Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных действий или задач, которые выполняются для достижения определенной цели компании. Проще говоря, это алгоритм, по которому происходит работа в организации, начиная от создания продукта или услуги и заканчивая их доставкой до конечного потребителя. Бизнес-процессы могут быть как простыми, например оформление заказа, так и сложными, например разработка нового продукта.
Зачем нужны бизнес-процессы
Бизнес-процессы используются в следующих целях:
- повышение эффективности. Помогают выявлять дублирующиеся действия, оптимизировать ресурсы и устранять ненужные шаги. Это сокращает время на выполнение задач и снижает затраты;
- контроль и прозрачность. Позволяют управлять деятельностью сотрудников и подразделений, создавая четкие рамки для выполнения задач, что облегчает контроль качества и соблюдение сроков;
- снижение риска ошибок. Хорошо выстроенные бизнес-процессы помогают минимизировать человеческие ошибки, поскольку каждый этап работы прописан и понятен всем участникам;
- рост и масштабирование. При расширении компании или запуске новых проектов они служат основой для упрощения адаптации новых сотрудников и внедрения технологий;
- адаптация и повышение конкурентоспособности. Компании, которые правильно выстраивают свои процессы, могут быстрее адаптироваться к изменениям на рынке и быть более конкурентоспособными.
Виды бизнес-процессов
По содержанию бизнес-процессы бывают:
- основными. Напрямую связаны с созданием продукта или услуги и их доставкой клиенту. Например, производство, продажи, маркетинг, логистика. Эти процессы создают добавленную стоимость и приносят компании доход;
- сопутствующими. Не являются ключевыми для получения прибыли, но составляют часть деятельности компании. К примеру, ремонт техники для магазина электроники;
- вспомогательными. Поддерживают основные, но не создают непосредственной добавленной стоимости. Например, это может быть ИТ-поддержка или юридическое сопровождение. Они обеспечивают работу компании, но напрямую не влияют на получение прибыли;
- обеспечивающими. Направлены на поддержку ресурсов и работников, обеспечивающих функционирование компании. К примеру, финансовое обеспечение или управление персоналом;
- управляющими. Отвечают за контроль и координацию деятельности, мониторинг и оценку эффективности. К таким процессам можно отнести управление финансами, оценку рисков, стратегическое планирование и аудит;
- процессами развития. Направлены на повышение эффективности компании. Например, модернизация оборудования или опросы сотрудников о качестве рабочего процесса.
По форме они делятся на:
- внешние. Включают взаимодействие компании с клиентами и внешним рынком, например переговоры с покупателями или рекламные кампании;
- внутренние. Ориентированы на решение задач внутри компании, таких как бухгалтерия, кадровое управление, обеспечение безопасности труда и других.
По функции бизнес-процессы могут быть:
- функциональными. Сосредоточены на выполнении конкретных задач, таких как производство товара, поиск клиентов или продвижение продуктов;
- структурными. Поддерживают и оптимизируют бизнес-деятельность. К примеру, управление информацией, подбор персонала, контроль финансов.
Структура бизнес-процесса
Бизнес-процесс состоит из следующих элементов:
- входы и ресурсы. Это то, с чего начинается процесс: данные, материалы, информация или ресурсы, которые необходимы для начала работы. Например, для процесса продажи входом могут быть запросы клиентов или маркетинговые лиды;
- действия (операции). Это непосредственно те задачи или действия, которые выполняются для достижения конечной цели. Они могут включать множество этапов: от получения информации до выполнения конкретной задачи, такой как обработка заказа или доставка товара;
- ответственные лица. Каждое действие в бизнес-процессе совершается конкретными сотрудниками или подразделениями. Эти люди или группы несут ответственность за его выполнение;
- выходы. Результат, к которому стремится процесс. Выходом может быть готовый продукт, услуга, отчет или данные, которые передаются на следующий этап или к клиенту;
- контроль и обратная связь. На каждом этапе процесса важно контролировать его выполнение, чтобы вовремя корректировать возможные отклонения. Обратная связь помогает анализировать и улучшать процесс для повышения его эффективности.
Вопросы-ответы
Бизнес-процесс связан с управлением всей деятельностью компании, тогда как технологический процесс описывает именно производственные аспекты, такие как использование технологий, ресурсов и материалов для создания конечного продукта. Технологический процесс обычно является частью бизнес-процесса и направлен на реализацию технических задач.
Автоматизация, оптимизация, моделирование, создание карты бизнес-процессов, Канбан, использование CRM-систем и другие.
Задать его границы, определить главные элементы процесса, разбить его на основные этапы, добавить развилки и другие события, обозначить роли участников.
