Помощь специалистов часто требуется в различных задачах: от создания логотипа до написания текстов для объявлений и продвижения сайтов в поисковых системах. Однако найм в штат специалиста, например на две недели, часто неэффективен. Удобнее привлечь подрядчика, который сможет решить поставленные задачи.
Фрилансер – контрагент для предпринимателя, как поставщик сливок для кофейни или арендодатель складского помещения. Чтобы безопасно работать с фрилансером, необходимо заключить договор – это основное правило.
В статье расскажем о различных вариантах заключения договора и предостережем от ошибок, которые могут возникнуть при неофициальной работе.
Что будет, если работать с исполнителем без документов
Не удастся сэкономить на налоге за счет расходов на бизнес
При некачественной работе нет доказательств для суда
Заказчик не получит исключительные права на результат
Варианты заключения договора с фрилансером
Гражданско-правовой договор на бумаге
Договор через сервис на бирже фриланса
Когда надо платить налоги за фрилансера
По гражданско-правовому договору с физлицом
По гражданско-правовому договору с ИП
По гражданско-правовому договору с самозанятым
Что будет, если работать с исполнителем без документов
Нам известны следующие негативные последствия.
Не удастся сэкономить на налоге за счет расходов на бизнес
Так, например, плательщики налога на прибыль организаций и предприниматели на УСН с объектом «Доходы минус расходы» могут снижать налог за счет расходов, указанных в ст. 346.16 и ст. 252 НК РФ. Чем больше траты, тем меньше налог. Но такие расходы должны отвечать обязательным условиям, чтобы их можно было признать расходами для целей налогообложения, в частности, они должны быть подтверждены документально.
Документами, подтверждающими совершенные расходы, могут быть, в том числе, договоры, акты и платежные документы. Если не подтвердить расходы, при проверке налоговая насчитает пени на недоимку, доначислит налог и оштрафует.
Так, например, если интернет-магазин закажет создание сайта и его раскрутку в интернете, а оплата услуг специалиста будет учтена как покупка нематериального актива и расходы на рекламу, для учета созданного веб-сайта как нематериального актива у индивидуального предпринимателя должны быть документы, подтверждающие существование сайта и наличие исключительного права на него. Такими документами могут быть договор на создание сайта и документы об оплате.
При некачественной работе нет доказательств для суда
Заказчик и исполнитель заключают договор, в котором определяют условия совместной работы. Документ подробно описывает, что и в какие сроки исполнитель должен сделать для заказчика, какова стоимость услуг и как будут исправляться недочеты. Если фрилансер посередине создания сайта внезапно начнет требовать доплату, и возникнет спор, то наличие подписанного договора может уберечь от необоснованных трат.
Суд не поверит на слово, без документа, что исполнитель должен был создать в боковом меню дополнительный каталог, и свидетельские показания в подтверждение сделки и ее условий не помогут. В силу ст. 162 ГК РФ стороны лишаются права ссылаться на них.
Важное уточнение: переписку по электронной почте или в мессенджере суд может принять за заключенный сторонами договор, если возможно достоверно установить лицо, выразившее волю, а также согласованы существенные условия договора. Заказчик даже сможет попытаться вернуть неотработанный аванс. Но обращаться в суд с перепиской намного рискованнее и дороже, чем с подробным соглашением, составленном в письменном виде.
Подписанные документы и денежные средства, переведенные на счет, с указанием предмета платежа дисциплинируют подрядчика. После того как исполнитель подписался под обязательством в буквальном смысле, ему сложнее пропасть или «кормить» заказчика «завтраками».
Заказчик не получит исключительные права на результат
Логотип, текст для объявлений, фото чизкейка в меню и даже сам сайт – являются интеллектуальной собственностью согласно ст. 1225 ГК РФ. Чтобы использовать результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации, нужно обладать исключительными правами.
Если заказчик не заключает с подрядчиком договор, он не приобретает исключительное право на результат интеллектуальной деятельности.
Фрилансер сможет спокойно продать логотип, и он ничего не нарушит. А компания, не заключившая с ним договор, превратится в нарушителя исключительных прав. Новый владелец может обязать ее через суд уничтожить всю продукцию с логотипом и выплатить компенсацию в сумме до 5 000 000 рублей по ст. 1252, 1515 ГК РФ.
Варианты заключения договора с фрилансером
Существует несколько вариантов, как можно оформить отношения с подрядчиком.
Гражданско-правовой договор на бумаге
Подходит, когда нашли исполнителя через сарафанное радио.
Если специалиста не оформляют в штат, с ним заключают гражданско-правовой договор. Это может быть договор оказания услуг, авторского заказа или подряда. На вид договора влияет деятельность исполнителя. В идеале необходимо точно понимать, что ожидается от фрилансера, чтобы оформить подходящее соглашение.
Подряд – для выполнения работ с материальным результатом, например, разработки проекта для перепланировки комнаты под пекарню.
Услуги – для работ без материального результата, например, консультации по настройке рекламной кампании.
Авторский заказ – если работа фрилансера творческая, а результат уникальный. Это может быть написание текстов, создание макетов или программных кодов и пр.
