Как грамотно оформить сотрудничество с самозанятым

ИП и компаниям выгодно работать с самозанятыми: не нужно платить налоги, подавать отчетность. Читайте в статье click.ru, как составить и подписать договор, выстроить сотрудничество и чего нужно избегать.

Кто считается самозанятым

Преимущества и нюансы работы с самозанятыми

Порядок работ с самозанятым

Как проверить самозанятость

Как составить и подписать договор

Выбор типа договора

Запрос данных

Составление договора

Подготовка приложения к договору

Подписание документов

Как оплачивать работу

Что делать, если исполнитель потерял статус самозанятого

Кто считается самозанятым

Самозанятые — ИП или физлица, которые работают на себя и сами платят налог на профессиональный доход (НПД). Профессиональным считается доход от использования имущества или ведения деятельности без работодателя и наемных работников по трудовым договорам. По закону самозанятых называют налогоплательщиками НПД. Он может быть 4% — если доход поступил от физлица, и 6% — если от юридических лиц или ИП.

Самозанятый имеет право: 

• сдавать жилую недвижимость в аренду;
• консультировать по вопросам бухгалтерского учета;
• оказывать юридические услуги;
• продавать товары собственного производства;
• заниматься контекстной и таргетированной рекламой, копирайтингом, дизайном, маркетингом и т. д.

Разрешенные виды деятельности для НПД указаны в приложении «Мой налог» при регистрации самозанятости.

Есть и ряд ограничений. По ч. 2 ст. 4 закона N 422-ФЗ не все могут стать самозанятыми. Например, нельзя применять НПД:

• при продаже подакцизного товара или товаров, подлежащих маркировке;
• осуществлении деятельности, которая подлежит лицензированию;
• перепродаже товаров, сдаче нежилого имущества в аренду;
• получении доходов в текущем календарном году от 2,4 миллионов рублей.

Преимущества и нюансы работы с самозанятыми

ИП и компании не платят за самозанятых НДФЛ, страховые взносы, не отчитываются перед Социальным фондом и ФНС России. Бизнесу выгодно работать с самозанятыми, так как не надо платить 30% ФОТ (Фонд оплаты труда) и 13% НДФЛ, подавать отчетность.

С 1 января 2024 действуют изменения в законе № 565 «О занятости населения». Согласно ч. 2 ст. 67 закона, с 1 марта 2024 вступили в силу положения, позволяющие проводить проверки комиссиям по борьбе с нелегальной занятостью и уклонением работодателей от налогов.

Под проверку попадают компании и ИП, которые работают с самозанятыми. В приказе Минтруда перечислены сведения, составляющие налоговую тайну, которые могут быть переданы в межведомственные комиссии субъектов РФ по борьбе с нелегальной занятостью, а также в территориальные органы Федеральной службы по труду и занятости.

Налоговая будет информировать о компаниях, которые:

• работают с более 10 самозанятыми;
• сотрудничают с ними дольше трех месяцев;
• платят им вознаграждение более 20 000 рублей в месяц.

Перечисленные выше признаки — повод для комиссии и органов занятости проверить юрлицо или ИП.

Чтобы избежать проблем с налоговой, нельзя:

• сотрудничать с уволенным сотрудником, который оформил самозанятость. Это возможно только через 2 года после расторжения с ним трудового договора. Режим НПД на таких сотрудников не распространяется. Но есть исключение — с специалистом можно работать по договору ГПХ (гражданско-правового характера) для оказания разовых услуг. При этом заказчику потребуется удержать 13% НДФЛ из оплаты исполнителя;
• сотрудничать самозанятым как со штатным сотрудником. Имеются в виду ситуации, когда у самозанятого есть рабочее место, он работает по графику компании и получает фиксированную оплату в одно и то же время.

Самозанятый может пойти в суд или обратиться в Роструд. Если факт трудовых отношений докажут, компании потребуется выплатить страховые и пенсионные взносы и НДФЛ и за весь период работы со специалистом, а также нанять его в штат.

