Когда диджитал-агентство слаженно управляется с проектами и ресурсами, дела идут в гору. Руководителям диджитал-команд важно грамотно распределять задачи между сотрудниками, то есть делегировать.
В статье разбираемся, как создать систему делегирования полномочий, которая позволит вашему агентству не только успешно справляться с поставленными задачами, но и повышать качество услуг, улучшать климат в коллективе и расти профессионально.
Какие задачи можно делегировать
Какие задачи не стоит делегировать
Как правильно делегировать задачи
10 советов для успешного делегирования
Преимущества делегирования
Когда вы поручаете часть работы другому человеку, вы выражаете ему доверие и наделяете необходимыми полномочиями. Теперь положительный результат – ваша общая цель, и ответственен за него не только исполнитель, но и тот, кто передал соответствующую задачу.
Делегирование ответственности приносит пользу и руководителю digital-агентства, и подчиненным – далее подробнее рассмотрим плюсы для тех и других.
Плюсы для руководителя
Навык делегирования необходим современным руководителям. Передавать задачу – это не только назначить ответственного, но и предвидеть риски и выгоды, разбираться в людях, ослаблять вожжи и в то же время держать руку на пульсе.
Преимущества делегирования для руководителей:
- Увеличение производительности. Делегировав часть задач, руководители могут сосредоточиться на вопросах, которые способны решить только они: на стратегии развития компании, управлении финансами, встречах на высоком уровне и др.;
- Улучшение навыков сотрудников. Некоторые задачи требуют от сотрудников развития дополнительных навыков, что позволяет им расти профессионально;
- Уменьшение рабочей нагрузки. Делегирование задач позволяет руководителям уменьшить рабочую нагрузку, не перерабатывать и сохранить баланс между работой и жизнью;
- Повышение мотивации. Когда сотрудники чувствуют, что им доверяют и их вклад ценится, это улучшает атмосферу в команде и повышает мотивацию;
- Снижение риска ошибок. Невозможно знать и уметь все, поэтому иногда лучше делегировать задачу компетентному сотруднику, который выполнит ее лучше, быстрее и качественнее.
Плюсы для подчиненных
Подчиненным делегирование обязанностей тоже приносит пользу:
- Развитие основных навыков. Новые задачи позволяют сотрудникам получать новые знания и прокачивать навыки;
- Развитие софт-скилов. Делегирование учит грамотно распределять время, культивирует чувство ответственности, повышает самооценку и мотивацию.
- Укрепление доверия. Через делегирование руководители показывают доверие к сотрудникам и проявляют уважение к их способностям;
- Улучшение отношений с коллегами. Время от времени помогая коллегам и руководителю и выполняя нетипичные для себя задачи, сотрудник лучше понимает коллег и уважает их работу.
Какие задачи можно делегировать
Если в digital-агентстве достаточно самостоятельных и компетентных сотрудников, вопрос делегирования полномочий решается довольно просто. Поэтому важно изначально собрать такую команду, которая способна закрыть большинство задач без вашего непосредственного участия.
Рассказываем, что можно, а иногда даже нужно делегировать другим.
Рутинные задачи
Это задачи, которые необходимо выполнять регулярно и без которых невозможно представить рабочий процесс. Руководитель поручает их выполнение подчиненным, чтобы освободить время для более важных дел. Это позволяет сэкономить усилия и сосредоточиться на более сложных задачах.
Например, обработка заказов, ввод данных в базу, подготовка отчетов, выставление коммерческих предложений – все это сотрудники могут выполнить по поручению руководителя.
Кроме того, часть рутинных задач можно автоматизировать с помощью специальных сервисов. Например, вести контекстную и таргетированную рекламу можно через click.ru: можно запускать и контролировать все кампании через один личный кабинет, отслеживать статистику, вносить изменения, выгружать автоматические отчеты, маркировать и т. д.
Долгосрочные задачи
Крупные проекты, которые длятся не один месяц, лучше поручить кому-то из сотрудников – руководитель же может помогать советом и контролировать выполнение. Если вы хорошо знаете свою команду, видите сильные стороны каждого участника, а главное, доверяете их профессионализму, вам есть на кого положиться.
Руководителю не нужно нести всю ответственность за выполнение проекта – он распределяет ее между подчиненными. У каждого есть опыт в конкретных областях, и они могут лучше справиться с задачами, требующими специальных знаний и навыков.
Например, контроль за разработкой сайта лучше доверить заместителю, а с презентацией рекламных креативов отлично справится менеджер проекта.
Задачи «на вырост»
Конечно, можно сразу нанять высококвалифицированных специалистов с богатым опытом, но, как правило, не каждое агентство потянет такой дорогой во всех смыслах штат. Поэтому часто руководители набирают в команду перспективные молодые кадры с небольшим опытом, которые заинтересованы в том, чтобы учиться, и мотивированы на карьерный рост.
В таких молодых агентствах делегирование задач поощряет подчиненных к развитию, прокачивает их навыки и помогает удержать талантливых сотрудников. Они видят, что их развитие и профессиональный рост являются приоритетом для компании и стремятся расти и соответствовать.
Например, вы можете периодически назначать разных ответственных на проекты, чтобы посмотреть кто из команды лучше справляется с ролью лидера. Или отправить подчиненного вместо себя на конференцию, чтобы он представлял компанию.
