В любом проекте неизбежны изменения. Это могут быть новые требования или условия работы с подрядчиками, перераспределение команды или технические ограничения. Поэтому проджект-менеджер должен не только тщательно планировать работу с самого начала, но и быть готовым к корректировкам по ходу дела. Настроить все процессы вручную и уследить за ними самостоятельно очень сложно. Нужны инструменты, которые помогут держать их под контролем.
В статье разберем, с какими проблемами сталкиваются руководители проектов без автоматизации, какие сервисы могут облегчить проджект-менеджеру жизнь и как выбрать подходящие решения для конкретной команды.
Оглавление
- Чем грозит отсутствие автоматизации управления проектами
- Популярные инструменты для проектного менеджмента
- Таск-трекеры (таск-менеджеры)
- Инструменты для общения в команде
- Сервисы для документации и аналитики
- Инструменты для формирования базы знаний
- Как выбрать подходящие инструменты для управления проектом
Чем грозит отсутствие автоматизации управления проектами
Отметим основные проблемы, которые могут возникнуть без автоматизации проектного менеджмента.
1. Размытый план. В больших проектах этапы связаны между собой, и учитывать все нюансы вручную сложно. Без автоматизированных инструментов легко упустить важные риски и перегрузить команду.
2. Отсутствие оперативного контроля. Отчеты не всегда отражают реальную ситуацию, ведь сотрудники могут непреднамеренно искажать информацию. Если нет автоматизации, будет сложно быстро выявлять проблемы и находить баланс между излишним контролем и своевременной реакцией.
3. Неоправданные трудозатраты. Без учета рабочего времени сложно понять, на какие задачи уходит больше ресурсов, чем планировалось. Например, если на подготовку ТЗ было заложено 80 часов, а фактически потрачено 120, это может говорить о скрытых задачах, которые стоит пересмотреть.
4. Перегрузка команды. Когда задачи распределяются вручную, возможны перекосы: одни сотрудники перегружены, а у других есть свободное время. Это снижает эффективность работы и увеличивает риски срыва сроков.
5. Разрозненные данные. Если у команды нет доступа к актуальной информации, она может принять ошибочное решение. Взаимосвязанные задачи усложняют ситуацию: ошибка на одном этапе может привести к сбоям в целом проекте.
Автоматизация помогает избежать этих проблем, структурируя данные, контролируя процессы и обеспечивая прозрачность работы команды.
Популярные инструменты для проектного менеджмента
Для удобства разделим сервисы по группам.
Таск-трекеры (таск-менеджеры)
Это программы или приложения, позволяющие управлять задачами и организовывать рабочее временя. Они помогают отслеживать обязанности, проекты и сроки.
1. WEEEK. Российский сервис для совместной работы, который предлагает не только стандартные инструменты для управления проектами, но и полезные бонусы: Базу знаний, аналитику процессов, HR-инструменты и CRM. В Базе знаний можно фиксировать требования клиента, а в разделе аналитики — отслеживать прогресс команды по спринтам.
Инструмент доступен в веб-версии или как приложение для Windows, Mac, Android и iOS.
Команды до 5 человек могут пользоваться сервисом бесплатно, далее — от 199 руб. за пользователя в месяц. Возможны гибкие тарифы в зависимости от нужных функций.
Плюсы WEEEK:
- поддержка разных методологий (Канбан, диаграмма Ганта, календари, to-do-листы);
- интеграции с Google Docs, Figma и Trello;
- автоматический перенос данных из Notion, Trello и Jira;
- подробная аналитика по проектам и сотрудникам;
- гибкие настройки приватности и гостевой доступ;
- быстрая поддержка в Telegram.
Минусы:
- мобильные приложения пока не доработаны;
- возможны баги из-за частых обновлений.
WEEEK есть в маркетплейсе click.ru — им можно пользоваться бесплатно, за баллы, заработанные на партнерской программе.
2. YouGile. Это одна из самых популярных платформ для управления задачами, также представленная в маркетплейсе. Все проекты здесь оформлены в виде отдельных карточек с чатами, что облегчает коммуникацию внутри команды. Сервис особенно востребован среди строительных компаний, производственных предприятий и креативных команд, которым важно вести работу в единой системе.
YouGile можно пользоваться на Windows, macOS, Linux, iOS, Android, а также в веб-версии.
Для команд до 10 человек он доступен бесплатно, а в платной версии стоимость рассчитывается за каждого дополнительного пользователя в месяц.
Преимущества:
- простой и понятный интерфейс. Команда быстро адаптируется и не тратит много времени на освоение системы;
- гибкое управление. Можно настраивать доступ и взаимодействие не только внутри одного отдела, но и между разными командами, например соединять продажи и производство;
- уникальные функции. «Зеркальные столбики», «сводки» и другие фирменные инструменты;
- поддержка Agile-методологии. Удобный планировщик для гибкого управления задачами
Недостатки:
- нет системы тегов для удобной навигации;
- нельзя обмениваться проектами и задачами с другими сервисами.
