Почему сотрудники срывают дедлайны и что с этим делать

Казалось бы, все спланировано: задачи распределены, сроки обозначены, работа идет… Но в какой-то момент дедлайн сдвигается и проект задерживается. С такой проблемой сталкивался практически каждый руководитель. В статье разберемся, почему так происходит, к каким последствиям приводят сорванные сроки, всегда ли дедлайны сгорают по вине сотрудников и как решить эту проблему.

Типы дедлайнов

Дедлайн — это крайний срок выполнения задачи. В зависимости от степени гибкости он может быть:

• жестким. Не может сдвигаться, так как привязан к определенным событиям или обязательствам. Например, запуск рекламной кампании в конкретную дату;
• гибким. Может корректироваться в зависимости от обстоятельств. К примеру, подготовка статьи в блог, внутренние задачи по разработке, исследования.

К ощутимым негативным последствиям может привести срыв именно жестких дедлайнов.

Как сорванные дедлайны влияют на бизнес

Дедлайны — это не просто даты, а основа эффективного управления проектами. Когда сроки регулярно срываются, это приводит к серьезным проблемам для бизнеса. Отметим основные последствия.

1. Финансовые потери. Каждый сорванный дедлайн может напрямую или косвенно повлиять на финансовые показатели компании, например через:

• упущенную прибыль. Если обязательства не выполнены вовремя, заказчики могут отказаться от сотрудничества и выбрать конкурентов;
• штрафы и неустойки. Если дедлайн прописан в договоре, его нарушение может привести к денежным санкциям;
• дополнительные расходы на исправление ситуации. Когда сроки горят, приходится перераспределять ресурсы и подключать дополнительных специалистов, что увеличивает затраты на реализацию проекта.

2. Репутационные риски и потеря доверия. Регулярные срывы дедлайнов могут привести к:

• снижению лояльности клиентов. Если заказчики сталкиваются с постоянными задержками, они теряют доверие к компании и ищут более надежных исполнителей;
• негативным отзывам. Недовольные клиенты могут испортить репутацию компании, оставляя отрицательные комментарии в соцсетях, на сайтах-отзовиках или в профессиональных сообществах;
• снижению конкурентоспособности. Если конкуренты работают быстрее и надежнее, они постепенно занимают нишу, а бизнес, который не соблюдает сроки, теряет позиции.

3. Повышение нагрузки на сотрудников и риск выгорания. Когда дедлайны срываются, команда неизбежно сталкивается с повышенной нагрузкой. Это ведет к стрессу, снижению продуктивности и в конечном итоге — к выгоранию.

• Авралы и переработки. Чтобы успеть наверстать упущенное, сотрудникам приходится работать сверхурочно, что приводит к усталости и снижению эффективности.
• Демотивация сотрудников. Если в компании постоянно возникают проблемы с дедлайнами, команда может потерять веру в руководство и в саму систему управления проектами.
• Текучка кадров. В условиях постоянного стресса и хаоса сотрудники начинают искать более стабильные места работы.

Почему срываются дедлайны

Рассмотрим две группы причин, по которым могут быть сорваны сроки сдачи проекта.

Внутренние причины

К внутренним относятся причины, связанные с самими сотрудниками.

1. Прокрастинация. Это откладывание выполнения задач на последний момент, которое, в свою очередь, может происходить из-за:

• сомнений и неумения самостоятельно принимать решения;
• боязни неудачи и неуверенности в себе;
• отсутствия внутренней мотивации;
• привычки прокрастинировать.

Не всегда получается справиться с этим состоянием самостоятельно. Возможно, потребуется помощь психолога и других специалистов.

2. Неумение распределять время. Люди часто переоценивают свои силы и закладывают на выполнение задачи меньше времени, чем нужно на самом деле. Важно учитывать перерывы, отвлекающие факторы и возможные проблемы. При планировании всегда лучше выделить время с запасом, чтобы спокойно выполнять задачу, не нервничать и не подводить команду. Оптимальный запас — 10–20% от общей продолжительности задачи.

3. Неумение расставлять приоритеты. Многие сотрудники в первую очередь выполняют самые легкие и привлекательные задачи. Но нужно распределять их именно по степени срочности: в приоритете те задания, дедлайн которых ближе.

4. Некомпетентность. У человека может просто не хватать навыков и способностей для выполнения задачи. В такой ситуации сотрудник должен вовремя понять это и честно сообщить об этом руководителю, чтобы у последнего было время перераспределить задачи и частично делегировать их кому-то другому.

5. Перфекционизм. Желание сделать все идеально может приводить к перерасходу времени и чрезмерному углублению в детали, которое тормозит работу. Необходимо научиться расставлять приоритеты и фокусироваться на главном.