За ненадлежащее оформление, уклонение от оформления трудового договора или заключение гражданско-правового договора, для юрлиц, должностных лиц и индивидуальных предпринимателей предусмотрены штрафы:

• для ИП — от 5000 до 10 000 рублей;
• должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей;
• юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей.

Также могут назначить штраф 40% от неуплаченной суммы взносов, налогов и сборов.

Порядок работ с самозанятым

Разберем основные этапы сотрудничества, которые помогут соблюдать требования законодательства.

Как проверить самозанятость

До заключения договора и начала работ важно:

• проверить статус самозанятого. Это можно сделать в сервисе налоговой. Для проверки статуса потребуется запросить у самозанятого ИНН, указать его в первом поле и выбрать актуальную дату. Должна появиться плашка с подписью, что самозанятый считается плательщиком налога на профессиональный доход;
• запросить справку о постановке на учет как самозанятого. Человек может получить справку в приложении «Мой налог», в разделе «Прочее» → «Справки» → «Справка о постановке на учёт».

Желательно проверять статус самозанятого до каждой оплаты. Если станет известно, что человек потерял статус самозанятого и получил деньги, потребуется перечислить с этой суммы страховые взносы и НДФЛ, а также подать в ИФНС и СФР соответствующую отчетность.

Также до заключения договора важно убедиться, что человек не был сотрудником компании либо уволился больше 2 лет назад.

Как составить и подписать договор

Работать с самозанятыми можно по договору гражданско-правового характера (ГПХ). По нему физлица выполняют разовые работы, а результаты указываются в акте.

У договоров ГПХ нет конкретных форм, которые закреплены законодательством. Главное, чтобы документ не противоречил принятым требованиям.

Выбор типа договора

Договоры ГПХ могут быть разных видов, например:

• авторского заказа;
• агентский;
• подряда;
• возмездного оказания услуг.

Не каждый тип подходит под конкретную ситуацию, поэтому можно заключить смешанный договор, который будет сочетать несколько видов договора ГПХ. Например, разработчик создал собственное ПО по договору подряда, а потом внедряет его и занимается техподдержкой по договору возмездного оказания услуг.

Рассмотрим три основных вида договоров и случаи применения.

Запрос данных

После проверки статуса исполнителя можно запрашивать у него информацию для заполнения договора:

• паспортные данные;
• ИНН;
• адрес регистрации;
• банковские реквизиты;
• наименование налоговой инспекции, где физлицо зарегистрировано как самозанятый;
• телефон и электронную почту.

Составление договора

Разберем, что нужно прописать в договоре.

Шапка договора. Нужно указать, между кем и кем заключается договор, добавить налоговый статус физлица: «Иванова Валентина Петровна, зарегистрированная в качестве плательщика налога на профессиональный доход, в соответствии с Федеральным законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ». Статус исполнителя должен быть указан обязательно.

Предмет договора. Необходимо прописать задачи, которыми будет заниматься самозанятый, сколько времени займет работа. Важно указать их в документе так, чтобы сразу было понятно, что специалиста взяли под проект. Например, написать, что самозанятый должен разработать одностраничный сайт до 21 декабря 2024 года.

Приемка работы. Тут описывается, как заказчик будет оценивать качество и принимать работу.

Например: «Услуги считаются оказанными надлежащим образом с момента подписания Сторонами Акта об оказании услуг».

Порядок расчетов. Нужно указать:

• стоимость услуг или ссылку на приложение, где прописана стоимость;
• способы расчета: расчетный счет, наличные, электронный кошелек или платежная система;
• срок оплаты;
• примечание, что «платежи не облагаются НДС, так как исполнитель применяет НПД».

Права и обязанности. Нужно указать обязанность исполнителя лично оказывать услуги и выполнять работы, порядок оказания услуг и предоставления отчетности. Если подразумевается поэтапная сдача результатов, можно прописать сроки сдачи этапов. Также важно добавить, что исполнитель обязан сформировать и передать кассовые чеки в конкретный срок после оплаты работы или услуг.

Ответственность сторон, форс-мажоры. Тут нужно указать, что будет, если стороны не качественно выполнят свои обязанности или не выполнят их вообще.

