Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это визуальный инструмент для расстановки приоритетов, названный в честь Дуайта Дэвида Эйзенхауэра, 34-го президента США и генерала армии. Известный своей выдающейся организацией и умением принимать решения в условиях давления, он однажды сказал: «Самое срочное редко бывает самым важным, а самое важное — редко бывает срочным». На основе этой идеи была сформулирована матрица, разбивающая задачи по двум осям:

• важность. Насколько задача влияет на цели и ценности;
• срочность. Насколько скоро задача требует внимания.

Эта система позволяет разделить все дела на четыре категории:

Пример

Такое простое разделение помогает быстро понять, какие действия необходимо выполнить, а от каких стоит отказаться. Главное преимущество матрицы — в ее гибкости и универсальности: она подходит и студенту, и руководителю, и родителю, и предпринимателю.

Как работает матрица Эйзенхауэра

Как использовать матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Где и как собрать матрицу Эйзенхауэра

Как работает матрица Эйзенхауэра

Разберем подробнее, что находится в каждом квадранте и как обращаться с задачами из него.

1. Важно и срочно (критические задачи). Это задачи, которые нужно выполнить немедленно, иначе последствия могут быть серьезными. Обычно они связаны с крайними сроками или обязательствами перед другими людьми. Частое попадание задач в этот квадрант свидетельствует о недостаточном планировании или хроническом откладывании важных дел. 

Вот типичные примеры:

• дедлайн по проекту сегодня;
• внезапный сбой на сервере;
• срочный визит к врачу;
• проблема, требующая немедленного вмешательства руководства.

Что делать:

• выполняйте задачи как можно быстрее;
• минимизируйте стресс, создавая буфер времени в расписании;
• анализируйте, почему задача попала сюда, и как предотвратить это в будущем.

2. Важно, но не срочно (стратегические задачи). Этот квадрант — основа осознанной жизни и карьерного роста. Здесь находятся задачи, которые влияют на будущее, развитие, здоровье, отношения, самообразование. Они не требуют немедленного выполнения, но именно они определяют, каким будет ваш завтрашний день.

Примеры:

• построение стратегии бизнеса;
• обучение новому навыку;
• работа над книгой или курсом;
• регулярные занятия спортом;
• поддержание отношений с близкими.

Действия:

• планируйте выполнение в календаре;
• уделяйте этим задачам приоритетное время (утром или в пиковые часы продуктивности);
• не позволяйте другим задачам вытеснять их.

3. Срочно, но не важно (отвлекающие факторы). Этот квадрант создает иллюзию активности. Задачи здесь срочны для других людей, но не несут ценности для ваших целей. Опасность — в том, что именно сюда попадает множество задач, навязанных извне, таких как:

• входящие звонки, которые можно не принимать;
• совещания без четкого результата;
• задачи, которые кто-то перекинул на вас;
• ответы на несущественные письма.

Что делать:

• делегируйте такие задачи, насколько это возможно;
• установите границы и фильтры;
• используйте автоответчики, помощников, шаблоны ответов.

4. Не срочно и не важно (бесполезные задачи). Эти задачи не дают пользы и не требуют срочности. Они только создают ощущение занятости, но по сути являются прокрастинацией. Цель — избавляться от них сознательно или максимально сокращать их.

Типичные примеры:

• бесцельный скроллинг лент социальных сетей;
• многократная проверка почты;
• разговоры без цели в рабочее время.

Как быть с такими задачами:

• удаляйте или минимизируйте;
• создавайте правила, например «не более 15 минут в день на соцсети»;
• используйте трекеры времени, чтобы осознать масштабы.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Рассмотрим основные шаги по применению матрицы Эйзенхауэра в тайм-менеджменте. 

1. Сбор всех задач. Начните с полного списка дел. Запишите все: от срочных рабочих заданий до личных целей. Не бойтесь перегрузить список: чем полнее картина, тем эффективнее будет сортировка. Используйте:

• ежедневник;
• мобильное приложение;
• заметки;
• простой лист бумаги.

2. Оценка по критериям. Проверьте каждую задачу по следующим вопросам:

• Это важно? Связана ли задача с долгосрочными целями, ценностями, ростом?
• Это срочно? Требует ли она выполнения сегодня или в ближайшие дни?

Если сомневаетесь — задайте уточняющие вопросы:

• Что произойдет, если я не выполню эту задачу?
• Кто ждет от меня результата?
• Будет ли она иметь значение через неделю?

3. Распределение по квадрантам. Разместите задачи в матрице. Это можно сделать на:

• бумаге;
• онлайн-доске;
• в таблице;
• в приложении.

Создайте 4 секции и разложите задачи в нужные блоки.

4. Построение расписания:

• квадрант 1. Срочно выполнить в течение дня;
• квадрант 2. Забронировать время в календаре;
• квадрант 3. Найти, кому делегировать;
• квадрант 4. Отказаться.

Добавьте задачи из квадранта 2 в свое утреннее расписание, когда уровень энергии самый высокий. Это важно: в противном случае они будут постоянно откладываться.

5. Ревизия и гибкость. Периодически пересматривайте матрицу:

• ежедневно — для оперативных задач;
• еженедельно — для планирования недели;
• ежемесячно — для стратегического обзора.

Матрица должна быть гибкой и отражать текущую ситуацию.

Где и как собрать матрицу Эйзенхауэра

Сегодня доступно множество вариантов создания матрицы: от аналоговых до цифровых. Отметим наиболее популярные варианты. 

1. Бумажный способ:

• нарисуйте таблицу 2х2;
• заполните квадранты;
• держите лист перед глазами (на рабочем столе или холодильнике).

Идеально для визуалов, поклонников бумажных ежедневников, мозговых штурмов.

2. Таблицы Excel / Google Sheets:

• создайте 4 блока на одном листе;
• добавьте дополнительные колонки: дедлайн, статус, ответственный;
• можно использовать цветовую маркировку

Подходит для командной работы, проектов, совместного доступа.

3. Специализированные приложения и сайты:

• YouGile;
• Яндекс Трекер;
• Todoist;
• Cerebro;
• Shtab;
• Visual-paradigm и другие.

Преимущества:

• уведомления и напоминания;
• визуальное представление;
• удобная синхронизация между устройствами;
• встроенные функции в GTD и Kanban.