Иногда, чтобы в чем-то разобраться, проще сразу заглянуть в главу «Как не надо», вместо того чтобы бесконечно штудировать параграфы о том, как правильно. Например, если вы хотите создать систему эффективного делегирования в digital-агентстве, начните с изучения чужих ошибок – чтобы избежать их в будущем.
При передаче задач сотрудникам возникает ряд типичных осложнений, которые негативно сказываются на качестве работы и в конечном итоге на результатах проектов. В этой статье мы рассмотрим распространенные ошибки при делегировании полномочий, а также предложим варианты по их предотвращению и исправлению.
Проблема 1. Некому делегировать
Проблема 2. Некогда делегировать
Проблема 3. Не хочу делегировать
Проблема 4. Не умею делегировать
Топ-7 частых ошибок в делегировании задач
1. Недостаточно четкие инструкции
3. Отсутствие взаимной обратной связи
5. Неподходящая для делегирования задача
Почему важно делегировать
Успешная работа digital-агентств требует не только профессиональных навыков и опыта сотрудников, но и умения грамотно делегировать задачи и контролировать их выполнение. Поэтому делегирование задач – важный скилл в работе руководителя, ведь от его управленческого таланта зависит судьба бизнеса.
Делегирование полномочий помогает закрыть сразу несколько вопросов:
- Освободить время для решения стратегических задач. Теперь руководитель может сконцентрироваться на вопросах, которые требуют личного участия и проработки;
- Дать сотрудникам попробовать себя в новых задачах и условиях. Когда руководитель передает часть обязанностей подчиненным, он дает им возможность проявить себя, развить навыки и получить новый опыт. Это способствует профессиональному росту сотрудников и повышает их уверенность в своих силах;
- Создать команду, в которой нет незаменимых. Поскольку делегирование предполагает распределение задач и ответственности между всеми членами команды, в коллективе развивается атмосфера взаимопомощи и сотрудники способны заменить друг друга при необходимости. Теперь работа не встает, когда менеджер проектов уходит на больничный – какое-то время команда сможет функционировать и без него.
Проблемы делегирования
При попытке внедрить систему делегирования руководитель сталкивается с распространенными проблемами: некому делегировать, страшно перепоручать важное, хочется все сделать самому или просто непонятно, как делегировать задачи. Разбираемся с каждой ситуацией по отдельности.
Проблема 1. Некому делегировать
Если в команде нет сотрудников, которые способны решать задачи компании, стоит задуматься о ценности такой команды.
В современном digital-агентстве должны работать люди, которые готовы брать на себя ответственность, заинтересованы в профессиональном развитии и мотивированы на карьерный рост. Тогда вам будет кому передать часть своих обязанностей или поручить срочную задачу.
В противном случае руководителю необходимо уделить больше внимание развитию подчиненных и повышению их квалификации. А чтобы мотивировать команду, презентуйте идею делегирования на общей встрече и подсветите его плюсы не только для компании, но и для сотрудников в частности.
Проблема 2. Некогда делегировать
С одной стороны, делегирование помогает руководителю разгрузить рабочий день и освободить время для управленческих задач. С другой, передача дел сотруднику отнимает время: нужно четко сформулировать задачу, объяснить ее исполнителю, ответить на его вопросы и быть готовым помочь в процессе.
Эту проблему можно решить, если внести делегирование полномочий в список дел на день. То есть его тоже нужно планировать. Ведь важно понимать: успешное делегирование поможет сэкономить время и повысить эффективность работы команды. Поэтому стоит выделить время на то, чтобы разобраться в задачах, определить, какие из них можно перепоручить, и выбрать подходящих исполнителей.
Проблема 3. Не хочу делегировать
Руководителя типа «Я сам» быстро выдыхаются или же ловят выгорание, что наносит вред как психике, так и бизнесу. Иногда кажется, что самому сделать быстрее и надежнее, даже если это отнимает много ценного времени и отвлекает от других дел.