Какие задачи не стоит делегировать
Приятно разгрузить себя и перепоручить кому-то дела, но не все задачи стоит делегировать.
- Конфиденциальные задачи – все, которые касаются личных данных: ваших, сотрудников или клиентских.
- Задачи, которые связаны с безопасностью компании – например, пароли от интернет-банкинга должно знать как можно меньше людей в компании.
- Важные стратегические задачи – никто, кроме руководителя, не примет окончательного решения о слиянии, продаже акций, инвестициях и др.
- Кадровые перестановки – именно руководитель принимает решение о найме новых сотрудников, расширении штата, формировании новых департаментов и др.
Как правильно делегировать задачи
От теории – к практике: рассказываем, как руководителю грамотно делегировать задачи подчиненным.
5 принципов делегирования
Перед тем как поручить сотруднику задачу, проверьте, соответствует ли ваше решение этим принципам.
Принцип 1. Цели должны быть понятны и вам, и сотруднику. Невозможно вдумчиво и качественно выполнить задачу, если не понимаешь конечную цель. А главное – и вы, и исполнитель должны быть согласны с этой целью.
Принцип 2. Делегируйте только те задачи, которые понимаете. В той или иной мере вам придется контролировать выполнение поручения, а если вы не до конца понимаете, что, как и зачем делегировали сотруднику, будет сложно адекватно оценить результат.
Принцип 3. Исполнитель несет ответственность за результат. Если вы перепоручили задачу, то для сотрудника это должно означать, что вы больше не отвечаете за исполнение. Ваша роль – контроль результата и помощь в процессе, а с остальным способен справиться человек, которому вы доверили поручение. Дозируйте степень своего вмешательства в задачу и старайтесь больше доверять команде.
Принцип 4. Исполнитель должен понимать, кому отчитываться. Если задачу поручаете вы, то вы и контролируете выполнение. Если же у вас нет на это времени, то назначьте одного сотрудника, который следит за выполнением задачи и к которому исполнитель сможет при необходимости обращаться. Избегайте ситуаций, когда над одним исполнителем стоит несколько контролеров.
Принцип 5. Задача должна быть посильной для исполнителя. Если задача для делегирования слишком сложная, исполнитель может не справиться, а неудача пошатнет самооценку, ослабит мотивацию. Поэтому нужно учитывать уровень квалификации и опыта сотрудника. Задача должна требовать от исполнителя определенных усилий и навыков, но в пределах его возможностей.
10 советов для успешного делегирования
Руководителям на заметку: как делегировать задачи, чтобы всем от этого было хорошо.
1. Определите, какие задачи нужно делегировать. Оцените объем работы и выберите задачи, которые целесообразно поручить другим.
2. Выберите подходящего исполнителя. Учитывайте его опыт, навыки, мотивацию и загруженность.
3. Объясните задачу исполнителю. Опишите задачу, укажите сроки и ожидаемые результаты.
В нашем блоге мы уже подробно рассказывали, как грамотно ставить задачи команде.
4. Обеспечьте ресурсами. Предоставьте исполнителю ресурсы, материалы и инструменты для выполнения задачи.
5. Мотивируйте исполнителя. Объясните, почему делегируете задачу именно этому сотруднику, почему считаете, что он справится и какую выгоду он извлечет – от бесценного опыта до финансового вознаграждения.
6. Обучайте исполнителя. Если задача сложная, помогите сотруднику разобраться, предоставьте необходимые данные и подскажите, к кому обращаться за помощью и консультацией.
7. Делегируйте задачи постепенно. По мере развития навыков исполнителя начните с простых задач и переходите к более сложным. Кроме того, в зависимости от типа сотрудников в команде им можно поручать разные категории задач. Так, согласно классификации психолога Мередит Беблин, в каждой команде встречаются сотрудники действия, сотрудники мысли и социально ориентированные сотрудники. Вы получите более высокие результаты, если поручите им подходящую по роли задачи.
8. Будьте готовы к ошибкам. Ошибки – это часть любого процесса, в том числе делегирования, поэтому важно быть готовым к ним, уметь их предвидеть и исправлять.
9. Отмечайте успехи. Не воспринимайте удачи как должное. За ними стоят люди, которые приложили усилия и сделали возможным положительный исход. Поэтому, когда задача выполнена успешно, обязательно отметьте это и поблагодарите исполнителя за работу. Про то, как давать и принимать обратную связь, мы написали целый большой гайд.
10. Контролируйте выполнение задачи. Регулярно проверяйте прогресс и при необходимости корректируйте план действий.
Про удобные и работающие в России таск-трекеры рассказали в статье «Чем заменить зарубежные сервисы для работы: большая подборка от Click.ru».
Подведем итоги
- Эффективное делегирование задач в digital-агентстве важно для управления проектами и ресурсами.
- Навык делегирования необходим современным руководителям для увеличения производительности, улучшения навыков сотрудников и уменьшения рабочей нагрузки.
- Делегирование ответственности приносит пользу как руководителям, так и подчиненным, развивая их навыки и укрепляя доверие в команде.
- Не все задачи стоит делегировать – некоторые из них слишком конфиденциальны, связаны с безопасностью компании или относятся стратегическим.
- При делегировании важно определить цели, выбрать исполнителя, объяснить задачу, обеспечить ресурсами, мотивировать исполнителя и не забывать про ненавязчивый контроль.
