при работе над статьей графический дизайнер понимал копирайтера, копирайтер – SEO-специалиста, SEO-специалист – редактора, а редактор – заказчика.
Грамотная формулировка задач помогает избежать недопонимания и конфликтов, связанных с распределением обязанностей и ответственности. Поэтому для комфортного и продуктивного взаимодействия, всем, кто работает в команде, стоит потратить время, чтобы научиться понятно ставить задачи.