Часто такой подход связан с недоверчивым отношением к способностям подчиненных, страхом потерять контроль над ситуацией или просто нежеланием делиться успехом. В любом случае такое отношение приводит к перегрузке руководителя и снижению работоспособности команды. Поэтому лучше заранее решить, какие обязанности вы выполняете самостоятельно, а для каких подключите сотрудников.
Проблема 4. Не умею делегировать
Если руководитель не может правильно делегировать задачи, ресурсы используются неэффективно, а качество работы снижается. Но когда он признает, что просто не умеет перепоручать задачи, но хочет научиться, то проблема уже наполовину решена.
Руководителю необходимо развивать навыки управления и планирования, а также учиться распределять задачи между сотрудниками в соответствии с их компетенциями и возможностями.
В статье «Как создать систему эффективного делегирования в digital-агентстве» мы подробно рассказали, как и почему нужно делегировать задачи в диджитал-агентстве.
Топ-7 частых ошибок в делегировании задач
Понимание основных ошибок делегирования позволит руководителям digital-агентств грамотно управлять командами, оптимизировать рабочий процесс и повысить продуктивность компании.
Ниже собрали ошибки делегирования, которые мешают бизнесу гармонично развиваться, и сопроводили их рекомендациями по исправлению.
1. Недостаточно четкие инструкции
Трудно выделить главную ошибку делегирования, но неправильная постановка задач – точно одна из самых распространенных. Если поручение невнятно донесено и не понято, не стоит ждать удовлетворительного результата. А если руководитель несколько раз сталкивается с неудовлетворительно выполненной задачей, то у него пропадает желание делегировать – проще все сделать самому.
Как исправить. Уделите время тому, чтобы грамотно сформулировать задачу: распишите цели и желаемый результат, обозначьте сроки и предоставьте необходимые данные.
Техники и советы для правильной постановки задач вы найдете в статье «Как ставить задачи внутри команды».
2. Чересчур сжатые дедлайны
Спешка редко помогает делу, а чаще приводит к стрессу и ошибкам. Когда у сотрудника сжатые дедлайны, ему приходится пропускать важные этапы в работе или выполнять задачи некачественно, без перепроверки, принимая решения, в которых не до конца уверен.
Кроме того, сжатые дедлайны могут вызвать недовольство действиями руководителя, ведь на сотрудников оказывается слишком большое давление и у них нет возможности на это повлиять.
Как исправить. Важно понимать, что установление реалистичных сроков – тоже часть управления проектами, а продуманный тайминг положительно повлияет на выполнение задач. Поэтому руководителю лучше обсуждать дедлайны с сотрудниками и объяснять, почему сроки такие, чтобы минимизировать возможные недовольства или скорректировать сроки, если это возможно.
3. Отсутствие взаимной обратной связи
Обратная связь помогает исполнителям понять, насколько хорошо они выполняют работу, а руководителю – контролировать процесс и при необходимости вносить корректировки.
Отсутствие обратной связи приводит к недопониманию между руководителем и исполнителем, а также к снижению мотивации и эффективности работы сотрудника. Кроме того, без обратной связи сложно выявить и устранить проблемы, которые возникают в процессе и кочуют из задачи в задачу.
Как исправить. Предлагаем варианты обмена обратной связью в команде:
- организуйте регулярные встречи, чтобы обсудить ход выполнения задач;
- установите систему отчетности, которая позволит руководителю получать информацию о ходе выполнения задач в реальном времени;
- попросите исполнителя предоставлять обратную связь о процессе выполнения задачи и возникающих проблемах – через чаты, электронную почту или в таск-менеджерах.
О том, как правильно давать обратную связь, рассказали в статье «Гайд по фидбеку».
4. Перегрузка сотрудников
Перегрузка сотрудников приводит к снижению качества работы, стрессу и выгоранию. Если сотрудник чувствует усталость и недостаток мотивации, это негативно сказывается на его производительности.