Например, если самозанятый:

• нарушит порядок или сроки предоставления услуг;
• не выдаст чек в определенный срок;
• предоставит результат, не соответствующий оговоренному;
• принесет убытки компании.

Расторжение договора. Нужно прописать, за сколько и в какой форме самозанятый может предупредить о расторжении договора.

Универсальный шаблон от официального сайта для работы с самозанятыми Самозанятые.рф можно скачать по ссылке.

Если в компании уже существует типовой договор ГПХ на оказание услуг или подряда, можно видоизменить его: оставить формулировки и условия, но обязательно прописать, что исполнитель применяет специальный налоговый режим НПД.

Подготовка приложения к договору

Договора достаточно, если речь идет о выполнении конкретной работы. Для долгосрочного сотрудничества с большим объемом задач желательно перечислить в приложении конкретные работы. Приложение можно подготовить в свободной форме. Вот один из примеров:

В приложении указывают:

• название конкретных работ;
• технические требования;
• сроки выполнения;
• вознаграждение за конкретные работы.

Приложения надо составлять к работам, за которые будет оплата единым или двумя счетами: предоплатой и постоплатой. Например, за все задачи текущего месяца месяце или услуги по определенному проекту.

Подписание документов

Офлайн. Например, физический экземпляр договора и приложения можно выслать по почте или отправить курьера до адреса. После подписания документа самозанятый должен отправить его обратно по почте или через курьера.

Онлайн. Обмениваться сканами документов удобно по электронной почте. Но для этого надо прописать в договоре, что подписанная копия имеет ту юридическую силу, что и физический оригинал.

Проще всего подписывать документы через сервисы для электронного документооборота электронной подписью. Например, в Диадоке, Контур Сайн, на сайте Самозанятые.рф. При обмене документами по электронному документообороту также нужно добавить в договор пункт «Соглашение об электронном документообороте» и прописать, что стороны признают юридическую силу документов в электронной форме.

Как оплачивать работу

Для приема работы самозанятого существуют два обязательных документа: акт выполненных работ или услуг и чек. Также самозанятый по желанию заказчика может предоставлять счет на оплату.

Акт. Документ подтверждает, что заказчик принял работу или услугу. Акт необходим для решения споров и учета расходов. В нем указывают все выполненные работы или оказанные услуги, их стоимость и количество. Акт создает самозанятый, но можно разработать шаблон с реквизитами компании, согласовать с исполнителем и прикрепить к договору.

Шаблон акта выполненных работ доступен по ссылке. 

Чек. После оплаты самозанятый должен отправить чек. Чек нужен заказчику, чтобы подтвердить траты и не перечислять страховые взносы и НДФЛ с выплаченной суммы. Сформировать чек можно в приложении «Мой налог».

В чеке указывается наименование услуг, сумма, дата платежа и ИНН заказчика. Дата в чеке должна совпадать с датой оплаты.

Если самозанятый сформировал чек ошибочно, например указал не ту дату либо ошибся в сумме, он может аннулировать чек в приложении «Мой налог» и выдать новый.

Счет. Счет — это основание для оплаты. Он может потребоваться заказчику для проведения оплаты в банке. Счет содержит информацию об исполнителе, услуге и ее цене, название и реквизиты организации. Самозанятый может выставить счет через приложение «Мой налог» и после оплаты пометить его оплаченным.

Что делать, если исполнитель потерял статус самозанятого

Бывает, что в процессе работы исполнитель теряет статус самозанятого. Причины разные:

• исполнитель сам отказался от статуса самозанятого;
• годовой доход превысил 2,4 миллиона рублей;
• человек стал заниматься деятельностью, которая несовместима со статусом самозанятого.

В таком случае заказчик сможет получить чек. И, соответственно, должен будет уплатить НДФЛ и остальные взносы. Чтобы защитить себя, в договоре стоит прописать примерно следующее: «В случае снятия с учета в качестве плательщика НПД Исполнитель обязан письменно сообщить об этом Заказчику в течение трех дней после снятия с учета».

Также можно до подписания акта или выплаты денег просить исполнителя присылать справку о том, что он плательщик НПД.