Внешние причины

Внешние причины — это те, которые связаны с обстоятельствами, не зависящими напрямую от самих сотрудников.

1. Перегрузка. У руководителя могут быть завышенные требования к работнику, которые тот физически не может выполнить. Часто проблема бывает в сложности самой задачи или слишком сжатых сроках. Лидеру необходимо грамотно оценивать возможности сотрудников и использовать индивидуальный подход к каждому из них. В противном случае у команды может произойти выгорание.

2. Плохая коммуникация. Прежде чем запускать проект и ставить дедлайн, важно убедиться, что каждый сотрудник четко понимает, что он должен делать. Для этого руководитель должен проводить общие и индивидуальные созвоны, на которых будет объяснять работникам их задачи, а также оперативно отвечать на все возникающие вопросы. А им со своей стороны нужно заранее задавать их, чтобы избежать недопониманий.

3. Отсутствие внешней мотивации. Руководителю необходимо поощрять сотрудников за выполнение задач в срок. Это может быть как устная, так и материальная благодарность в виде премии. Кроме того, хорошей мотивацией является собственный пример лидера. Если он выполняет свои задачи вовремя, то гораздо выше вероятность, что работники будут делать так же.

4. Отсутствие четкого ТЗ. Если задачи сформулированы размыто или некорректно, сотруднику придется потратить много времени на уточнения или выполнить работу не так, как ожидалось. Поэтому важно максимально понятно и подробно прописывать все требования и сроки.

5. Изменение ТЗ. Если заказчик резко изменил требования к проекту, не факт, что у сотрудников получится выполнить его в срок. Руководитель должен заранее обговорить возможность и допустимый процент таких изменений, а также сдвиг дедлайна в случае, если нужны правки.

Советы руководителям

Приведем еще несколько рекомендаций по решению проблемы сорванных дедлайнов для руководителей команд.

Главный совет — не обвинять сотрудников. Критика, особенно неконструктивная, не только не даст результатов, но и может демотивировать и привести к выгоранию. Вместо этого нужно разобраться в причинах несоблюдения сроков и устранить их. О причинах писали выше. Теперь поговорим подробнее о решениях.

• Обеспечение комфортного рабочего пространства. Если сотрудники работают в офисе, необходимо создать там правильную обстановку, позволяющую сосредоточиться на выполнении задачи. Постарайтесь обеспечить тишину и устранить отвлекающие факторы.
• Создание и поддержание дружелюбной атмосферы. Работник не должен бояться рассказывать о своих проблемах. Важно, чтобы он понимал, что руководитель всегда выслушает его и поможет найти решение. В таком коллективе вероятность срыва дедлайнов гораздо меньше.
• Обеспечение прозрачности процессов. Назначайте ответственных. Каждый сотрудник должен четко понимать, за какую часть работы он отвечает, а заказчик и руководитель — знать, на каком этапе находится проект. Для этого удобно использовать онлайн-доски и таск-трекеры, такие как WEEEK и YouGile. Эти сервисы представлены в маркетплейсе click.ru (ими можно пользоваться бесплатно, за баллы, заработанные на партнерской программе). Они позволяют управлять командой, создавать отчеты, автоматизировать управление задачами и многое другое. Такие инструменты помогают визуализировать процесс и отслеживать прогресс. Также желательно создать для сотрудников внутреннюю базу знаний инструкциями и кейсами. Это поможет им быстрее решать проблемы и сокращать время на выполнение задач.
• Согласование сроков. Не стоит назначать дедлайны в одностороннем порядке, без обсуждения с сотрудниками. Вместо этого нужно поинтересоваться, сможет ли работник справиться в такой срок, и при необходимости скорректировать его.
• Сбор обратной связи. Во время выполнения задачи интересуйтесь у исполнителя, все ли получается, требуется ли дополнительная информация, а после — сколько времени заняла работа, какие возникли трудности. Это позволит получить более полное представление о рабочем процессе и покажет сотруднику, что для вас важно его состояние.
• Обучение тайм-менеджменту. Можно поделиться с командой лайфхаками по управлению временем. К примеру, делить рабочее время на периоды по полчаса и делать короткие перерывы между ними (метод помидора). Другой способ — техника 18 минут: каждый день тратить 5 минут на планирование утром, 1 минуту каждого рабочего часа на анализ продуктивности и 5 минут на оценку работы вечером.

Если срыв дедлайнов происходит регулярно и сразу у нескольких сотрудников, то эту проблему нужно решать комплексно, пересматривая и оптимизируя ключевые бизнес-процессы. Возможно, стоит пересмотреть модель управления и внедрить более гибкие подходы, такие как Agile.