Нагружать его дополнительными задачами в такой ситуации было бы неправильно, ведь перегрузка ведет к ошибкам и недочетам в работе. А это, в свою очередь, может потребовать дополнительного времени на их исправление.
Как исправить. Отслеживайте занятость сотрудников, равномерно распределяйте задачи в команде и создайте доверительную атмосферу, при которой подчиненные могут открыто заявлять о перегруженности или других проблемах на работе.
5. Неподходящая для делегирования задача
Вы можете учитывать мнение сотрудников при принятии стратегических решений, но не перекладывайте это бремя на их плечи. Есть пул обязанностей, которые должен и может выполнить только руководитель, и поручать их подчиненным – большая ошибка.
Как исправить. Чтобы понять, какие задачи можно и нельзя делегировать, учитывайте эти факторы:
- уровень сложности – если задача требует высокой квалификации, специфических знаний или операций с конфиденциальными данными, ее лучше выполнить руководителю;
- приоритетность – если задача имеет сверхвысокий приоритет, возможно, быстрее и надежнее с ней справится руководитель;
- степень контроля над выполнением – если руководитель хочет иметь полный контроль над задачей и боится доверить выполнение подчиненным, то лучше выполнить ее самому;
- наличие подходящих исполнителей – если в команде нет сотрудников, которые бы выполнили задачу так, как это видит руководитель, значит, пока с делегированием лучше повременить.
6. Неверный выбор исполнителя
Повезло, если в коллективе каждый сотрудник может одинаково хорошо справиться с любой задачей, но в действительности это большая редкость. Поэтому важно делегировать тому исполнителю, который выполнит конкретную задачу лучше остальных – в выбранных обстоятельствах и момент времени.
Если сотрудник не обладает необходимыми навыками или опытом, он может не справиться с поставленной задачей или выполнить ее с ошибками. Кроме того, некорректный выбор исполнителя может не понравится коллективу, что приведет к конфликтам и негативно скажется на рабочей атмосфере в команде.
Как исправить. Перед тем как поручить задачу, оцените квалификацию и опыт сотрудника и обратите внимание не только на его хард-скилы, но и на личные качества. Учитывайте его загруженность и мотивацию выполнить задачу в соответствии с вашими поручениями.
7. Чрезмерный контроль
Перефразируя известную цитату: если делегируешь – отпусти. Чрезмерный контроль может привести к потере инициативы и мотивации у сотрудников, а также к снижению их ответственности за результаты работы. Не говоря уже о том, что постоянный и назойливый надзор действует на нервы и мешает работать.
Вместо того чтобы давать сотрудникам возможность проявлять самостоятельность и принимать решения, излишний контроль подавляет творческий потенциал и препятствует развитию навыков принятия решений.
Как исправить. Чем меньше вы контролируете сотрудника, которому поручили задачу, тем лучше для вас. Поэтому решить проблему контроля можно двумя способами: научиться постепенно доверять команде или сразу набрать команду, которой доверяете и которую не нужно жестко контролировать.
И все же некоторые процессы вы можете контролировать самостоятельно, не обращаясь для этого к подчиненным. Например, в личном кабинете click.ru удобно отслеживать ход рекламных кампаний, независимо от того, на какой платформе они запускались. Здесь же вы можете выгрузить отчеты и своими глазами увидеть, насколько эффективно выполняются задачи в команде.
Успешное делегирование – это искусство, которому нужно учиться. Грамотное распределение задач в соответствии со способностями сотрудников, четкая постановка целей, обратная связь и умеренный контроль — вот ключевые составляющие, на которых должна базироваться система делегирования в digital-агентстве. Внедрение такой системы требует времени и усилий, но в долгосрочной перспективе это позволит руководителю сосредоточиться на стратегических вопросах, а команде – расти и развиваться профессионально. А значит, шансы компании на успех значительно возрастают.
