Как правильно организовать работу отдела или целой компании? Следить одновременно за выполнением большого количества задач достаточно сложно, а в некоторых случаях – невозможно. Поэтому рекомендуется обращаться к виртуальным помощникам и прикладным инструментам. Существует много методик планирования, но во главе каждой из них стоит одна главная деталь – упорядочивание дел. Если у задач определена строгая последовательность и они зафиксированы на бумаге или в приложении, гораздо меньше риск упустить важные вещи. В статье подробнее изучим чек-листы, их разновидности и правила построения.
Какие вопросы решаются с помощью чек-листов
Лайфхаки для составления чек-листа
Примеры сервисов и инструментов для составления чек-листов
Что такое чек-лист
Если говорить коротко, это список дел, которые выполняются в определенный промежуток времени. Глобально чек-листы используют во всех сферах жизни: от бытовых обязательств до корпоративных договоренностей. Мы рассмотрим только профессиональную часть – контроль рабочих задач в течение дня, недели, месяца и т. д. Составить чек-лист можно вручную (на листе бумаги, магнитной доске, в ежедневнике) или в электронном виде (перечень автоматических задач в системе учета, встречи и напоминалки в календаре на рабочем компьютере и подобное).
Какие вопросы решаются с помощью чек-листов
- Упорядочивание и систематизация. Каждую большую задачу можно разделить на несколько маленьких, следующих в четкой последовательности. Так выполнение станет проще.
- Экономия времени. У отдельного человека или команды перед глазами будут шаги, которые нужно пройти до завершения задачи. Это позволяет грамотнее спланировать время, сконцентрироваться на конкретном шаге.
- Уменьшение количества ошибок. Грамотно составленный план помогает учесть мелочи и тщательнее продумать действия. В результате снижается риск совершения непредсказуемых ошибок.
- Четкий контроль. Гораздо проще контролировать выполнение этапов, а не всей задачи целиком. Можно быстрее получить обратную связь от участников процесса и внести корректировки.
Из чего состоит чек-лист
Жестких правил составления нет, но есть концепция, которая лежит в основе практически всех чек-листов.
- Главная цель чек-листа. В отдел поступает новая задача. Она требует выполнения определенных работ, но конечной точкой всегда должно быть успешное завершение, например, в виде сданного заказчику проекта или отчета.
- Шаги для достижения цели. За каждым участником процесса закрепляется зона его ответственности. В чек-листе необходимо описать работы, которые будет выполнять каждый ответственный со сроками реализации.
- Примечания и дополнения. В некоторых случаях названия задач или этапов бывают общими и им требуются отдельные пояснения, которые делают ведение чек-листа удобнее и позволяют не забыть ключевые детали.
Лайфхаки для составления чек-листа
- Выставьте пункты в четкую последовательность. Перед составлением чек-листа разложите задачу на этапы и продумайте каждый из них. При этом отталкивайтесь от конкретной задачи.
- Не делайте много этапов. Есть негласное правило 20 пунктов в чек-листе. Если этапов в задаче больше, лучше составить отдельный чек-лист для каждой серьезной задачи.
- Не добавляйте в каждую задачу много условий. Каждый пункт чек-листа должен содержать сжатую информацию, которая будет раскрывать цель этапа.
- Делайте пункты понятными. При взгляде на чек-лист должно быть понятно, что скрывается за каждым из пунктов. В противном случае есть риск возникновения путаницы.
- Используйте цвета. С помощью пометок можно быстрее сориентироваться в специфике задач на каждом из этапов. Например, контрольные созвоны помечайте красным цветом и готовьтесь к ним дополнительно.
- После составления чек-листа проверьте все пункты, при необходимости отредактируйте или добавьте те, которые забыли.
Разновидности чек-листов
В зависимости от целей или типов задач чек-листы могут быть выполнены как в виде стандартного списка, так и в формате таблицы.
- Списки дел. Популярный формат, который подходит для любой сферы деятельности. Дела либо вычеркиваются по мере выполнения, либо помечаются заранее продуманными знаками.
- Трекеры. Используются в тех случаях, когда задействуется календарь и нужно отследить прогресс выполнения действий. Например, если по задаче стоит четкий дедлайн, расставьте промежуточные дедлайны с точками контроля.
- Памятки. Напоминания о контроле за выполнением задачи в течение дня. Отмечайте важные дела, которые нужно сделать в отведенный промежуток.
Примеры сервисов и инструментов для составления чек-листов
Google Keep. Подходит для составления заметок и рассылки коллегам. К каждой записи можно прикрепить собственную метку, к которой привязывается определенный тег. По ним можно отслеживать задачи, как выполненные ранее, так и находящиеся в работе.
Any.Do. Приложение, которое будет показывать ежедневные списки дел. План работы здесь можно привязывать к конкретному времени или месту, а также синхронизировать его с Google-календарем и облачным хранилищем. Формы для заполнения также можно рассылать коллегам.
TickTick. Удобный сервис, помогающий планировать задачи и цели. В приложении можно создавать разные чек-листы, добавлять в них подзадачи, назначать сроки и напоминания. Есть функции повторяющихся задач, отслеживания прогресса, виджеты для экрана смартфона.
365done. С помощью этого сервиса можно создавать чек-листы различной направленности – от простых списков до трекеров. Предоставляет простой интерфейс и настраиваемые параметры задач.
Помимо данных сервисов можно пользоваться стандартными текстовыми или табличными редакторами Microsoft или Google, которые давно зарекомендовали себя. Но наилучшим решением будет комбинирование нескольких способов составления чек-листов.
Планирование рабочих задач – важная составляющая профессиональной деятельности. Чем надежнее и проще способ составления чек-листов, тем быстрее его можно освоить и применить на практике. Выберите наиболее подходящий для себя, чтобы повысить свою производительность и производительность команды.