В предмете договора прописывают конкретные услуги или работы, которые должен выполнить исполнитель, и ожидаемый результат. Если необходимо, описание результата выносят в ТЗ – техническое задание, которое будет являться частью договора.
Чтобы договор защитил при срывах дедлайна или некачественно выполненной работе, его надо согласовывать, исходя из собственных интересов. По непонятным пунктам желательно проконсультироваться с юристом. Да, это может занять время и, вероятно, потребует материальных затрат. Зато профессиональная консультация защитит от потери денег в будущем.
Стороны подписывают договор и техническое задание. Не стоит переводить деньги до получения подписанного экземпляра от фрилансера.
Можно поставить подпись при личной встрече. Если исполнитель и заказчик живут в разных городах или странах, можно обменяться письмами с подписанными экземплярами. Аналогично поступают и с актами приемки после сдачи работы.
Еще способ начала удаленного сотрудничества – подписание документов квалифицированной подписью, например в Диадоке.
Договор через сервис на бирже фриланса
Этот способ подходит, если у заказчика, например, много разноплановой работы, и заключать с каждым исполнителем отдельный договор в письменном виде — трудозатратно. В таких случаях на помощь приходят сервисы, которые существенно упрощают взаимодействие заказчиков и фрилансеров.
За свои услуги подобные сервисы часто берут комиссию, но, по сути, всё документальное оформление сделки они берут на себя.
Например, сервис «Безопасная сделка» на сайте fl.ru позволяет Заказчику направить предложение исполнителю о выполнении конкретного задания с указанием сроков и стоимости выполняемой работы. После согласования всех условий Заказчик производит оплату, но фрилансер сможет получить денежные средства только после выполнения всех работ и принятия результатов Заказчиком. Если фрилансер исчезнет или сделает работу не по ТЗ, сервис вернет деньги Заказчику.
Все документы по сделке, в том числе, акты, счета-фактуры на комиссию, чеки (если фрилансер является самозанятым) формируются в личном кабинете Заказчика. Документы также можно получить по почте.
Исключительные права на созданный исполнителем результат работ передается заказчику. Это предусматривает договор с фрилансером. Полученные тексты, фото и видео можно на законных основаниях использовать в бизнесе самостоятельно или распорядиться иным способом, например, перепродать третьему лицу.
Когда надо платить налоги за фрилансера
В ряде случаев заказчику нужно платить за подрядчика налоги.
По гражданско-правовому договору с физлицом
Организации и ИП удерживают с заработка исполнителя 13% НДФЛ, так как выступают налоговыми агентами согласно ст. 226 НК РФ. Если компания не выполняет обязанности налогового агента, то может получить штраф.
По договорам ГПД Заказчик вносит также страховые взносы по следующим ставкам:
- 30% – тариф на уплату пенсионных, медицинских и социальных взносов, пока доход не достиг величины единой предельной базы исчисления взносов;
- 15,1% – тариф с доходов сверх предельной базы;
- 15% – льготный тариф для МСП для выплат сверх МРОТ.
Единая предельная база исчисления страховых взносов в 2023 году составляет 1 917 000 руб. (постановление Правительства от 25.11.2022 № 2143).
Не все выплаты по договорам ГПХ облагаются страховыми взносами (ст. 420 НК). Влияет тип договора и предмет сделки. Если заключен договор подряда или оказания услуг, вознаграждение облагается взносами в полном объеме. По договору авторского заказа (отчуждение прав на результаты интеллектуальной деятельности) облагается сумма вознаграждения минус подтвержденные расходы (п. 8 ст. 421 НК). Если подтвердить расходы документально нельзя, то они принимаются к вычету в качестве доли от суммы вознаграждения.
Не облагаются взносами доходы иностранцев, которые оказывают услуги, выполняют работы для подразделений российских компаний за рубежом (п. 5 ст. 420 НК).
По гражданско-правовому договору с ИП
Фрилансеры со статусом ИП рассчитывают и переводят все взносы и налоги самостоятельно. Но если у ИП нет актуального ОКВЭД, соответствующего фактически оказываемым им услугам, то заказчик должен отчислять НДФЛ с суммы выплат таким ИП как с физических лиц.
По гражданско-правовому договору с самозанятым
Самозанятые – исполнители на фрилансе, которые платят налог на профессиональный доход по Закону № 422-ФЗ. С налогами от гонораров они разбираются самостоятельно, от заказчика ничего не нужно.
Но если договор активен, работа продвигается, а самозанятый решил отказаться от такого статуса (ему можно) либо он лишился этого статуса (например, превысил сумму дохода), заказчику нужно доплачивать НДФЛ. Для подстраховки следует указать в договоре, что самозанятый обязан сообщить заказчику об утрате статуса самозанятого.
Сервис click.ru делает проще жизнь и заказчиков, и исполнителей. Например, заказчикам проще маркировать рекламу, отслеживать работу исполнителей онлайн с помощью отчетов и пр. А подрядчики могут принимать решения об изменении маркетинговой стратегии по данным из дашборда, минимизировать влияние человеческого фактора и сэкономить время благодаря инструментам автоматизации и многое другое. А еще исполнитель может стать участником партнерской программы и получать вознаграждение в размере до 16% от рекламных расходов клиентов.