3. Яндекс Трекер. Минималистичный таск-трекер, который отлично подходит командам, работающим в экосистеме Яндекса. Сервис является частью Яндекса 360 для бизнеса, который есть в маркетплейсе click.ru.
Трекер доступен в веб-версии, а также на Android, iOS и HarmonyOS.
Для команд до 5 человек использование бесплатно. Далее стоимость рассчитывается по прогрессивной системе: чем больше команда, тем дешевле:
- первые 100 сотрудников — 440 руб./мес.;
- 101–250 человек — 400 руб./мес.;
- 251+ человек — 360 руб./мес.
Плюсы Яндекс Трекера:
- помощь с миграцией и обучением;
- все функции доступны на любом тарифе;
- расширенные аналитические возможности;
- глубокая интеграция с сервисами Яндекса.
Минусы:
- сложное ценообразование, дорого для небольших команд;
- интерфейс перегружен и монотонен.
4. Kaiten. Гибкая платформа для командной работы, включенная в Единый реестр российского ПО. Отечественный аналог Asana. Сервис работает как конструктор: можно настраивать процессы под свои задачи, создавать доски в любом формате, устанавливать связи между задачами и кастомизировать карточки.
Есть облачная версия (SaaS) и коробочное решение (On-premise), а также приложения для iOS и Android.
Бесплатный тариф не имеет ограничений по количеству пользователей, данных и сроку использования. Стоимость платных тарифов с дополнительными возможностями начинается от 420 руб. в месяц за пользователя.
Преимущества Kaiten:
- неограниченное число участников, досок и рабочих пространств;
- загрузка и выгрузка документов без лимитов;
- иерархия задач без ограничений;
- общение в карточках, возможность прикреплять файлы, оставлять комментарии, настраивать уведомления и использовать Telegram-бота;
- инструменты для Agile;
- гибкое планирование с помощью диаграммы Ганта и Timeline;
- возможность объединять несколько досок в одном пространстве для удобного контроля;
- аналитика для оценки процессов и улучшения работы над проектами;
- архив всех выполненных задач..
Недостатки:
- отсутствие встроенной видео- и аудиосвязи.
Инструменты для общения в команде
Когда в коллективе больше пяти человек, лучше не полагаться на чаты в Telegram или WhatsApp. Специальные бизнес-мессенджеры и платформы для видеоконференций помогут держать рабочие коммуникации в порядке.
1. Пачка. Мессенджер с продуманным функционалом. Им можно пользоваться на Windows, Mac и Linux, а также на iOS и Android.
Бесплатный тариф ограничен 2000 сообщениями в месяц (подходит для небольших команд), а платные начинаются от 159 руб. за пользователя.
Преимущества сервиса:
- удобная организация общения (чаты, треды и каналы, которые можно структурировать);
- созвоны до 100 человек без лимита по времени, запись звонков и гостевой доступ;
- оплата только за активных сотрудников (если сотрудник ушел, а его забыли удалить — платить не нужно);
- встроенный таск-менеджер;
- скидки для НКО, образовательных организаций и Open-Source проектов
Недостатки:
- лимит 2000 сообщений на бесплатном тарифе может быстро закончиться.
2. Tada.Team. Мессенджер с функциями таск-трекера. Доступен на Windows, Mac, Linux, iOS, Android.
Бесплатно для команд до 5 человек. Далее — 200 руб. в месяц за сотрудника или 2000 руб. за год. Для больших команд (более 1000 человек) условия обсуждаются отдельно.
Плюсы:
- привычный интерфейс в стиле Telegram;
- упоминания, теги и удобный поиск по переписке;
- голосовые сообщения с расшифровкой;
- встроенные аудио- и видеозвонки.
Минусы:
- один тарифный план, нет гибких условий;
- некоторые пользователи жалуются на перегруженный интерфейс.
3. Zoom. Популярный сервис для видеозвонков. Есть веб-версия, а также приложения для Windows, Mac, iOS и Android.
Доступна бесплатная версия, профессиональный тариф и бизнес-план. Можно приобрести годовую подписку.
Преимущества:
- самый популярный сервис для видеозвонков, все его знают и умеют им пользоваться;
- бесплатная версия подходит для небольших команд;
- можно записывать звонки даже на бесплатном тарифе.
Недостатки:
- на бесплатном тарифе конференция длится максимум 40 минут, а между звонками нужно ждать 10 минут;
- оплата подписки с российской карты невозможна.
Сервисы для документации и аналитики
1. Битрикс24. Это целая экосистема для бизнеса, в которой есть все, включая модуль для работы с документами. Он поддерживает форматы doc, xls, ppt, pdf и другие, а встроенный редактор позволяет редактировать файлы прямо в системе.
Есть веб-версия и приложения для Mac, Windows, Linux, iOS и Android.
На бесплатном тарифе нет ограничения по пользователям, но урезан функционал. Стоимость платных тарифов начинается от 1990 руб. в месяц (сразу за всех).
Плюсы:
- полноценная работа с документами онлайн;
- юридически значимая электронная подпись и цифровые сертификаты;
- глубокая интеграция с CRM
Минусы:
- расширенные возможности доступны только на дорогих тарифах.
2. Финтабло. Удобный сервис для автоматизации бухгалтерского учета в онлайн-режиме с базовыми отчетами и возможностью интеграции с банками. Доступен только в веб-версии.
Стоимость начинается от 1990 руб. в месяц. Есть пробный период на 2 недели. Дополнительные модули — за отдельную плату.
Преимущества:
- высокая степень автоматизации;
- поддержка учета НДС;
- интеграции с банками и другими сервисами;
- дополнительные модули, которые можно подключать по мере необходимости.
Недостатки:
- нет мобильных и десктопных приложений.
Инструменты для формирования базы знаний
База знаний — это онлайн-архив с важной информацией о компании, продуктах и ответами на частые вопросы. Ее могут использовать как сотрудники, так и клиенты.
1. EvaWiki. Российский аналог Confluence. Им можно пользоваться в веб-версии и в приложениях для Windows, macOS, Astra Linux, РОСА «Кобальт», РЕД ОС и «Альт СП».
Есть только платные тарифы. Стоимость начинается от 299 руб. в месяц за пользователя (минимум 5 человек). Также доступен двухнедельный бесплатный пробный период.
Плюсы сервиса:
- простая структура и шаблоны документов;
- возможность редактирования, совместной работы и подписания файлов;
- восстановление старых версий документов;
- гибкие настройки прав доступа;
- уведомления об изменениях.
Минусы:
- отсутствие бесплатного тарифа.
2. Teamly. Удобный отечественный сервис для совместной работы с документами, ведения базы знаний, онбординга и обучения сотрудников.
Инструмент доступен в двух форматах на выбор: SaaS или On-Premise. Его можно использовать в веб-версии, а также установить на Android и iOS.
Для команд до 7 человек Teamly бесплатный. Если пользователей больше, стоимость начинается от 199 рублей в месяц за человека при оплате за год.
Преимущества сервиса:
- безопасность данных (все файлы хранятся внутри платформы и не передаются сторонним сервисам);
- встроенный чат в каждом документе;
- возможность редактировать файлы прямо в системе;
- создание отдельных рабочих пространств для отделов и проектов;
- автоматизация рабочих процессов;
- помощь в организации обучения;
- возможность ставить задачи через упоминания;
- Телеграм-бот TeamlyBo для сохранения информации из чатов в базу знаний;
- раздел «Аналитика» с просмотрами, новыми статьями и поисковыми запросами.
Недостатки:
- время на обучение и адаптацию;
- сложность интеграции с существующими системами;
- высокая стоимость для крупных компаний.
3. Minerva Knowledge. Инструмент для создания различных типов контента. Сервис можно использовать в веб-версии, на iOS и Android, а также установить на свой сервер. Стоимость рассчитывается по запросу.
Плюсы:
- совместное редактирование документов и настройка доступа;
- инструменты для создания глоссариев, скриптов и алгоритмов;
- автоматическая миграция с Confluence и других платформ;
- уведомления о новых изменениях;
- умный поиск по словоформам, синонимам, тегам и фильтрам;
- работа с обратной связью;
- адаптация и внедрение менеджмента знаний;
- удобный интерфейс;
- гибкие настройки.
Минусы:
- сложность адаптации;
- необходимость дополнительного обучения;
- сложность настройки.
Как выбрать подходящие инструменты для управления проектом
При выборе описанных выше инструментов важно учитывать ряд факторов.
- Специфика проекта. Лучше сразу выбрать платформу, которая сможет «расти» вместе с проектом. К примеру, если у вас небольшой интернет-магазин, но в будущем он может превратиться в маркетплейс, важно сразу предусмотреть систему, которая справится с увеличением задач и команды.
- Бюджет. Для небольших команд подойдут бесплатные или недорогие сервисы, но если в проекте больше 10 человек или нужны продвинутые функции, придется закладывать бюджет на платные тарифы.
- Возможность интеграции с другими сервисами. Это экономит время и снижает хаос в данных. Так, Kaiten позволяет автоматически переносить данные из Asana, Trello и Jira.
- Поддержка и обновления. Чем быстрее устраняются сбои и появляются новые возможности, тем стабильнее работа. Хорошо, если у сервиса есть база знаний и техподдержка, которая оперативно помогает пользователям.
- Безопасность. Важно, чтобы данные были защищены, например через шифрование, размещение на собственных серверах или безопасные каналы передачи информации.
- Удобство. Инструмент должен быть понятным не только для менеджера, но и для всей команды. Если интерфейс сложный, сотрудники будут тратить время на разбор функционала вместо выполнения задач.
Выберите несколько подходящих сервисов и сравните их по этим критериям. Также можно дать сотрудникам протестировать инструменты и собрать обратную связь.
